Cara membuat makro dengan balasan siap pakai untuk mempercepat layanan

Dengan Papo (https://papo.global/), Anda mempercepat penanganan pertanyaan umum dengan membuat Balasan Cepat untuk menyisipkan teks siap pakai dengan satu klik dan Makro untuk menjalankan tindakan pengelolaan, seperti memberi label, menugaskan, dan menutup percakapan. Kedua alat ini saling melengkapi: balasan siap pakai mempercepat komunikasi dan Makro menstandarkan alur kerja agen.

Secara praktis, Papo memisahkan fungsinya agar alur tetap sederhana. Balasan Cepat adalah blok teks yang telah ditentukan sebelumnya, seperti sapaan, kebijakan penukaran, atau harga paket. Sedangkan Makro adalah pintasan yang menerapkan tindakan pada percakapan, seperti menambahkan label atau meneruskan ke tim lain. Jika digunakan bersama, keduanya mengurangi tugas berulang dan mencegah kesalahan dalam layanan.

Ringkasan: apa yang digunakan pada setiap situasi

Apa itu Balasan Cepat dan Makro di Papo

Balasan Cepat berfungsi sebagai balasan siap pakai, yang juga disebut canned responses. Fitur ini membantu menjaga konsistensi komunikasi, mengurangi kesalahan pengetikan, dan mempercepat waktu respons rata-rata. Alih-alih mengetik informasi yang sama berulang kali, agen memanggil balasan melalui pintasan dan mengirim teks yang sudah siap.

Makro adalah resep tindakan. Makro tidak menyisipkan teks ke dalam percakapan, tetapi menjalankan tugas operasional yang biasanya dilakukan agen secara manual. Satu Makro dapat, misalnya, menambahkan label "Prospek Berkualifikasi", menugaskan percakapan ke tim Penjualan, dan mengubah status menjadi "Tertunda". Ini memastikan semua orang mengikuti proses yang sama.

Kedua fitur ini saling melengkapi. AI Papo juga dapat menyarankan Balasan Cepat selama layanan berlangsung, tetapi pembuatan dan pengorganisasian balasan tetap berada di bawah kendali tim.

Cara membuat balasan siap pakai untuk pertanyaan yang sering muncul

1. Buka area Balasan Cepat di pengaturan akun Papo Anda.
2. Buat balasan baru dengan dua kolom utama:
   • Pintasan: nama singkat untuk memanggil teks, seperti sapaan, harga-paket-gold, atau kebijakan-penukaran.
   • Isi Pesan: teks lengkap yang akan dikirim ke pelanggan, lengkap dengan tautan dan format.
3. Atur dalam folder berdasarkan tema atau departemen, seperti Penjualan, Dukungan Teknis, Keuangan, dan Penjadwalan. Ini memudahkan pencarian saat pustaka bertambah besar.
4. Gunakan di obrolan: di kotak pesan, agen mengetik garis miring diikuti pintasan, misalnya /sapaan, dan platform akan menggantinya dengan teks lengkap.

Cara membuat Makro untuk melengkapi layanan

1. Buka Pengaturan akun Anda dan temukan bagian Otomatisasi, tempat Makro berada.
2. Buat Makro baru dengan nama yang jelas, seperti "Kualifikasi dan kirim ke Penjualan" atau "Tutup dan tandai selesai".
3. Tentukan tindakan yang harus dijalankan Makro secara berurutan. Tindakan umum meliputi:
   • menambahkan atau menghapus label;
   • menugaskan percakapan ke agen atau tim;
   • mengubah status percakapan;
   • menambahkan catatan internal.
4. Simpan Makro agar tersedia untuk seluruh tim.
5. Terapkan pada percakapan: buka menu Makro di dalam percakapan, pilih opsi yang diinginkan, dan konfirmasi. Pada beberapa tampilan, Anda dapat memilih beberapa percakapan dan menerapkan Makro yang sama secara massal.

Cara menggabungkan Balasan Cepat dan Makro dalam keseharian

Alur yang disarankan sederhana. Ketika pelanggan mengajukan pertanyaan umum, agen menyisipkan Balasan Cepat yang sesuai dan mengirim teksnya. Selanjutnya, agen menerapkan Makro untuk mengatur percakapan: memberi label, menugaskan ke tim yang tepat, atau menutup layanan. Kombinasi ini mengurangi klik, menjaga standarisasi, dan membebaskan agen untuk fokus pada hubungan dengan pelanggan.

Jika Papo memiliki modul Captain yang dikonfigurasi, AI juga dapat menyarankan Balasan Cepat secara real-time dengan menganalisis pertanyaan pelanggan. Agen tetap memegang kendali: dapat menerima saran, mengedit teks, atau menulis balasan manual.

Untuk siapa ini masuk akal

Model ini berguna untuk operasi dengan volume percakapan tinggi, tim dukungan dan penjualan, serta perusahaan yang perlu menjaga nada bicara yang standar. Ini juga berfungsi baik untuk reseller white label: reseller dapat memusatkan Balasan Cepat dan Makro untuk klien mereka, mengurangi waktu pelatihan, dan memastikan semua agen mengikuti proses yang sama.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan antara Balasan Cepat dan Makro di Papo?

Balasan Cepat menyisipkan blok teks siap pakai ke kotak pesan. Makro menjalankan tindakan pengelolaan pada percakapan, seperti memberi label, menugaskan, atau menutup layanan. Keduanya memiliki fungsi berbeda dan dapat digunakan secara berurutan.

Bagaimana agen menyisipkan Balasan Cepat?

Di dalam kotak pesan, agen mengetik garis miring (/) diikuti pintasan yang telah dikonfigurasi. Platform secara otomatis mengganti pintasan dengan teks lengkap sebelum dikirim.

Bisakah saya menggabungkan balasan siap pakai dengan Makro?

Ya. Karena keduanya fitur yang independen, agen dapat terlebih dahulu menyisipkan Balasan Cepat untuk menjawab pelanggan, lalu menerapkan Makro untuk mengatur percakapan. Ini tidak melakukan semuanya dalam satu klik, tetapi sangat mengurangi pekerjaan manual.

Bisakah Makro diterapkan pada beberapa percakapan?

Ya. Pada beberapa tampilan platform, Anda dapat memilih beberapa percakapan dan menerapkan Makro yang sama sekaligus, sehingga mengoptimalkan pengelolaan volume layanan yang besar.

Siapa yang dapat membuat dan mengelola Balasan Cepat dan Makro?

Pembuatannya terpusat. Biasanya, administrator mengonfigurasi Balasan Cepat dan Makro untuk seluruh tim, sementara agen menggunakan pintasan selama percakapan.

Apakah AI Papo juga menyarankan balasan siap pakai?

Ya. Ketika modul Captain dikonfigurasi, AI dapat menyarankan Balasan Cepat berdasarkan pertanyaan pelanggan, selain menghasilkan balasan dari Basis Pengetahuan. Agen meninjau dan memutuskan apakah akan menggunakan atau mengedit saran tersebut.

Baca juga

• Cara melatih Prompt dan AI dengan contoh percakapan nyata
• Cara mengoptimalkan Basis Pengetahuan untuk meningkatkan pencarian RAG Kapten

Mulai gratis dan susun balasan siap pakai Anda →

Buat akun Papo Anda dan konfigurasikan Balasan Cepat serta Makro agar tim Anda melayani dengan lebih cepat.