Di Papo Global (https://papo.global/), Anda menambahkan agen baru ke tim melalui bagian Pengaturan > Agen. Administrator memasukkan nama, peran, dan email karyawan; orang yang diundang menerima tautan untuk membuat kata sandi dan langsung mengakses platform. Layar yang sama memungkinkan pengeditan data, pengaturan ulang kata sandi, penyesuaian ketersediaan, dan penghapusan agen, sehingga kontrol operasi tetap terpusat.
Ringkasan proses
| Langkah | Yang harus dilakukan | Detail |
|---|---|---|
| 1. Buka pengaturan | Klik ikon roda gigi dan buka Agen | Menu hanya muncul untuk pengguna dengan peran Administrator. |
| 2. Mulai pendaftaran | Klik tombol Tambah Agen | Formulir akan ditampilkan. |
| 3. Isi data | Masukkan Nama Agen, Peran, dan Alamat email | Peran menentukan apa yang dapat dilihat dan dilakukan orang tersebut di akun. |
| 4. Selesaikan | Klik Tambah agen | Agen akan menerima email undangan. Sampai menerima, status di daftar adalah Verifikasi Tertunda; setelahnya, Terverifikasi. |
Cara menambahkan agen – langkah demi langkah
- Di menu samping, klik Pengaturan lalu tab Agen.
- Klik Tambah Agen (pojok kanan atas).
- Di kolom Nama Agen, ketik nama yang akan tampil untuk tim — misalnya, “Ana Maria”.
- Di Peran, pilih salah satu opsi:
- Agen: menangani percakapan dari kotak masuk yang dapat diaksesnya. Ideal untuk sebagian besar tim.
- Administrator: akses penuh, termasuk pengaturan, kanal, agen, dan penagihan. Gunakan hanya untuk pemimpin dan manajer akun.
- Peran khusus: muncul di sini jika akun Anda sudah membuat profil tertentu.
- Di Alamat email, masukkan email kerja karyawan.
- Klik Tambah agen. Pesan “Agen berhasil ditambahkan” mengonfirmasi tindakan.
- Karyawan akan menerima undangan lewat email. Saat menerima, ia akan membuat kata sandi dan dapat masuk. Sampai saat itu, daftar menampilkan Verifikasi Tertunda.
- Jika email sudah memiliki akun Papo Global (misalnya, orang tersebut bekerja di perusahaan lain yang menggunakan platform ini), ia ditambahkan secara otomatis, tanpa undangan baru, dan masuk dengan kata sandi yang sudah dimilikinya.
Mengelola agen yang ada
Di daftar agen, setiap baris menampilkan ikon untuk tindakan pengelolaan. Yang utama adalah:
- Ubah: membuka layar “Edit Agen”. Anda dapat mengubah Nama Agen, Peran, dan kolom Ketersediaan (opsi: Online, Sibuk, atau Offline). Setelah mengedit, simpan dengan mengklik Edit agen. Ketersediaan juga dapat diubah oleh agen sendiri.
- Atur ulang kata sandi: di dalam layar edit, opsi ini mengirim email ke agen berisi petunjuk untuk membuat kata sandi baru. Anda tidak melihat atau menetapkan kata sandi.
- Hapus: menghapus agen dari akun. Percakapan yang ditanganinya tidak dihapus; hanya aksesnya yang dicabut. Penghapusan perlu dikonfirmasi.
Batasan penting:
- Anda tidak mengedit atau menghapus pengguna Anda sendiri melalui layar ini.
- Administrator terverifikasi terakhir di akun tidak dapat dihapus, sehingga akun tidak pernah kehilangan administrator.
Mengatur agen ke dalam tim dan kotak masuk
Setelah menambahkan agen, saatnya mengatur siapa menangani apa. Administrator dapat membuat tim dan memasukkan agen ke dalamnya. Lalu, mereka mengaitkan tim tersebut ke kotak masuk tertentu (WhatsApp, Instagram, Telegram, email, chat situs, dll.). Dengan begitu, setiap grup hanya melihat percakapan yang menjadi tanggung jawabnya, menghindari kebingungan dan tumpang tindih penanganan.
Berapa biaya setiap agen?
Di paket Silver Papo, pengguna pertama gratis selamanya. Setiap pengguna tambahan dikenai biaya R$ 97/bulan. Jika akun mencapai batas yang disepakati, saat mencoba menambahkan agen baru akan muncul peringatan, dan pendaftaran tidak akan dibuat. Untuk informasi lebih lanjut, lihat halaman harga di situs.
Pertanyaan umum
Saya tidak melihat menu “Agen” di Pengaturan. Mengapa?
Layar ini hanya tersedia untuk pengguna dengan peran Administrator. Minta administrator akun untuk menambahkan agen baru atau mengubah peran Anda.
Muncul “Email yang dimasukkan sudah digunakan”. Apa yang harus dilakukan?
Artinya email tersebut sudah terdaftar di akun Anda. Gunakan pencarian “Cari agen…” untuk menemukannya di daftar.
Bisakah saya menetapkan ketersediaan agen?
Ya. Administrator dapat mengubah ketersediaan di “Edit Agen”, dengan memilih Online, Sibuk, atau Offline. Agen sendiri juga dapat mengubah ketersediaannya melalui panel.
Jika saya menghapus agen, apakah percakapannya hilang?
Tidak. Percakapan tetap ada di akun. Agen hanya kehilangan akses ke platform.
Agen menerima undangan, tetapi tidak dapat membuat kata sandi. Bagaimana?
Minta agen memeriksa kotak spam atau junk. Pastikan juga email yang dimasukkan sudah benar. Jika masalah berlanjut, administrator dapat mengirim ulang undangan melalui opsi pengaturan ulang kata sandi di edit agen.
Bisakah saya membatasi agen hanya ke satu kotak masuk?
Ya. Untuk itu, Anda perlu membuat peran khusus yang membatasi modul yang terlihat dan mengaitkan agen secara eksklusif dengan tim yang bertanggung jawab atas kotak masuk tersebut. Lihat artikel tentang akses terbatas untuk panduan lengkapnya.
Baca juga
- Cara membuat dan mengelola peran pengguna khusus di Papo
- Cara menggunakan Chat Interno untuk percakapan grup di Papo
Mulai gratis dan susun tim Anda →
Pengguna pertama gratis selamanya, dan Anda dapat menambahkan agen tambahan seharga R$ 97/bulan.