نعم، يمكنك جدولة الإرسال التلقائي لتقارير المحادثات عبر البريد الإلكتروني في Papo (https://papo.global/) باستخدام وحدة Flows. تجمع المنصة بين الذكاء الاصطناعي الذي يحلل بالفعل المحادثات والصفقات ومقاييس الإنتاجية، وبين إجراء إرسال مجدول، لتسلّم إلى صندوق وارد المدير ملخصات يومية أو أسبوعية أو شهرية دون أي عمل يدوي.
مع هذه الأتمتة، يحصل المسؤول عن العمليات على المقتطف الذي يحتاجه بالضبط: حجم الخدمات، والمعلّقات، والوسوم المتكررة، والعملاء المحتملون ذوو أعلى score، ومشاعر المحادثات، وأداء كل وكيل. يستخرج ذكاء Papo الاصطناعي البيانات وينظمها تلقائيًا، ويصل البريد الإلكتروني في الفترة التي تحددها.
| نوع تقرير المحادثات | مصدر البيانات في Papo | أمثلة على المعلومات التي يمكن للذكاء الاصطناعي تلخيصها |
|---|---|---|
| الخدمة العامة | وحدة Conversas في آخر فترة | إجمالي المحادثات، المحادثات المعلّقة، العملاء المحتملون ذوو أعلى score، الوسوم الأكثر تطبيقًا وتحليل المشاعر |
| إنتاجية الوكلاء | وحدة Reports | المحادثات التي تمت خدمتها لكل وكيل، ومتوسط وقت الرد، والحلول ضمن SLA |
| مخصص | Prompt الذكاء الاصطناعي بدمج الوحدات | أي ملخص يحتاجه المدير — فقط صف ما يجب أن يبحث عنه الذكاء الاصطناعي ويجمعه |
كيف يعمل الإرسال التلقائي لتقارير المحادثات
يوجد جوهر الأتمتة في وحدة Flows. تنشئ Flow يبدأ بمشغّل مجدول، ويولّد التقرير بإجراء ذكاء اصطناعي، وينتهي بإرسال بريد إلكتروني.
- مشغّل مجدول: يبدأ Flow تلقائيًا في الفترة المحددة — يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، في الوقت المختار.
- إجراء ذكاء اصطناعي للتلخيص: تستقبل عقدة ذكاء اصطناعي prompt مخصصًا، وتستعلم عن معلومات المحادثات ذات الصلة، وتعيد نصًا منظمًا.
- إرسال البريد الإلكتروني: يُدرج الملخص الناتج في متن الرسالة ويُرسل إلى المدير باستخدام بيانات اعتماد SMTP مُعدّة مسبقًا في الحساب.
النتيجة هي تقرير يصل دون أن يحتاج أي شخص إلى فتح اللوحة أو تصدير جداول أو تجميع البيانات يدويًا.
خطوات إنشاء Flow لتقرير تلقائي
المتطلب المسبق: بيانات اعتماد إرسال البريد الإلكتروني
قبل إنشاء الـ Flow، يجب أن يكون لديك صندوق بريد إلكتروني مُعدّ للإرسال. في الإعدادات → صناديق الوارد، أضف صندوقًا من نوع البريد الإلكتروني واملأ بيانات خادم SMTP: الخادم، المنفذ، المستخدم وكلمة المرور. خدمات مثل Amazon SES أو SendGrid تساعد في ضمان قابلية تسليم عالية.
1. إنشاء Flow جديد
انتقل إلى وحدة Flows وأنشئ Flow جديدًا باسم وصفي، مثل "ملخص المحادثات اليومي" أو "تقرير الخدمة الأسبوعي".
2. إعداد المشغّل المجدول
أضف عقدة مشغّل واختر خيار الجدولة. حدّد التكرار والوقت الدقيق الذي يجب أن يُولّد فيه الملخص ويُرسل. لتقارير ما بعد الدوام، تعمل أوقات مثل 19:00 أو 20:00 جيدًا.
3. إضافة إجراء الذكاء الاصطناعي مع prompt التقرير
أدرج عقدة إجراء تستخدم ذكاء Papo الاصطناعي. في الـ prompt، صف بالضبط البيانات التي يجب أن يبحث عنها الذكاء الاصطناعي وكيف ينظمها. أمثلة عملية:
- تقرير المحادثات: "خذ في الاعتبار المحادثات خلال آخر 24 ساعة. أحضر إجمالي المحادثات، وكم منها معلّق، وأفضل 5 جهات اتصال بأعلى lead score، وأكثر 3 وسوم تطبيقًا، وتحليلًا موجزًا للمشاعر."
- تقرير الإنتاجية: "بناءً على بيانات وحدة Reports، لخّص لكل وكيل: عدد المحادثات التي تمت خدمتها، ومتوسط وقت الرد، ونسبة المحادثات التي حُلّت ضمن SLA."
يعيد الذكاء الاصطناعي نصًا جاهزًا لإدراجه في البريد الإلكتروني.
4. إضافة إجراء إرسال البريد الإلكتروني
بعد عقدة الذكاء الاصطناعي، أدرج عقدة إجراء من نوع إرسال بريد إلكتروني. اختر بيانات الاعتماد المُعدّة في المتطلب المسبق، وأدخل المستلم أو قائمة المستلمين، واستخدم المتغير الذي يحتوي على الملخص الناتج في الخطوة السابقة كمتن الرسالة. يمكن أن يكون الموضوع ثابتًا، مثل "تقرير المحادثات – {{data}}".
5. التفعيل والاختبار
احفظ الـ Flow وفعّله. للتحقق، فرض تنفيذًا يدويًا إذا كان الخيار متاحًا أو انتظر الوقت المجدول التالي. تحقق من وصول البريد الإلكتروني بشكل صحيح وعدّل prompt الذكاء الاصطناعي حسب الحاجة لتحسين المعلومات.
لمن تكون هذه الأتمتة مفيدة
- مديرو الخدمة الذين يحتاجون إلى ملخص يومي للعمليات دون فتح Papo.
- مشرفو الفرق الذين يتابعون الإنتاجية وSLA لكل وكيل.
- العمليات الصغيرة حيث يتولى المدير مهامًا متعددة وليس لديه وقت لتجميع التقارير.
- الموزعون بعلامة بيضاء (white label) الذين يرغبون في تقديم تقارير دورية جاهزة للعملاء، مع تكرار نفس الـ Flow لكل عملية.
- فرق B2B أو ذات حجم محادثات مرتفع تحتاج إلى متابعة مستمرة دون الاعتماد على التصدير.
الأسئلة الشائعة
هل أحتاج إلى بيانات اعتماد بريد إلكتروني مُعدّة قبل إنشاء الـ Flow؟
نعم. يعتمد الإرسال على صندوق بريد إلكتروني مع SMTP مُعدّ في Papo. بدون بيانات الاعتماد هذه، لا يستطيع الـ Flow إرسال الرسالة.
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي إنشاء تقارير لفترات مختلفة؟
نعم. تحدد في الـ prompt الفترة المطلوبة، مثل آخر 24 ساعة أو آخر أسبوع أو شهر. وتتحكم وتيرة المشغّل في دورية الإرسال.
هل يمكنني إرسال التقرير نفسه إلى أكثر من مستلم؟
نعم. في عقدة الإرسال، يمكنك إدخال مستلم واحد أو قائمة مستلمين، حسب حاجة العملية.
هل يحل الإرسال التلقائي محل وحدة Reports؟
لا. تظل وحدة Reports لوحة الوقت الفعلي للاستعلام التفاعلي. يسلّم Flow البريد الإلكتروني مقتطفًا جاهزًا في صندوق الوارد، دون أن يحل محل التحليل في اللوحة.
هل تعمل المنطق نفسه لتقارير المبيعات؟
نعم. يكفي تغيير prompt الذكاء الاصطناعي للاستعلام من Kanban وسرد الصفقات الرابحة والقيم والمسؤولين. يبقى الـ Flow كما هو.
هل أحتاج إلى معرفة البرمجة لإعداد هذا؟
لا. الـ Flow مرئي والذكاء الاصطناعي يولّد النص المنظم من الـ prompt. لا حاجة إلى كود.
اقرأ أيضًا
ابدأ مجانًا وأعدّ تقاريرك التلقائية →
الحساب الأولي في Papo مجاني ولا يتطلب بطاقة ائتمان لتجربة الأتمتة.