Bagaimana cara membuat dan mengelola tugas dalam sebuah Proyek?

Untuk membuat dan mengelola tugas di Papo (https://papo.global/), gunakan modul Proyek, yang dapat diakses melalui menu samping platform. Alat ini memungkinkan Anda mengatur pekerjaan dalam papan visual bergaya Kanban, di mana Anda dapat membuat tugas, menugaskannya kepada anggota tim, menetapkan tenggat waktu dan prioritas, serta melacak kemajuan setiap aktivitas secara terpusat, baik untuk pengiriman kepada klien maupun proyek internal.

Modul Proyek adalah pusat kendali untuk pengelolaan aktivitas yang melampaui layanan pelanggan. Modul ini mengubah alur kerja yang kompleks menjadi papan yang sederhana dan visual, di mana setiap proyek memiliki kolom yang mewakili tahapan proses (seperti "Untuk Dilakukan", "Sedang Berlangsung", dan "Selesai"). Ini memberikan kejelasan tentang tanggung jawab, tenggat waktu, dan status terkini dari semua pengiriman.

Struktur Modul Proyek

Organisasi pekerjaan dibagi menjadi tiga tingkatan utama, yang dirancang agar intuitif dan fleksibel.

Komponen	Deskripsi	Contoh Penggunaan
Proyek	Wadah utama yang mengelompokkan serangkaian tugas terkait. Bisa berupa klien, kampanye, atau inisiatif internal.	"Onboarding Klien XPTO", "Kampanye Hari Ibu", "Pengembangan Situs Web Baru".
Kolom	Mewakili tahapan alur kerja Anda. Tugas dipindahkan antar kolom seiring kemajuannya.	"Backlog", "Untuk Dilakukan", "Sedang Berlangsung", "Tinjauan", "Disetujui", "Selesai".
Tugas	Unit pekerjaan individual. Berisi semua detail yang diperlukan untuk pelaksanaannya, seperti judul, penanggung jawab, dan tenggat waktu.	"Buat desain untuk postingan minggu ini", "Tinjau kontrak klien", "Konfigurasi otomatisasi email".

Cara membuat dan mengelola tugas langkah demi langkah

Ikuti langkah-langkah ini untuk mengatur, menugaskan, dan melacak aktivitas tim Anda langsung di Papo.

1. Akses dan buat Proyek Anda

Untuk memulai, temukan dan klik Proyek di menu samping kiri panel Papo. Jika item tidak terlihat, periksa dengan administrator akun Anda apakah modul tersebut aktif dan apakah profil pengguna Anda memiliki izin yang diperlukan.

Saat membuat proyek baru:

Di dalam modul, klik tombol untuk menambahkan proyek baru.
Berikan nama yang jelas dan objektif, seperti "Peluncuran Produk Q4".
Proyek akan dibuat dengan kolom standar: Untuk Dilakukan, Sedang Berlangsung, dan Selesai. Anda dapat mengganti nama, menambah, atau menghapus kolom untuk menyesuaikan papan dengan alur kerja tim Anda.

Akun baru sudah dilengkapi dengan proyek contoh bernama Departemen Komersial untuk mempermudah langkah awal.

2. Buat dan detailkan Tugas

Setelah proyek dikonfigurasi, langkah selanjutnya adalah menambahkan tugas.

Klik untuk menambahkan tugas baru di kolom yang sesuai (biasanya "Untuk Dilakukan").
Isi kolom tugas untuk memastikan penanggung jawab memiliki semua konteks yang diperlukan:
- Judul: Nama singkat dan langsung untuk aktivitas (contoh: "Siapkan presentasi penjualan").
- Deskripsi: Detailkan apa yang perlu dilakukan. Anda dapat menambahkan tautan, instruksi, dan bahkan dokumen yang dapat diedit secara real-time.
- Penanggung Jawab: Tugaskan tugas kepada satu atau lebih anggota tim.
- Tanggal Jatuh Tempo: Tetapkan batas waktu akhir untuk penyelesaian.
- Prioritas: Tentukan urgensi tugas (contoh: Rendah, Sedang, Tinggi, Mendesak).
- Lampiran: Tambahkan file yang relevan seperti gambar, video, atau PDF.
- Daftar Periksa: Buat daftar periksa (subtugas) untuk membagi aktivitas yang lebih besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

3. Lacak kemajuan di papan Kanban

Manfaat besar dari modul Proyek adalah pelacakan visual. Seiring kemajuan pekerjaan, penanggung jawab tugas harus menyeret kartu yang sesuai dari satu kolom ke kolom lainnya. Misalnya, saat memulai suatu aktivitas, kartu dipindahkan dari "Untuk Dilakukan" ke "Sedang Berlangsung".

Dinamika ini menawarkan kepada manajer pandangan real-time tentang status semua pengiriman, memfasilitasi identifikasi hambatan, penyeimbangan beban kerja, dan pemantauan produktivitas tanpa perlu manajemen mikro.

Membuat tugas dengan Super Chat

Untuk tim yang mencari lebih banyak kelincahan, dimungkinkan untuk membuat tugas menggunakan perintah teks melalui Super Chat. Daripada menavigasi menu, cukup ketik instruksi yang jelas.

Contoh perintah: buat tugas 'Tinjau proposal untuk Klien Alfa' dengan prioritas mendesak untuk besok di proyek Penjualan

Kecerdasan buatan menafsirkan perintah dan membuat tugas dalam proyek dengan detail yang ditentukan, mengoptimalkan waktu tim Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan antara modul Proyek dan Kanban Penjualan?

Meskipun keduanya menggunakan visualisasi papan (Kanban), keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Kanban Penjualan (modul CRM) dirancang untuk mengelola saluran penjualan, memindahkan peluang (bisnis) dari kontak pertama hingga penutupan. Sedangkan modul Proyek berfokus pada pengelolaan tugas dan pengiriman internal atau untuk klien, mengatur pekerjaan tim setelah penjualan atau untuk aktivitas operasional.

Bisakah saya membuat tugas dengan subtugas atau daftar periksa?

Ya. Di dalam setiap tugas, Anda dapat membuat daftar periksa terperinci. Ini ideal untuk membagi aktivitas kompleks menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat dilacak, memastikan tidak ada yang terlupakan selama pelaksanaan.

Bagaimana cara melihat semua tugas saya dari semua proyek?

Platform memungkinkan Anda melihat daftar konsolidasi tugas terpenting Anda dari semua proyek tempat Anda terlibat. Ini membantu memprioritaskan hari kerja Anda tanpa perlu membuka setiap proyek secara individual.

Apakah mungkin untuk menyesuaikan kolom papan proyek?

Ya. Kolom sepenuhnya dapat disesuaikan. Saat membuat proyek, proyek tersebut dilengkapi dengan model standar ("Untuk Dilakukan", "Sedang Berlangsung", "Selesai"), tetapi Anda dapat mengganti namanya, menambahkan tahapan baru (seperti "Untuk Ditinjau" atau "Menunggu Persetujuan") atau menyusun ulang agar papan tersebut secara akurat mewakili proses tim Anda.

Saya tidak menemukan modul "Proyek" di menu saya. Apa yang harus saya lakukan?

Jika modul Proyek tidak muncul di menu samping Anda, itu bisa karena dua alasan: modul tersebut tidak aktif untuk akun Anda, atau profil pengguna Anda tidak memiliki izin untuk mengaksesnya. Hubungi administrator akun Papo Anda agar dia dapat memeriksa pengaturan dan izin.