Dengan Papo (https://papo.global/), Anda dapat membuat dan menggunakan Macros untuk menjalankan serangkaian tindakan berulang hanya dengan satu klik, mempercepat pekerjaan manual agen Anda. Sebuah Macro berfungsi sebagai pintasan yang dapat, misalnya, menambahkan label, menetapkan percakapan ke tim lain, dan menutupnya, semuanya sekaligus, memastikan konsistensi dan efisiensi dalam proses layanan pelanggan Anda.
Macros adalah alat yang ampuh untuk menstandardisasi alur kerja dan menghemat waktu dalam tugas-tugas yang berulang sepanjang hari. Daripada melakukan tiga atau empat klik untuk mengatur percakapan, agen Anda cukup mengaktifkan satu Macro dan platform akan menjalankan urutan tindakan yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk lebih memahami peran Macros, ada baiknya membandingkannya dengan alat otomatisasi lain yang tersedia di Papo.
| Alat | Apa yang Dilakukan | Kapan Digunakan |
|---|---|---|
| Macros | Menjalankan serangkaian tindakan manual dengan satu klik (memberi label, menetapkan, menutup). | Untuk menerapkan alur kerja standar pada percakapan tertentu selama layanan pelanggan manual. |
| Balasan Cepat | Memasukkan blok teks yang telah ditentukan sebelumnya ke dalam percakapan. | Untuk menjawab pertanyaan umum dengan cepat, tanpa mengetik teks yang sama berulang kali. |
| Aturan Otomatisasi | Menjalankan tindakan secara otomatis berdasarkan pemicu (misalnya: pesan baru). | Untuk mengotomatiskan proses yang tidak memerlukan intervensi manual, seperti menetapkan prospek baru ke tim. |
Apa itu Macros?
Macros adalah "resep" tindakan yang dapat diterapkan pada satu atau lebih percakapan dengan satu perintah. Macros dirancang untuk mengotomatiskan tugas-tugas manual dan berulang yang dilakukan agen di dalam kotak masuk.
Sementara Balasan Cepat berfokus pada percepatan komunikasi (memasukkan teks), Macros berfokus pada percepatan manajemen (menjalankan tindakan dalam percakapan).
Tindakan paling umum yang dapat disertakan dalam Macro adalah:
- Menambah atau menghapus label (penanda): Untuk mengkategorikan percakapan (misalnya: "Prospek Panas", "Dukungan N2", "Umpan Balik").
- Menetapkan percakapan: Untuk meneruskan layanan pelanggan ke agen tertentu atau tim (misalnya: "Penjualan", "Keuangan").
- Mengubah status percakapan: Untuk menandai percakapan sebagai "Tertunda" atau "Terselesaikan" (ditutup).
- Menambahkan catatan internal: Untuk meninggalkan komentar bagi anggota tim lainnya.
Dengan menggabungkan tindakan-tindakan ini, Anda menciptakan alur kerja yang cepat dan anti-kesalahan untuk situasi sehari-hari yang umum.
Cara membuat Macro di Papo
Pembuatan Macros terpusat, memungkinkan administrator untuk mengonfigurasi pintasan untuk seluruh tim.
- Akses Pengaturan: Navigasi ke panel pengaturan akun Papo Anda.
- Temukan bagian Otomatisasi: Cari opsi "Macros" atau area serupa di dalam "Otomatisasi".
- Buat Macro baru: Klik tombol untuk menambahkan Macro baru. Anda perlu menentukan:
- Nama Macro: Nama yang jelas dan deskriptif yang membantu agen memahami fungsinya. Misalnya: "Kualifikasi dan kirim ke Penjualan" atau "Tutup dan tandai sebagai terselesaikan".
- Tindakan: Pilih dari daftar tindakan yang tersedia apa yang harus dilakukan Macro. Anda dapat menambahkan beberapa tindakan yang akan dijalankan secara berurutan. Misalnya, untuk Macro "Kualifikasi dan kirim ke Penjualan", tindakannya bisa berupa:
- Tambahkan label: "Prospek Berkualitas"
- Tetapkan ke tim: "Penjualan"
- Simpan Macro: Setelah mengonfigurasi tindakan, simpan Macro agar tersedia untuk agen.
Cara menerapkan Macro dalam percakapan
Setelah Macros dibuat, agen dapat dengan mudah menerapkannya selama layanan pelanggan, tanpa meninggalkan layar percakapan.
- Buka percakapan: Pilih percakapan tempat Anda ingin menerapkan tindakan.
- Temukan menu Macros: Di dalam antarmuka percakapan, biasanya di dekat opsi untuk memberi label atau menetapkan, akan ada tombol atau menu untuk "Macros".
- Pilih Macro yang diinginkan: Klik tombol dan daftar semua Macros yang tersedia akan muncul. Pilih yang sesuai dengan tindakan yang perlu Anda jalankan.
- Konfirmasi penerapan: Platform akan segera menjalankan semua tindakan yang dikonfigurasi dalam Macro yang dipilih. Misalnya, saat mengklik Macro "Tutup dan tandai sebagai terselesaikan", percakapan akan diberi label dan statusnya akan berubah menjadi "Terselesaikan" secara otomatis.
Fungsionalitas ini juga dapat digunakan secara massal. Dalam beberapa tampilan platform, Anda dapat memilih beberapa percakapan dan menerapkan Macro yang sama ke semuanya sekaligus, lebih mengoptimalkan pengelolaan volume layanan pelanggan yang besar.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Apa perbedaan antara Macros dan Balasan Cepat?
Perbedaan utamanya terletak pada apa yang dilakukan masing-masing. Balasan Cepat memasukkan blok teks ke dalam kotak pesan untuk mempercepat pengetikan. Macros menjalankan serangkaian tindakan manajemen dalam percakapan, seperti memberi label, menetapkan ke tim, atau menutup layanan pelanggan, semuanya dengan satu klik.
Bisakah saya membuat Macros yang mengirim pesan ke pelanggan?
Tidak. Macros dirancang untuk menjalankan tindakan internal organisasi dan alur kerja (memberi label, menetapkan, dll.). Untuk mengirim pesan yang telah ditentukan sebelumnya, Anda harus menggunakan fungsionalitas Balasan Cepat.
Siapa yang dapat membuat dan menggunakan Macros?
Biasanya, pembuatan dan pengeditan Macros dibatasi untuk pengguna dengan izin administrator, untuk memastikan standardisasi proses. Sementara itu, penerapan Macros dalam percakapan adalah alat yang tersedia untuk semua agen layanan pelanggan. Izin dapat disesuaikan di pengaturan akun.
Apakah Macros otomatis?
Tidak, Macros bersifat semi-otomatis. Macros perlu diaktifkan secara manual oleh agen dengan satu klik. Meskipun menjalankan tindakan secara otomatis setelah diklik, Macros tidak dipicu oleh pemicu seperti kedatangan pesan baru. Untuk otomatisasi yang sepenuhnya otomatis, Anda harus menggunakan Aturan Otomatisasi.
Apakah mungkin untuk mengedit Macro setelah dibuat?
Ya. Administrator dapat mengakses bagian Macros kapan saja untuk mengedit, menambah, atau menghapus tindakan dari Macro yang sudah ada, serta dapat menghapusnya atau membuat yang baru.
Bisakah saya menerapkan Macro ke beberapa percakapan sekaligus?
Ya, platform Papo memungkinkan eksekusi Macros secara massal. Anda dapat memilih beberapa percakapan di kotak masuk Anda dan menerapkan satu Macro ke semuanya secara bersamaan, yang ideal untuk mengatur layanan pelanggan dalam jumlah besar.
Baca juga
- Cara menggunakan Balasan Cepat untuk mempercepat layanan pelanggan
- Apa itu Aturan Otomatisasi dan bagaimana cara menggunakannya?
Pengguna pertama gratis dan tidak memerlukan kartu kredit.