لأرشفة المحادثات غير النشطة تلقائيًا في Papo (https://papo.global/)، يمكنك إنشاء قاعدة أتمتة تغلق وتؤرشف المحادثات التي لا تفاعل فيها لفترة محددة، مما يحافظ على صندوق الوارد نظيفًا ومركزًا فقط على المحادثات النشطة.
مع هذه الأتمتة، يمكنك التخلص من العمل اليدوي لمراجعة وإنهاء المحادثات المتوقفة، مما يضمن أن فريقك يرى فقط ما يحتاج حقًا إلى الاهتمام. تعمل القاعدة بناءً على مشغل عدم النشاط وتنفذ إجراء الأرشفة دون تدخل بشري.
ملخص: الأرشفة اليدوية مقابل قاعدة الأتمتة
| الطريقة | كيف تعمل | متى تستخدم |
|---|---|---|
| الأرشفة اليدوية | يقوم أحد الوكلاء بمراجعة صندوق الوارد، وتحديد المحادثات المتوقفة وأرشفتها واحدة تلو الأخرى. | العمليات ذات الحجم المنخفض جدًا أو عندما تحتاج إلى تحكم كامل في كل إنهاء. |
| قاعدة الأتمتة | يراقب النظام عدم النشاط ويؤرشف تلقائيًا المحادثات التي تستوفي معيار الوقت المحدد. | العمليات ذات الحجم المتوسط والكبير، حيث يكون الحفاظ على الصندوق منظمًا يدويًا غير عملي وعرضة للأخطاء. |
كيف تعمل قاعدة الأرشفة التلقائية
تستخدم القاعدة المنطق الشرطي لوحدة الأتمتة في Papo: عندما تصل محادثة إلى وقت معين دون أي تفاعل (رسالة جديدة من العميل أو الوكيل)، ينفذ النظام إجراء أرشفتها. يمكنك تحديد عدد أيام عدم النشاط، ويمكنك اختياريًا التصفية حسب القناة أو العلامة أو معايير أخرى.
خطوات إنشاء القاعدة
1. انتقل إلى وحدة الأتمتة
في لوحة تحكم Papo، انتقل إلى الإعدادات وانقر على الأتمتة. هذا هو المركز حيث تدير جميع القواعد التي تؤتمت الإجراءات في خدمة العملاء.
2. ابدأ قاعدة جديدة
انقر على الزر لإضافة قاعدة جديدة. أعطها اسمًا وصفيًا، مثل "أرشفة المحادثات غير النشطة منذ 7 أيام". هذا يسهل التعرف عليها والتعديلات المستقبلية.
3. حدد مشغل عدم النشاط
اختر الحدث الذي يطلق الأتمتة. لأرشفة بسبب عدم النشاط، حدد المشغل المتعلق بـ محادثة بدون تفاعل. ثم قم بتكوين شرط الوقت:
- فترة عدم النشاط: حدد عدد الأيام (أو الساعات) التي يجب أن تظل المحادثة بدون رسائل لتعتبر غير نشطة (مثال: 7 أيام). يمكنك إضافة شروط إضافية، مثل علامة معينة (مثال: "تم الحل") أو قناة مصدر، لتحسين تحديد المحادثات التي سيتم أرشفتها.
4. اختر إجراء "أرشفة المحادثة"
في قسم الإجراءات، حدد أرشفة المحادثة (أو إجراء الإغلاق المكافئ). من هذه اللحظة، سيتم نقل كل محادثة تصل إلى وقت عدم النشاط المحدد تلقائيًا إلى الأرشيف، مما يحرر صندوق الوارد.
5. احفظ القاعدة وقم بتنشيطها
راجع الإعدادات، واحفظ، وتأكد من تنشيط القاعدة. الآن سيبقى صندوق الوارد منظمًا دون أن يقلق أي شخص بشأن المحادثات المتوقفة.
لمن تُنصح هذه الأتمتة
- الفرق ذات الحجم الكبير من المحادثات: إذا كان صندوق الوارد يستقبل عشرات أو مئات المحادثات يوميًا، تمنع القاعدة المحادثات التي تم حلها أو المهجورة من إغراق قائمة العمل.
- العمليات التي تعطي الأولوية لاتفاقية مستوى الخدمة والإنتاجية: لا يضيع الوكلاء الوقت في البحث عن المحادثات غير النشطة؛ يتركز الاهتمام فقط على العملاء الذين ما زالوا بحاجة إلى رد.
- الشركات التي تستخدم قنوات متعددة: يمكنك إنشاء قواعد مختلفة لكل قناة (مثال: واتساب يؤرشف بعد 5 أيام، والبريد الإلكتروني بعد 10 أيام)، مما يكيف سياسة الأرشفة مع كل سياق.
الأسئلة الشائعة
هل تؤرشف القاعدة المحادثات التي تنتظر رد العميل؟
نعم، طالما تم الوصول إلى وقت عدم النشاط المحدد. إذا كنت ترغب في الحفاظ على المحادثات التي لم يرد عليها العميل بعد، يمكنك ضبط الفترة إلى قيمة أكبر أو استخدام علامة تمنع الأرشفة (مثال: "في انتظار العميل").
هل يمكنني تحديد فترات مختلفة لقنوات مختلفة؟
نعم. أنشئ قاعدة لكل قناة، باستخدام شرط "صندوق الوارد المصدر" وفترة عدم النشاط المقابلة. وبالتالي، يمكن لواتساب الأرشفة بعد 3 أيام، بينما يؤرشف البريد الإلكتروني بعد 7، على سبيل المثال.
ماذا يحدث إذا أرسل العميل رسالة جديدة بعد الأرشفة؟
تتم إعادة فتح المحادثة تلقائيًا وتظهر مرة أخرى في صندوق الوارد، كمحادثة جديدة. يتم الحفاظ على السجل السابق.
هل من الممكن أرشفة المحادثات التي تحمل علامة معينة فقط؟
نعم. أضف شرط علامة إلى القاعدة. على سبيل المثال: أرشفة المحادثات التي تحمل علامة "تم الحل" فقط والتي كانت غير نشطة لمدة 5 أيام.
هل تؤثر قاعدة الأرشفة على التقارير أو المقاييس؟
الأرشفة لا تحذف البيانات. تظل المحادثات متاحة في الأرشيف وتستمر في الاحتساب في التقارير التاريخية. فقط عرض صندوق الوارد يتم تنظيفه.
هل أحتاج إلى إذن خاص لإنشاء قواعد الأتمتة؟
تتبع الأذونات تكوين الوصول لحساب Papo الخاص بك. عادةً، يتمتع المسؤولون والمديرون بإمكانية الوصول إلى وحدة الأتمتة. استشر مسؤول الحساب إذا لم تظهر لك الخيار.
اقرأ أيضًا
- كيفية تكوين قواعد لتعيين المحادثات تلقائيًا من قناة معينة إلى فريق
- كيفية إنشاء أتمتة ترسل رسالة بعد وقت محدد
أتمت أرشفة المحادثات غير النشطة وحافظ على تنظيم عملياتك دون جهد يدوي.