لتنظيم سير العمل في خدمة العملاء وضمان وصول المحادثات إلى الفرق الصحيحة، تتيح Papo (https://papo.global/) ربط صناديق بريد وارد محددة بفرق من الموظفين. تتم هذه العملية في منطقة "الإعدادات"، عن طريق تحديد صندوق البريد الوارد المطلوب وإضافة الفرق أو الوكلاء في علامة التبويب "الموظفون"، مما يوجه الرسائل الجديدة تلقائيًا إلى المسؤولين.
يعد تنظيم من يتولى خدمة كل قناة أمرًا أساسيًا لفعالية العمليات. عندما تنمو شركتك، من الشائع أن يكون لديك فرق مخصصة للمبيعات، والدعم، والمالية، وغيرها. توجيه الرسائل من قناة معينة (مثل رقم واتساب للمبيعات) إلى فريق المبيعات فقط يمنع تلوث صندوق البريد الوارد للأقسام الأخرى ويضمن خدمة العميل من قبل المتخصص المناسب.
لماذا تربط صناديق البريد الوارد بالفرق؟
يضفي ربط القنوات بفرق محددة تنظيمًا وسرعة وتركيزًا على خدمة العملاء الخاصة بك. بدلاً من وصول جميع الرسائل من جميع القنوات إلى جميع الوكلاء، يمكنك إنشاء قوائم انتظار متخصصة لخدمة العملاء.
| الفائدة | الوصف |
|---|---|
| التنظيم | يرى كل فريق (المبيعات، الدعم، إلخ) المحادثات التي تخصه فقط، مما يحافظ على صندوق البريد الوارد نظيفًا ومركزًا. |
| الفعالية | يتم توجيه الرسائل تلقائيًا إلى الوكلاء المناسبين، مما يلغي الحاجة إلى التحويلات اليدوية ويقلل من وقت الاستجابة الأولية. |
| التخصص | يسمح للفرق ذات المهارات المحددة، مثل الدعم الفني أو التفاوض على المبيعات، بالعمل حيث تكون أكثر فعالية. |
| الأمان والتحكم | يضمن أن الموظفين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى محادثات قنوات معينة، مما يحمي المعلومات الحساسة. |
على سبيل المثال، يمكنك أن يكون لديك صندوق بريد وارد "مبيعات - إنستغرام" مرتبط بفريق المبيعات فقط، وصندوق آخر "دعم - واتساب" مرتبط حصريًا بفريق الدعم.
خطوة بخطوة لربط صندوق بريد وارد بفريق
عملية تحديد الموظفين أو الفرق التي ستتمكن من الوصول إلى صندوق بريد وارد بسيطة وسريعة. يمكن للمستخدمين الذين لديهم صلاحيات المسؤول فقط إجراء هذا الإعداد.
- في القائمة الجانبية للوحة تحكم Papo، انقر على أيقونة الإعدادات (الترس).
- في قائمة الإعدادات، حدد خيار صناديق البريد الوارد. سترى قائمة بجميع القنوات التي ربطتها شركتك (واتساب، إنستغرام، البريد الإلكتروني، إلخ).
- حدد موقع صندوق البريد الوارد الذي ترغب في تهيئته وانقر على زر الإعدادات المقابل له.
- سيتم فتح صفحة إعدادات جديدة لصندوق البريد الوارد هذا. انقر على علامة التبويب الموظفون.
- في هذه الشاشة، سترى قائمة بجميع الوكلاء المسجلين في حسابك على Papo. حدد الموظفين الذين يجب أن يكون لديهم حق الوصول إلى صندوق البريد الوارد هذا.
- بعد تحديد جميع الأعضاء المطلوبين، انقر على زر تحديث لحفظ التغييرات.
اعتبارًا من هذه اللحظة، سيتمكن الموظفون المختارون فقط من رؤية المحادثات التي تصل عبر تلك القناة والرد عليها.
إنشاء وإدارة الفرق لتسهيل التعيين
بالنسبة للشركات التي تضم العديد من الموظفين، قد يكون إضافة الوكلاء واحدًا تلو الآخر إلى كل صندوق بريد وارد أمرًا شاقًا. تتيح Papo إنشاء فرق لتبسيط هذه الإدارة.
بدلاً من تعيين الوكلاء بشكل فردي، يمكن للمسؤول:
- إنشاء فريق (مثال: "فريق الدعم المستوى 1").
- إضافة جميع وكلاء الدعم إلى هذا الفريق.
- في إعدادات صندوق البريد الوارد، بدلاً من تحديد الوكلاء واحدًا تلو الآخر، ما عليك سوى تحديد "فريق الدعم المستوى 1".
بهذه الطريقة، سيتمكن جميع الأعضاء الحاليين والمستقبليين في هذا الفريق من الوصول تلقائيًا إلى صندوق البريد الوارد المعين، مما يحسن إدارة الأذونات مع نمو الفريق أو تغيره. يتم إنشاء الفرق في قسم محدد ضمن إعدادات الحساب.
الأسئلة الشائعة
من يمكنه ربط صناديق البريد الوارد بالفرق؟
فقط المستخدمون الذين لديهم ملف تعريف مسؤول في حساب Papo لديهم إذن للوصول إلى قائمة "الإعدادات" وإدارة صناديق البريد الوارد، بما في ذلك ربط الموظفين والفرق.
ماذا يحدث إذا لم يكن الوكيل مرتبطًا بأي صندوق بريد وارد؟
إذا لم يتم إضافة وكيل إلى أي صندوق بريد وارد، فلن يرى أي محادثات في شاشة خدمة العملاء الخاصة به. سيتمكن فقط من الوصول إلى المحادثات في صناديق البريد الوارد التي تم ربطه بها صراحةً.
هل يمكنني ربط نفس صندوق البريد الوارد بأكثر من فريق واحد؟
نعم. يمكنك ربط صندوق بريد وارد بموظفين متعددين و/أو بفرق متعددة. هذا مفيد في السيناريوهات التي، على سبيل المثال، تحتاج فيها قناة "خدمة كبار الشخصيات" إلى المراقبة من قبل فريق الدعم ومديري المبيعات على حد سواء.
عند إضافة وكيل جديد إلى حسابي، هل سيتمكن من الوصول التلقائي إلى صناديق البريد الوارد؟
لا. بشكل افتراضي، لا يملك الموظف الجديد حق الوصول إلى أي صندوق بريد وارد. يحتاج المسؤول إلى إضافته يدويًا إلى صناديق البريد الوارد أو الفرق الصحيحة حتى يتمكن من بدء الخدمة.
هل يمكن أن ينتمي الوكيل إلى أكثر من فريق واحد؟
نعم، يمكن للوكيل نفسه أن يكون جزءًا من فرق مختلفة. على سبيل المثال، يمكن لموظف ذي خبرة أن ينتمي إلى "فريق المبيعات" و"فريق التدريب" على حد سواء، مما يتيح له الوصول إلى صناديق البريد الوارد المرتبطة بكليهما.
كيف يعرف الوكيل إلى أي صندوق بريد وارد تنتمي المحادثة؟
في شاشة المحادثات في Papo، يتم تحديد كل حوار بوضوح مع صندوق البريد الوارد الأصلي (مثال: "واتساب مبيعات" أو "إنستغرام دعم")، مما يتيح للوكيل سياقًا فوريًا حول القناة التي تواصل العميل من خلالها.
ابدأ في تنظيم خدمة العملاء الخاصة بك مجانًا ←
المستخدم الأول مجاني لربط قنواتك واختبار تنظيم خدمة العملاء.