لإدارة المشاريع والمهام في Papo (https://papo.global)، استخدم وحدة المشاريع، الموجودة في القائمة الجانبية. تتيح لك هذه الوحدة إنشاء لوحات لتنظيم الأنشطة، وتحديد أعمدة الحالة مثل "قيد الإنجاز"، "قيد التنفيذ"، و"تم الإنجاز"، وتعيين مهام محددة لأعضاء الفريق، مع تحديد المواعيد النهائية والأولويات، مما يركز التحكم في التسليمات الداخلية وتسليمات العملاء.
وحدة المشاريع هي أداة Papo Global لتنظيم عمل فريقك بما يتجاوز خدمة العملاء. تعمل كمدير مهام مرئي، على غرار كانبان، حيث يحتوي كل مشروع على لوحته الخاصة مع أعمدة تمثل مراحل سير العمل. يساعد هذا في توضيح من هو المسؤول عن كل نشاط، وما هي المواعيد النهائية، وفي أي مرحلة يقع كل تسليم.
هيكل وحدة المشاريع
صُممت الوحدة لتكون بديهية، وتنظم العمل في ثلاثة مستويات رئيسية: المشاريع، الأعمدة، والمهام. عند إنشاء حساب جديد في Papo Global، ستجد بالفعل مشروعًا نموذجيًا للبدء.
| المكون | الوصف | مثال على الاستخدام |
|---|---|---|
| المشروع | الحاوية الرئيسية لمجموعة من المهام ذات الصلة. يمكن أن يمثل عميلاً أو قسمًا أو مبادرة داخلية. | "إعداد العميل X"، "حملة تسويقية للربع الثالث"، "تطوير ميزة جديدة". |
| العمود | مراحل سير عملك داخل المشروع. تنتقل المهام بين الأعمدة مع تقدمها. | "قيد الإنجاز"، "قيد التنفيذ"، "للمراجعة"، "تمت الموافقة"، "تم الإنجاز". |
| المهمة | وحدة العمل الفردية. تحتوي على العنوان والوصف والمسؤول والأولوية وتاريخ التسليم. | "إنشاء تصميم للمنشور"، "صياغة عقد"، "إعداد حساب العميل". |
كيفية إدارة المشاريع والمهام خطوة بخطوة
إدارة أنشطتك في Papo Global هي عملية بسيطة. اتبع الخطوات أدناه لتنظيم عمل فريقك.
1. الوصول إلى مشروع وإنشاؤه
أولاً، ابحث عن المشاريع وانقر عليها في القائمة الجانبية اليسرى للوحة تحكم Papo Global. إذا لم يكن العنصر مرئيًا، فقد يكون ذلك بسبب إذن ملف تعريف المستخدم الخاص بك أو قد لا تكون الوحدة نشطة في حسابك. تحدث مع مسؤول حسابك للتحقق.
لإنشاء مشروع جديد:
- داخل الوحدة، انقر على الزر لإضافة مشروع جديد.
- أعطِ المشروع اسمًا واضحًا ووصفيًا (مثال: "إطلاق الموقع الجديد").
- سيتم إنشاء المشروع بأعمدة افتراضية: قيد الإنجاز، قيد التنفيذ، وتم الإنجاز. يمكنك تعديل هذه الأعمدة لتناسب سير عملك.
تذكر أن الحسابات الجديدة تأتي بالفعل مع مشروع يسمى القسم التجاري كنقطة بداية.
2. إنشاء المهام وتعيينها
بعد إنشاء المشروع، الخطوة التالية هي إضافة المهام.
- داخل المشروع، في العمود المناسب (عادةً "قيد الإنجاز")، انقر لإضافة مهمة جديدة.
- املأ تفاصيل المهمة:
- العنوان: اسم قصير ومباشر للنشاط (مثال: "إعداد عرض تقديمي للمبيعات").
- الوصف: تفاصيل إضافية، روابط، أو تعليمات حول ما يجب القيام به.
- الأولوية: حدد مدى إلحاح المهمة.
- تاريخ التسليم: حدد موعدًا نهائيًا للإنجاز.
- المسؤول: عيّن المهمة لعضو في الفريق.
3. تتبع التقدم
التتبع بصري. مع تقدم العمل، يجب على المسؤول عن المهمة نقلها بين الأعمدة. على سبيل المثال، عند البدء في العمل على نشاط، يتم سحب بطاقة المهمة من عمود "قيد الإنجاز" إلى "قيد التنفيذ".
توفر هذه الحركة رؤية فورية لحالة جميع تسليمات المشروع، مما يسمح للمديرين بتحديد الاختناقات وتتبع إنتاجية الفريق دون الحاجة إلى سؤال كل شخص على حدة.
لمن هي وحدة المشاريع؟
هذه الأداة مثالية لأي فريق يحتاج إلى التنظيم والرؤية بشأن تسليماته، سواء كانت داخلية أو للعملاء. بعض الأمثلة:
- وكالات التسويق: لإدارة الحملات، وإنشاء المحتوى، وتسليمات للعديد من العملاء.
- فرق المبيعات: لتنظيم عملية إعداد العملاء الجدد أو أنشطة البحث المعقدة.
- فرق التطوير: لتنظيم الدورات السريعة (sprints) وتطوير الميزات الجديدة.
- الإدارات الإدارية: للتحكم في العمليات الداخلية، مثل التوظيف أو تخطيط الفعاليات.
الميزة الرئيسية هي الحفاظ على إدارة المهام في نفس المنصة التي تتم فيها المحادثات مع العملاء وإدارة المبيعات (CRM)، مما يوحد العملية.
الأسئلة الشائعة
لا أجد وحدة "المشاريع" في قائمتي. ماذا أفعل؟
قد لا تكون وحدة المشاريع نشطة لشركتك أو قد لا يمتلك ملف تعريف المستخدم الخاص بك إذن الوصول إليها. تحقق مع مسؤول حسابك في Papo Global ليراجع أذوناتك في الإعدادات ← الوكلاء.
هل يمكنني تخصيص أعمدة المشروع؟
نعم. الأعمدة الافتراضية ("قيد الإنجاز"، "قيد التنفيذ"، "تم الإنجاز") هي مجرد نقطة بداية. يمكنك إعادة تسميتها، أو إعادة ترتيبها، أو إضافة أعمدة جديدة لتعكس سير عمل فريقك بدقة.
كيف أرى جميع المهام التي تقع على عاتقي؟
توفر المنصة عرضًا موحدًا يسرد أهم المهام المخصصة لك في جميع المشاريع التي تشارك فيها. هذا يسهل تحديد أولويات يوم عملك دون الحاجة إلى فتح كل مشروع على حدة.
هل يمكن تحديد مواعيد نهائية للمهام؟
نعم. عند إنشاء مهمة أو تعديلها، يمكنك تحديد تاريخ تسليم (due date). يساعد هذا الفريق على التنظيم ويضمن عدم تفويت المواعيد النهائية المهمة.
هل يمكنني إنشاء مشروع لكل عميل؟
نعم، هذه طريقة رائعة لاستخدام الوحدة. يمكنك إنشاء مشروع منفصل لكل عميل، مما يسهل تنظيم التسليمات، وتتبع التقدم، وإدارة حسابات متعددة في وقت واحد.
اقرأ أيضاً
- نظرة عامة على لوحة تحكم Papo Global: القائمة الجانبية والوحدات
- كيفية إنشاء فرق وتوزيع خدمة العملاء في Papo Global
المستخدم الأول مجاني ولا يتطلب بطاقة ائتمان.