لتعيين محادثات قناة محددة تلقائيًا إلى فريق في Papo (https://papo.global/)، يمكنك إنشاء قاعدة أتمتة في الإعدادات → الأتمتة. ما عليك سوى تحديد المشغّل "صندوق الوارد المصدر" والإجراء "تعيين فريق"، وتوجيه، على سبيل المثال، جميع رسائل إنستغرام إلى فريق التسويق.
تلغي هذه الأتمتة الحاجة إلى التحويلات اليدوية وتضمن أن كل محادثة جديدة تصل مباشرة إلى قائمة انتظار الفريق الصحيح. وخلافًا للربط الثابت لصناديق الوارد بالفرق (الذي يوجّه جميع رسائل تلك القناة إلى فريق ثابت)، تتيح قاعدة الأتمتة دمج شروط إضافية، مثل الوسوم أو الأوقات، قبل تعيين المحادثة.
ملخص: الربط اليدوي مقابل قاعدة الأتمتة
| الطريقة | كيف تعمل | متى تستخدم |
|---|---|---|
| الربط اليدوي (في صندوق الوارد) | يضيف الفرق أو الوكلاء مباشرة في إعدادات صندوق الوارد. تذهب جميع المحادثات الجديدة من تلك القناة إلى الفريق المحدد. | عندما يجب أن تخدم قناة كاملة دائمًا الفريق نفسه، دون استثناءات. |
| قاعدة الأتمتة | تنشئ قاعدة تتحقق، عند استلام محادثة جديدة، من شروط (مثل قناة المصدر) وتنفذ إجراء تعيين فريق. تتيح دمج مشغّلات متعددة. | عندما تحتاج إلى منطق إضافي، مثل تعيين محادثات قناة معينة فقط التي تحمل وسمًا محددًا أيضًا، أو توجيهها إلى فرق مختلفة حسب الوقت. |
خطوات إنشاء قاعدة التعيين التلقائي
1. ادخل إلى وحدة الأتمتة
في لوحة Papo، انتقل إلى الإعدادات وانقر على الأتمتة. هذه هي المنطقة التي تدير فيها جميع القواعد التي تؤتمت الإجراءات في خدمة العملاء.
2. ابدأ قاعدة جديدة
انقر على زر إضافة قاعدة جديدة. أعطها اسمًا وصفيًا، مثل "تعيين إنستغرام إلى فريق التسويق". يساعد ذلك في التعرف على القاعدة لاحقًا.
3. حدد المشغّل (متى تُنفذ القاعدة)
اختر الحدث الذي يطلق الأتمتة. لسيناريو قناة محددة، حدد المشغّل المرتبط بـ محادثة جديدة مستلمة. ثم اضبط الشرط:
- صندوق الوارد المصدر: حدد القناة المطلوبة (مثل إنستغرام، واتساب المبيعات، البريد الإلكتروني لخدمة العملاء). يمكنك إضافة شروط أخرى، مثل استخدام وسم أو وقت الرسالة، لتحسين متى يجب أن تعمل القاعدة.
4. اختر إجراء "تعيين فريق"
في قسم الإجراءات، حدد تعيين فريق. ثم اختر الفريق الذي سيستلم المحادثة (مثل "التسويق"، "الدعم المستوى 1"، "المبيعات"). من هذه اللحظة، ستُنقل تلقائيًا كل محادثة جديدة تستوفي شروط المشغّل إلى قائمة انتظار الفريق المحدد.
5. احفظ القاعدة وفعّلها
راجع الإعدادات واحفظ. تأكد من أن القاعدة مفعّلة. الآن، ستُوجّه محادثات القناة المحددة تلقائيًا إلى الفريق الصحيح، دون تدخل يدوي.
لمن تُناسب هذه الأتمتة
- الشركات التي لديها قنوات متعددة وفرق متخصصة: إذا كان لديك فريق مبيعات يعتني بواتساب وفريق دعم يخدم البريد الإلكتروني، تضمن القاعدة أن تذهب كل محادثة إلى المكان الصحيح منذ الثانية الأولى.
- العمليات التي تحتاج إلى مرونة: إلى جانب القناة، يمكنك استخدام القاعدة لتعيين المحادثات بناءً على الوسوم (مثل "شكوى" تذهب إلى فريق الجودة) أو الأوقات (مثل خارج ساعات العمل، التعيين إلى فريق المناوبة).
- من يستخدم الربط اليدوي بالفعل لكنه يريد مزيدًا من التحكم: تكمل قاعدة الأتمتة الربط الثابت، وتتيح استثناءات ومنطقًا أكثر تعقيدًا.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين ربط فريق في صندوق الوارد وإنشاء قاعدة أتمتة؟
الربط اليدوي (الذي يتم في إعدادات صندوق الوارد) يوجّه جميع المحادثات الجديدة من تلك القناة إلى الفريق المختار، دون شروط إضافية. أما قاعدة الأتمتة فتتيح تحديد مشغّلات أكثر تحديدًا (مثل الوسوم أو الكلمات المفتاحية أو الأوقات) قبل تعيين الفريق، مما يمنح مرونة أكبر.
هل يمكنني استخدام القاعدة لتعيين محادثات قناة إلى أكثر من فريق؟
نعم. يمكنك إنشاء قواعد مختلفة للقناة نفسها، لكل منها شروط مختلفة. على سبيل المثال، محادثات إنستغرام التي تحمل وسم "مبيعات" تذهب إلى الفريق التجاري، بينما التي تحمل "دعم" تذهب إلى فريق خدمة العملاء.
هل تعمل القاعدة مع المحادثات الجارية بالفعل؟
لا. تُطبّق قواعد الأتمتة فقط على المحادثات الجديدة التي تصل إلى صندوق الوارد. لنقل محادثة موجودة، استخدم التعيين اليدوي في لوحة المحادثة.
هل أحتاج إلى إنشاء الفرق قبل إعداد القاعدة؟
نعم. قبل استخدام إجراء "تعيين فريق"، يجب أن تكون الفرق قد أُنشئت بالفعل في حساب Papo. يتم إنشاء الفرق في منطقة إعدادات الحساب.
هل يمكنني دمج القاعدة مع الربط اليدوي؟
نعم. يمكنك الإبقاء على الربط اليدوي في صندوق الوارد كإعداد افتراضي، وفي الوقت نفسه تكون لديك قواعد أتمتة تتجاوز هذا السلوك في حالات محددة (على سبيل المثال، إذا تلقّت محادثة وسم "عاجل"، تنقلها القاعدة إلى فريق ذي أولوية، حتى لو كان صندوق الوارد مرتبطًا بفريق آخر).
أين يمكنني رؤية سجل تنفيذ القواعد؟
تُنفّذ قواعد الأتمتة في الخلفية. لمتابعة ما إذا كانت تعمل، يمكنك التحقق من أن المحادثات تُعيَّن بشكل صحيح إلى الفرق في صندوق الوارد. تتوفر تقارير أتمتة مفصلة في وحدة التقارير في Papo.
اقرأ أيضًا
أنشئ حسابك المجاني على Papo واضبط قواعد الأتمتة لتصل كل محادثة تلقائيًا إلى الفريق الصحيح.