الدردشة الداخلية في Papo (https://papo.global/) هي أداة اتصال تتيح للوكلاء والفرق التحدث مع بعضهم البعض مباشرة داخل المنصة، دون الحاجة إلى استخدام تطبيقات خارجية. لقد تم تصميمها لتسريع التعاون، وتسهيل حل الاستفسارات المتعلقة بالخدمة، وتركيز تواصل الفريق في مكان واحد، سواء من خلال المحادثات الفردية أو الجماعية.
يعد الحفاظ على تواصل الفريق بسلاسة أمرًا ضروريًا لتقديم خدمة عملاء عالية الجودة. عندما يتمكن الموظفون من طرح الأسئلة وتبادل المعلومات بسرعة، يتم حل مشكلات العملاء بكفاءة أكبر. تلغي الدردشة الداخلية الحاجة إلى التبديل بين Papo وتطبيقات المراسلة الأخرى، مما يحافظ على التركيز وسياق العمل في بيئة واحدة.
| الميزة | الوصف |
|---|---|
| محادثات فردية | تسمح لوكيل بالتحدث مباشرة مع وكيل آخر لطرح أسئلة سريعة أو طلب المساعدة في حالة معينة. |
| محادثات جماعية | تتيح إنشاء دردشات مع عدة أعضاء، وهي مثالية لمناقشات الفريق، ومواءمة المشاريع، أو الإعلانات العامة. |
| سجل الرسائل | يتم حفظ جميع المحادثات الداخلية ويمكن البحث فيها، مما يسمح للفريق بالرجوع إلى السجل عند الحاجة. |
| المركزية | تحافظ على جميع اتصالات الشركة — سواء مع العملاء أو الداخلية — داخل نفس منصة العمل. |
كيف تعمل الدردشة الداخلية
تعمل الدردشة الداخلية كنظام مراسلة فورية مدمج في لوحة تحكم Papo. إنها تخلق مساحة حصرية للتواصل بين أعضاء فريقك، منفصلة تمامًا عن المحادثات التي تجريها مع العملاء.
يمكنك بدء محادثة مع زميل واحد (1-لـ-1) أو إنشاء مجموعة لمناقشة موضوع مع عدة أشخاص، مثل "فريق المبيعات"، "دعم المستوى 2"، أو "التسويق". يساعد هذا في تنظيم التواصل ويضمن وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.
على سبيل المثال، يمكن لوكيل خدمة العملاء استخدام الدردشة لسؤال مشرف عن حالة عميل معقدة، دون الحاجة إلى مغادرة شاشة الخدمة. يمكن للمشرف الرد بسرعة، مما يسرع الحل للعميل. وبالمثل، يمكن لقائد الفريق إرسال إعلان لفريقه بأكمله دفعة واحدة، مما يضمن حصول الجميع على نفس المعلومات في وقت واحد.
كيف تبدأ استخدام الدردشة الداخلية
لكي يتمكن فريقك من التواصل داخليًا، الخطوة الأولى هي التأكد من تسجيل جميع الأعضاء في المنصة. اختياريًا، ولكن يوصى بذلك، يمكنك تنظيمهم في فرق لتسهيل الإدارة.
الخطوة 1: إضافة وكلاء إلى حسابك
يجب على مسؤول الحساب دعوة جميع أعضاء الفريق إلى المنصة.
- ادخل إلى قائمة الإعدادات (أيقونة الترس) في لوحة تحكم Papo.
- في القائمة الجانبية، انتقل إلى قسم الوكلاء.
- انقر على زر "إضافة وكيل جديد".
- املأ الاسم والبريد الإلكتروني وحدد دور الموظف. الأدوار الرئيسية هي:
- وكيل خدمة: لديه صلاحية الوصول إلى وظائف الخدمة، مثل الرد على المحادثات، ولكن بدون صلاحيات إدارية.
- مسؤول الفرق: لديه صلاحية وصول كاملة لإدارة الإعدادات، وصناديق الوارد، والوكلاء، ومناطق أخرى من المنصة.
- انقر على "إضافة وكيل". سيتلقى الموظف بريدًا إلكترونيًا للدعوة لإنشاء كلمة المرور الخاصة به والوصول إلى المنصة.
الخطوة 2: تنظيم الفريق في فرق (اختياري)
يساعد إنشاء الفرق في تنظيم التواصل الداخلي، وكذلك توزيع الخدمات. يمكنك إنشاء مجموعات مثل "المبيعات"، "الدعم"، و"المالية".
- لا تزال في الإعدادات، ادخل إلى علامة التبويب الفرق.
- انقر لإنشاء فريق جديد وأعطه اسمًا وصفيًا (مثال: "الدعم الفني").
- أضف الوكلاء الذين سيكونون جزءًا من هذا الفريق عن طريق تحديدهم من القائمة.
- بعد إنشاء الفرق، يمكنك ربطها بصناديق وارد محددة. على سبيل المثال، يمكن لفريق "المبيعات" الوصول الحصري إلى صندوق وارد واتساب للمبيعات، بينما يتعامل فريق "الدعم" مع قنوات البريد الإلكتروني والدردشة بالموقع.
الخطوة 3: بدء محادثة
مع إعداد الفريق، أصبح استخدام الدردشة الداخلية بسيطًا.
- حدد موقع وظيفة الدردشة الداخلية في لوحة التحكم الخاصة بك.
- اختر الزميل أو المجموعة التي ترغب في التحدث معها من قائمة جهات الاتصال الداخلية.
- أرسل رسالتك. ستظهر المحادثات في قائمة مخصصة، مما يتيح لك التبديل بسهولة بين الدردشات الداخلية وخدمة العملاء دون فقدان التركيز.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني إنشاء دردشات جماعية في Papo؟
نعم. تتيح المنصة إنشاء دردشات جماعية داخلية، وهو أمر مثالي لتنسيق الفرق، ومناقشة المشاريع، وإصدار إعلانات لفريق معين، أو حل المشكلات التي تتطلب تعاون عدة أشخاص.
هل يتم حفظ سجل المحادثات الداخلية؟
نعم، يتم تخزين جميع الرسائل المتبادلة في الدردشة الداخلية بشكل آمن. يمكنك الوصول إلى سجل المحادثات في أي وقت للاطلاع على المعلومات، أو تذكر القرارات المتخذة، أو التحقق من التوافقات السابقة.
من يمكنه رؤية رسائل الدردشة الداخلية؟
الخصوصية أمر أساسي. يمكن فقط للمشاركين في المحادثة (سواء كانت فردية أو جماعية) عرض الرسائل. المحادثات الداخلية خاصة تمامًا ومنفصلة عن الدردشات مع العملاء.
كيف أضيف عضوًا جديدًا للفريق لاستخدام الدردشة؟
لإضافة عضو جديد، يجب على مستخدم لديه صلاحيات المسؤول الوصول إلى الإعدادات الخاصة بالحساب، ثم الانتقال إلى قسم "الوكلاء" والنقر على "إضافة وكيل جديد". بعد ملء البيانات وإرسال الدعوة، سيتمكن العضو الجديد من الوصول إلى المنصة والدردشة الداخلية بمجرد قبوله للدعوة وإعداد حسابه.
ما الفرق بين الدردشة الداخلية والملاحظات الداخلية؟
الدردشة الداخلية مخصصة للمحادثات في الوقت الفعلي مع الزملاء أو الفرق، وتعمل كرسول فوري للمناقشات أو الإعلانات أو طلبات المساعدة. أما الملاحظات الداخلية، فهي تعليقات تُضاف مباشرة إلى الجدول الزمني لمحادثة مع عميل. وهي مرئية للفريق فقط وتستخدم لتقديم سياق أو تعليمات محددة حول تلك الخدمة المعينة.
اقرأ أيضًا
المستخدم الأول مجاني لتجربة المنصة.