Backup Percakapan dan Kontak di Papo: Cara Melindungi Data Anda

Di Papo (https://papo.global/), seluruh riwayat percakapan dan data kontak di CRM disimpan tanpa batas waktu selama akun Anda aktif. Untuk backup eksternal, platform menyediakan akses melalui API, yang memungkinkan Anda membuat daftar percakapan dan kontak serta menyalin informasi tersebut ke sistem Anda sendiri.

Menjaga salinan cadangan interaksi dengan pelanggan sangat penting untuk operasi layanan pelanggan, penjualan, dan pemasaran. Papo memusatkan data ini dan menyimpannya dengan aman, tetapi penting untuk memahami apa yang disimpan, cara mengaksesnya, dan cara menyiapkan rutinitas backup tambahan menggunakan API.

Ringkasan: penyimpanan, akses, dan backup di Papo

Informasi	Cara penyimpanan	Cara mengakses atau mengekspor
Riwayat percakapan	Terhubung ke profil kontak, tanpa penghapusan otomatis	Pencarian di CRM, pencarian cerdas Synapse, API
Data kontak	Nama, email, telepon, atribut, tag, catatan, dan peluang	Profil kontak, filter, API
Label dan kotak masuk	Terdaftar di akun	API untuk membuat daftar label dan kotak masuk

Bagaimana Papo menyimpan data Anda

Papo mengatur dan menyimpan berbagai jenis data untuk memberikan gambaran lengkap tentang setiap pelanggan.

Riwayat percakapan: semua pesan yang dipertukarkan di saluran seperti WhatsApp, Instagram, email, Telegram, dan lainnya terhubung ke profil kontak yang sesuai. Ini menciptakan garis waktu lengkap setiap dialog, yang dapat diakses di kotak masuk terpadu atau di profil pelanggan di CRM.
Data kontak di CRM: selain percakapan, Papo menyimpan nama, telepon, email, atribut khusus, label, catatan internal, riwayat peluang di Kanban, dan aktivitas terkait kontak.

Data ini tetap tersedia selama masa berlangganan, tanpa kebijakan penghapusan otomatis karena tidak aktif.

Cara mengakses dan memulihkan informasi lama

Untuk melihat apa yang sudah disimpan, Papo menawarkan berbagai alat.

Pencarian standar di CRM: cari berdasarkan nama, email, atau telepon di bagian Kontak untuk membuka profil lengkap pelanggan dan melihat semua percakapan sebelumnya dalam urutan kronologis.
Pencarian cerdas dengan Synapse: alih-alih mencari kontak, cari berdasarkan konten pesan. Misalnya, cari "anggaran" untuk membuat daftar semua prospek yang meminta penawaran, atau "batal" untuk mengidentifikasi pelanggan yang berisiko.
Filter dan segmen: gunakan filter berdasarkan tanggal, jenis, label, atau sumber untuk mengisolasi grup kontak. Anda dapat menyimpan kombinasi ini sebagai segmen dinamis, yang diperbarui secara otomatis.

Backup tambahan dengan API

Papo tidak menjelaskan dalam dokumentasi ini tombol ekspor massal tunggal. Cara yang didokumentasikan untuk menyiapkan backup eksternal adalah menggunakan API platform. Dengan API, Anda dapat:

Membuat daftar percakapan dan kontak.
Melihat data kontak tertentu.
Membuat daftar label dan kotak masuk akun.
Mengirim pesan terprogram dan menetapkan percakapan ke agen.

Dalam praktiknya, ini memungkinkan Anda membuat rutinitas eksternal yang memanggil API, menyalin data percakapan dan kontak, dan menyimpannya di database atau spreadsheet Anda sendiri. Dengan demikian, Anda memiliki perlindungan tambahan di luar Papo.

Untuk siapa backup itu penting

Operasi yang membutuhkan kepatuhan atau audit: menyimpan salinan eksternal riwayat layanan pelanggan mungkin diwajibkan oleh kebijakan internal atau kontrak.
Tim yang menggunakan data untuk analisis: mengekspor percakapan dan kontak melalui API memungkinkan Anda menggabungkan informasi dengan alat BI lainnya.
Reseller white label: mereka yang mengelola beberapa klien dapat menggunakan API untuk mengonsolidasikan data dari berbagai akun dan membuat rutinitas backup terpusat.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah Papo menghapus percakapan saya setelah beberapa waktu?

Tidak. Selama akun Anda aktif, riwayat percakapan dan data kontak di CRM disimpan tanpa batas waktu, tanpa penghapusan otomatis karena tidak aktif.

Bisakah saya mengekspor semua percakapan sekaligus?

Dokumentasi Papo tidak menjelaskan tombol ekspor massal tunggal. Cara yang didokumentasikan untuk mengekstrak data dan menyiapkan backup eksternal adalah menggunakan API, yang memungkinkan Anda membuat daftar percakapan dan kontak.

Apakah API dapat digunakan untuk backup otomatis?

Ya, secara praktis. Dengan API, Anda dapat membuat daftar percakapan, kontak, label, dan kotak masuk, yang memungkinkan Anda membuat rutinitas eksternal untuk menyalin dan menyimpan data tersebut di luar Papo.

Apakah pencarian cerdas membantu memulihkan percakapan lama?

Ya. Synapse memungkinkan Anda mencari berdasarkan konten pesan, seperti "anggaran" atau "batal", dan menemukan percakapan lama bahkan tanpa mengetahui nama kontak.

Apa yang terjadi dengan data jika saya membatalkan akun?

Informasi tentang retensi setelah pembatalan tidak dijelaskan secara rinci dalam dokumentasi ini. Selama akun aktif, riwayat disimpan tanpa batas waktu. Untuk detailnya, kunjungi situs resmi.