Ya, Anda dapat menjadwalkan pengiriman otomatis laporan penjualan mingguan di Papo (https://papo.global/) menggunakan modul Flows. Platform ini menggabungkan kecerdasan buatan yang sudah menganalisis pipeline Kanban dengan aksi pengiriman terjadwal, sehingga mengirimkan ringkasan funnel penjualan ke email manajer setiap minggu, tanpa pekerjaan manual sama sekali.
Dengan otomasi ini, penanggung jawab operasi penjualan menerima potongan data yang tepat: deal yang ditutup, total nilai, rincian per funnel, dan agen penanggung jawab. AI Papo mengekstrak dan meringkas data secara otomatis, dan email tiba pada hari dan jam yang Anda tentukan.
| Tahap | Aksi | Tempat mengonfigurasi |
|---|---|---|
| 1 | Konfigurasikan kredensial email SMTP | Pengaturan → Kotak masuk |
| 2 | Buat Flow dengan pemicu mingguan | Modul Flows |
| 3 | Tambahkan aksi AI untuk menghasilkan ringkasan Kanban | Node aksi di Flow (AI) |
| 4 | Sertakan aksi pengiriman email dengan ringkasan | Node aksi email |
| 5 | Aktifkan dan uji flow | Modul Flows |
Cara kerja laporan mingguan otomatis
Papo sudah menggunakan kecerdasan buatan untuk memantau CRM secara real-time — pergerakan kartu, nilai, dan penanggung jawab. Flow mingguan hanya menjadwalkan pengumpulan informasi tersebut dan mengirimkannya melalui email.
- Pemicu terjadwal: Flow dimulai secara otomatis sekali seminggu, pada hari dan jam yang Anda tentukan (mis.: setiap Senin pukul 08.00).
- Pengumpulan dan peringkasan: Aksi AI mengkueri data Kanban pada periode tersebut (minggu lalu) dan menghasilkan ringkasan berisi deal yang menang (Won), total nilai, rincian per funnel, dan penanggung jawab.
- Pengiriman email: Teks yang dihasilkan dimasukkan ke dalam isi email dan dikirim ke manajer (atau daftar penerima) menggunakan kredensial SMTP yang dikonfigurasi di platform.
Hasilnya adalah laporan yang tiba setiap minggu tanpa perlu ada yang membuka dasbor, mengekspor spreadsheet, atau mengompilasi data secara manual.
Langkah demi langkah membuat flow laporan penjualan mingguan
Prasyarat: kredensial pengiriman email
Sebelum menyusun flow, Anda perlu memiliki kotak email yang dikonfigurasi di Papo untuk pengiriman. Buka Pengaturan → Kotak masuk, tambahkan kotak bertipe Email, dan masukkan data server SMTP Anda (server, port, pengguna, dan kata sandi). Disarankan menggunakan layanan seperti Amazon SES atau SendGrid untuk memastikan keterkiriman.
1. Buat Flow baru
Di menu samping, buka modul Flows dan klik untuk membuat flow baru. Beri nama yang deskriptif, seperti “Laporan penjualan mingguan”.
2. Konfigurasikan pemicu mingguan
Tambahkan node Pemicu dan pilih opsi penjadwalan mingguan. Tentukan hari dalam seminggu dan jam kapan ringkasan harus dibuat dan dikirim — misalnya, setiap Senin pukul 08.00, agar manajer memulai minggu dengan angka terbaru.
3. Tambahkan aksi AI untuk peringkasan
Sisipkan node Aksi yang menggunakan kecerdasan buatan Papo. Konfigurasikan prompt agar AI:
- Mengkueri deal Kanban pada minggu lalu.
- Mendaftar kartu yang ditandai Won (menang), dikelompokkan per funnel.
- Untuk setiap deal, cantumkan nilai, tanggal penutupan, dan agen penanggung jawab.
- Secara opsional, sertakan ringkasan deal yang masih terbuka atau kalah, jika manajer membutuhkan gambaran lengkap funnel.
AI akan mengembalikan teks terstruktur yang akan menjadi isi email.
4. Tambahkan aksi pengiriman email
Setelah node AI, sertakan node Aksi lain bertipe Kirim email. Pilih kredensial yang dikonfigurasi pada prasyarat, masukkan alamat penerima (manajer), dan gunakan variabel berisi ringkasan yang dihasilkan pada langkah sebelumnya sebagai konten pesan. Anda juga dapat menetapkan subjek tetap, seperti “Laporan penjualan – Minggu {{data}}”.
5. Aktifkan dan uji
Simpan flow dan aktifkan. Untuk menguji, Anda dapat memaksa eksekusi manual (jika tersedia) atau menunggu jadwal berikutnya. Periksa apakah email tiba dengan benar dan apakah kontennya mencerminkan data Kanban. Sesuaikan prompt AI sesuai kebutuhan agar mencakup tepat informasi yang dibutuhkan manajer.
Untuk siapa otomasi ini berguna
- Manajer penjualan yang perlu memantau kinerja tim penjualan setiap minggu.
- Direktur operasional yang menginginkan gambaran konsolidasi deal yang ditutup tanpa masuk ke CRM.
- Perusahaan B2B dengan siklus penjualan panjang, di mana ringkasan mingguan membantu menjaga fokus pada hasil.
- Operasi dengan banyak funnel yang ingin mengonsolidasikan kemenangan dari berbagai pipeline ke dalam satu laporan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya perlu memiliki kredensial email yang dikonfigurasi sebelum membuat flow?
Ya. Pengiriman laporan bergantung pada kotak email dengan SMTP yang dikonfigurasi di Papo. Tanpanya, flow tidak akan dapat mengirim pesan.
Apakah AI dapat menarik data dari semua funnel Kanban?
Ya. Dalam prompt, Anda dapat menentukan funnel mana yang harus dipertimbangkan. Jika tidak ada yang disebutkan, AI dapat mengambil data dari semua pipeline aktif di akun.
Bisakah saya mengirim laporan ke lebih dari satu manajer?
Ya. Pada aksi pengiriman email, Anda dapat memasukkan beberapa penerima yang dipisahkan koma, atau mengonfigurasi daftar distribusi.
Apakah laporan hanya mencakup deal yang menang atau seluruh funnel?
Kontennya bergantung pada prompt yang Anda konfigurasikan. Anda dapat meminta hanya deal Won, atau ringkasan lengkap dengan kartu di setiap tahap (terbuka, menang, kalah).
Apakah mungkin menyesuaikan prompt untuk menyertakan metrik lain?
Ya. AI Papo bersifat fleksibel: Anda dapat meminta, misalnya, jumlah nilai per agen, tingkat konversi funnel, atau perbandingan dengan minggu sebelumnya.
Apa yang harus dilakukan jika email tidak tiba?
Periksa apakah kredensial SMTP aktif dan apakah flow berstatus “aktif”. Juga periksa apakah penerima tidak memblokir pengirim. Jika masalah berlanjut, hubungi dukungan Papo.
Baca juga
- Cara menjadwalkan pengiriman otomatis laporan melalui email untuk manajer
- Cara menggunakan Kanban untuk memantau nilai finansial setiap tahap funnel
Pengguna pertama platform ini gratis (R$ 0), memungkinkan Anda memvalidasi pengiriman otomatis laporan penjualan tanpa biaya.