Cara mengatur jam operasional khusus per kotak masuk

Untuk mengatur jam operasional khusus per kotak masuk di Papo (https://papo.global/), Anda membuka pengaturan kotak yang diinginkan dan menetapkan hari serta jam operasional, beserta pesan tidak hadir yang dipersonalisasi. Setiap kotak beroperasi dengan jam kerjanya sendiri, tanpa mengganggu jam global platform.

Ketika perusahaan Anda menggunakan banyak kanal — seperti WhatsApp untuk penjualan, Instagram untuk dukungan, dan email untuk keuangan — setiap tim dapat memiliki jam kerja yang berbeda. Papo memungkinkan Anda membuat kotak masuk independen dan, di masing-masing kotak, mengatur jam saat layanan manusia aktif. Di luar periode tersebut, sistem secara otomatis mengirim pesan tidak hadir dan menjaga percakapan tetap dalam antrean, tanpa menugaskannya ke agen mana pun, hingga awal shift berikutnya.

Fitur	Fungsi	Manfaat untuk operasi multikanal
Jam operasional per kotak	Menetapkan hari dan jam operasional kotak masuk tertentu.	Setiap kanal (WhatsApp, Instagram, email) dapat memiliki jam kerjanya sendiri, tanpa bertentangan dengan yang lain.
Pesan tidak hadir yang dipersonalisasi	Teks otomatis yang dikirim ke pelanggan saat pesan masuk di luar jam operasional kotak tersebut.	Menyampaikan jam kerja departemen secara jelas, mengelola ekspektasi, dan mengurangi kecemasan pelanggan.
Kaitan tim dengan kotak	Membatasi akses ke kotak masuk hanya untuk anggota tim yang dipilih.	Memastikan percakapan sampai ke spesialis yang tepat dan agen dari departemen lain tidak menerima notifikasi yang tidak semestinya.
Kontrol penugasan	Percakapan di luar jam operasional tidak dibagikan ke agen; tetap berada di antrean hingga jam kerja berikutnya.	Mencegah SLA terpengaruh dan tim menerima notifikasi selama waktu istirahat.

Cara kerja jam operasional per kotak masuk

Setiap kotak masuk yang Anda buat di Papo (WhatsApp, Instagram, email, dll.) dapat memiliki jam operasionalnya sendiri. Saat pesan baru masuk, platform memeriksa jam operasional kotak tersebut secara spesifik.

Dalam jam operasional: Percakapan mengikuti alur distribusi normal — ditugaskan ke agen dari tim terkait, sesuai aturan rotasi atau secara manual.
Di luar jam operasional: Sistem langsung mengirim pesan tidak hadir yang dikonfigurasi untuk kotak tersebut dan menjaga percakapan sebagai "belum dibaca" di antrean umum. Percakapan baru akan ditugaskan ke agen ketika jam operasional kotak tersebut dimulai kembali.

Dengan demikian, jika tim Penjualan bekerja dari pukul 09.00 hingga 18.00 melalui WhatsApp dan Dukungan melayani dari pukul 08.00 hingga 20.00 melalui Instagram, masing-masing akan memiliki alurnya sendiri, tanpa saling mengganggu.

Langkah demi langkah mengatur jam operasional yang berbeda per kotak

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat kotak masuk dengan jam operasional independen dan menghubungkannya ke tim yang tepat.

1. Buat kotak masuk terpisah untuk setiap kanal atau tim

Buka Pengaturan → Kotak masuk dan tambahkan kotak baru untuk setiap kanal yang ingin Anda kelola dengan jam operasional sendiri (mis.: "WhatsApp Penjualan", "Instagram Dukungan"). Saat membuatnya, Anda dapat memilih kanal lalu mengaitkan agen atau tim. Jika Anda belum membuat tim, hal itu dapat dilakukan nanti.

2. Tetapkan jam operasional kotak

Pada daftar kotak masuk, temukan kotak yang ingin dikonfigurasi dan buka pengaturannya. Cari bagian Jam Operasional. Di sana, Anda dapat:

Mencentang hari-hari dalam seminggu saat tim melayani.
Untuk setiap hari, menetapkan jam mulai dan jam selesai kerja.
Membiarkan hari tidak dicentang (mis.: Sabtu dan Minggu) untuk menandakan tidak ada layanan.

3. Sesuaikan pesan tidak hadir

Di tempat yang sama, tersedia kolom untuk pesan otomatis yang akan dikirim ke pelanggan di luar jam operasional. Buat teks yang mencakup:

Ucapan terima kasih atas kontaknya.
Informasi bahwa tim sedang di luar jam operasional.
Jam operasional departemen tersebut.
Perkiraan waktu balasan (mis.: "Kami akan membalas segera setelah kami kembali, mulai pukul 09.00 hari Senin.").

Contoh untuk WhatsApp Penjualan:

"Halo! Terima kasih telah menghubungi tim Penjualan kami. Jam operasional kami adalah Senin hingga Jumat, pukul 09.00–18.00. Pesan Anda telah kami terima dan akan kami balas sesegera mungkin. Sampai jumpa!"

Simpan perubahan.

4. Kaitkan tim dengan kotak masuk

Masih di pengaturan kotak, buka tab Kolaborator. Pilih tim yang diinginkan (mis.: "Tim Penjualan") atau tambahkan agen satu per satu. Hanya kolaborator tersebut yang memiliki akses ke percakapan di kotak ini. Untuk membuat dan mengelola tim, gunakan bagian khusus Tim di pengaturan akun.

5. Ulangi proses untuk kanal lainnya

Buat sebanyak kotak masuk yang diperlukan, masing-masing dengan jam operasional dan pesan tidak hadirnya sendiri. Dengan begitu, Dukungan dapat memiliki jam kerja yang lebih panjang, sementara Keuangan hanya beroperasi pada hari kerja, semuanya secara independen.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya memiliki jam operasional berbeda untuk WhatsApp dan Instagram?

Ya. Cukup buat satu kotak masuk untuk setiap kanal dan atur jam operasionalnya secara individual. WhatsApp dapat beroperasi dari pukul 08.00 hingga 18.00, sementara Instagram dapat beroperasi dari pukul 10.00 hingga 22.00, misalnya.

Apakah pesan tidak hadir dikirim secara otomatis?

Ya. Ketika pesan masuk di luar jam operasional yang dikonfigurasi untuk kotak tersebut, sistem langsung mengirim teks tidak hadir yang Anda tetapkan.

Apa yang terjadi pada percakapan yang masuk di luar jam operasional?

Percakapan tersebut tetap berada di antrean kotak masuk sebagai "belum dibaca" dan tidak ditugaskan ke agen mana pun hingga jam kerja berikutnya untuk kotak tersebut dimulai.

Apakah saya juga perlu mengatur jam global?

Tidak. Jam global platform bersifat independen. Anda dapat membiarkan jam global default dan menetapkan jam khusus hanya untuk kotak yang Anda inginkan.

Bisakah saya menetapkan jam berbeda untuk setiap hari dalam seminggu?

Ya. Pada pengaturan jam kotak, Anda mencentang hari-hari layanan dan, untuk setiap hari, Anda dapat menetapkan rentang jam yang berbeda (mis.: Senin hingga Jumat pukul 09.00–18.00, Sabtu pukul 09.00–13.00).

Apakah konfigurasi ini memengaruhi notifikasi?

Di luar jam operasional, notifikasi percakapan baru untuk kotak tersebut tidak dikirim ke agen, sehingga menghindari gangguan di luar jam kerja.