Ya, Anda dapat menjadwalkan pesan di luar kantor yang berbeda untuk hari libur di Papo (https://papo.global/). Daripada mengedit jam operasional setiap kali ada tanggal khusus, Anda menggunakan Flow dengan kondisi tanggal dan aksi kirim pesan. Otomatisasi ini mengenali hari libur dan membalas dengan teks khusus yang Anda tentukan, sementara operasi normal tetap tidak berubah pada hari-hari lainnya.
Konfigurasi ini berfungsi sebagai lapisan sementara di atas perilaku standar kotak masuk. Saat percakapan baru masuk, Flow memeriksa apakah tanggal saat ini cocok dengan hari libur yang dijadwalkan. Jika cocok, Papo mengirim pesan di luar kantor khusus hari libur dan, tergantung konfigurasi, dapat mempertahankan percakapan dalam antrean hingga hari kerja berikutnya. Jika tanggalnya bukan tanggal khusus, percakapan mengikuti alur normal (termasuk jam operasional global, jika aktif).
| Situasi | Perilaku tanpa Flow hari libur | Perilaku dengan Flow hari libur |
|---|---|---|
| Percakapan masuk pada hari kerja biasa | Layanan normal atau pesan di luar kantor standar, sesuai jam operasional. | Layanan normal, karena kondisi tanggal tidak terpenuhi. |
| Percakapan masuk pada hari libur yang dikonfigurasi | Mengirim pesan di luar kantor generik (jika jam kerja tutup) atau mencoba menugaskan ke agen. | Secara otomatis mengirim pesan khusus hari libur, memberi tahu ketidakhadiran dan perkiraan waktu kembali. |
| Hari libur yang tidak dipetakan di Flow | Tidak ada tindakan khusus; sistem berperilaku seperti hari biasa. | Hanya hari yang ditentukan di Flow yang ditangani secara berbeda. |
Bagaimana Flow bekerja untuk balasan otomatis pada hari libur
Papo memungkinkan Anda membuat Flow dengan banyak langkah, termasuk kondisi, aksi kirim pesan, dan integrasi lainnya. Untuk hari libur, alurnya sederhana: node awal Flow mengaktifkan pemeriksaan tanggal; jika tanggal saat ini sama dengan yang dikonfigurasi, Flow menjalankan node yang mengirim pesan di luar kantor khusus hari libur.
Pendekatan ini tidak mengubah pengaturan jam operasional akun atau kotak masuk Anda. Flow bertindak secara independen, hanya mencegat percakapan yang masuk pada hari yang ditentukan. Anda dapat membuat satu Flow yang berisi beberapa hari libur (menggunakan beberapa kondisi) atau Flow terpisah untuk setiap tanggal, yang memudahkan pemeliharaan dan duplikasi untuk hari libur baru.
Langkah demi langkah membuat pesan di luar kantor untuk hari libur
Sebelum memulai, pastikan Anda memiliki izin untuk membuat dan mengaktifkan Flow di akun Papo Anda.
- Akses modul Flow. Di panel Papo, temukan bagian yang mengelola otomatisasi. Biasanya, namanya “Flows” atau “Automasi”.
- Buat Flow baru. Beri nama yang deskriptif, seperti “Libur Natal” atau “Hari Libur 25/12”. Pilih mulai dari awal atau duplikasi Flow yang sudah ada dan memiliki logika serupa.
- Tambahkan node kondisi tanggal. Di editor visual, sertakan node yang mengevaluasi tanggal saat ini. Konfigurasikan untuk membandingkan dengan tanggal tertentu (mis.: 25/12/2026) atau rentang (malam sebelum dan hari libur). Kondisi harus bernilai benar hanya pada hari libur.
- Tambahkan node aksi “Kirim pesan”. Sisipkan node pengiriman pesan otomatis. Tulis teks di luar kantor khusus, sebutkan hari liburnya, alasan tutup, dan kapan tim akan kembali. Contoh: “Halo! Hari ini Natal dan tim kami sedang libur. Kami akan membalas begitu kami kembali, pada 26/12. Kami mengucapkan selamat Natal!”
- Hubungkan node. Sambungkan node awal ke node tanggal; jika kondisi benar, lanjut ke pengiriman; jika tidak, Flow dapat berakhir tanpa aksi. Anda dapat menambahkan node “Selesai” untuk kejelasan.
- Tetapkan Flow ke kotak masuk. Konfigurasikan Flow agar dijalankan untuk semua pesan yang masuk atau hanya pada kotak masuk yang diinginkan (mis.: WhatsApp, Instagram). Tanpa penautan ini, Flow tidak akan dipicu.
- Simpan dan aktifkan. Tinjau Flow, simpan, dan ubah statusnya menjadi aktif. Lakukan pengujian dengan percakapan uji pada tanggal yang dikonfigurasi (atau sesuaikan tanggal sistem untuk simulasi) guna memastikan pesan di luar kantor hari libur terkirim dengan benar.
Kapan sebaiknya menggunakan Flow daripada mengedit jam operasional
Menggunakan Flow lebih praktis ketika Anda memiliki banyak hari libur sepanjang tahun dan tidak ingin terus mengubah aturan global secara manual. Ini juga berguna ketika Anda ingin mempertahankan jam operasional standar tanpa perubahan, tetapi memerlukan pesan berbeda pada hari libur — baik karena nada komunikasi, informasi waktu kembali, atau karena menangani tanggal perayaan. Untuk operasi yang hanya tutup pada tanggal tertentu, pendekatan ini mencegah tim lupa mengembalikan perubahan yang dilakukan langsung pada jam operasional.
Jika perusahaan Anda hanya tutup pada Natal dan Tahun Baru dan sepanjang tahun mengikuti satu jam operasional, konfigurasi via Flow cepat dan dapat diduplikasi untuk setiap hari libur.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah pesan hari libur menggantikan pesan di luar kantor standar?
Ya, selama Flow aktif dan kondisi tanggal terpenuhi, pesan yang ditentukan di dalamnya adalah yang diterima kontak. Pesan di luar kantor dari jam operasional tidak dikirim dalam kasus ini, asalkan Flow dijalankan lebih dulu atau logika prioritas Papo menjamin penimpaan tersebut.
Bisakah saya membuat satu Flow dengan beberapa hari libur?
Ya. Anda dapat menambahkan beberapa node kondisi (satu untuk setiap tanggal) atau merangkai beberapa cabang dalam Flow yang sama. Cukup konfigurasikan setiap kondisi untuk tanggal yang berbeda dan arahkan ke node pengiriman pesan masing-masing.
Apa yang terjadi pada percakapan setelah pesan hari libur dikirim?
Percakapan tetap berada di antrean umum, tanpa ditugaskan ke agen hingga jam kerja berikutnya yang ditentukan di jam operasional. Flow juga dapat dikonfigurasi untuk memindahkan percakapan ke status tertentu, seperti “Tertunda”, jika diinginkan.
Apakah saya perlu menonaktifkan Flow setelah hari libur?
Jika kondisi tanggalnya tepat (satu hari saja), Flow tidak akan dipicu pada hari-hari berikutnya, jadi tidak wajib menonaktifkannya. Namun, untuk menjaga kerapian, Anda dapat menonaktifkannya setelah hari libur dan mengaktifkannya kembali saat tanggalnya mendekat lagi.
Bisakah saya menggunakan ini untuk balasan berbeda pada hari libur regional?
Ya. Karena kondisinya berbasis tanggal, Anda dapat membuat Flow berbeda untuk hari libur provinsi atau kota, jika tim Anda melayani wilayah yang berbeda.
Apakah Flow berfungsi untuk semua kanal (WhatsApp, Instagram, Telegram)?
Ya, asalkan Anda menautkan Flow ke kotak masuk yang diinginkan. Anda dapat membatasi aktivasi ke kanal tertentu atau membiarkannya untuk semua, sesuai kebutuhan Anda.
Baca juga
- Cara mengatur pesan di luar kantor khusus untuk Instagram atau Facebook di Papo
- Cara menguji Flow otomatisasi sebelum mengaktifkannya
Buat akun Papo Anda dan coba otomatisasi pesan tanpa biaya untuk pengguna pertama.