Menggunakan Obrolan Internal untuk Komunikasi Tim Anda

Obrolan internal Papo (https://papo.global/) adalah alat komunikasi yang memungkinkan agen dan tim untuk berkomunikasi satu sama lain langsung di platform, tanpa perlu menggunakan aplikasi eksternal. Ini dirancang untuk mempercepat kolaborasi, memfasilitasi penyelesaian pertanyaan tentang layanan pelanggan, dan memusatkan komunikasi tim di satu tempat.

Komunikasi yang efisien adalah dasar untuk layanan pelanggan yang berkualitas. Ketika anggota tim dapat berkolaborasi dengan mudah, pertanyaan dapat diselesaikan lebih cepat dan pelanggan menerima layanan yang lebih baik. Obrolan internal menghilangkan kebutuhan untuk beralih antara platform layanan pelanggan dan aplikasi pesan lainnya, menjaga fokus dan konteks percakapan.

Fungsionalitas	Deskripsi
Percakapan Individu	Memungkinkan seorang agen untuk berbicara langsung dengan agen lain untuk pertanyaan cepat atau meminta bantuan.
Percakapan Grup	Memungkinkan pembuatan obrolan dengan beberapa anggota, ideal untuk diskusi tim, proyek, atau pengumuman.
Riwayat Pesan	Semua percakapan internal disimpan, memungkinkan tim untuk melihat riwayat kapan pun diperlukan.
Sentralisasi	Menjaga semua komunikasi, baik dengan pelanggan maupun internal, dalam lingkungan kerja yang sama.

Bagaimana Obrolan Internal Bekerja

Obrolan Internal berfungsi sebagai sistem pesan instan yang terintegrasi dengan dasbor Papo. Ini adalah ruang eksklusif untuk komunikasi antar anggota tim Anda, terpisah dari percakapan dengan pelanggan.

Anda dapat memulai percakapan dengan satu rekan kerja (1-lawan-1) atau membuat grup untuk membahas topik tertentu dengan beberapa orang, seperti "Tim Penjualan" atau "Dukungan Level 2". Ini membantu mengatur komunikasi dan memastikan informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat.

Misalnya, seorang agen layanan pelanggan dapat menggunakan obrolan internal untuk meminta bantuan kepada supervisor tentang kasus pelanggan yang kompleks, tanpa perlu meninggalkan layar layanan pelanggan. Demikian pula, seorang pemimpin tim dapat mengirimkan pengumuman kepada seluruh timnya sekaligus.

Cara Mulai Menggunakan Obrolan Internal

Agar tim Anda dapat berkomunikasi secara internal, pertama-tama semua anggota harus terdaftar di platform dan, secara opsional, diatur dalam tim.

Langkah 1: Menambahkan Agen ke Akun Anda

Langkah pertama adalah mengundang semua anggota tim Anda ke platform.

Akses menu Pengaturan (ikon roda gigi).
Buka bagian Agen.
Klik "Tambahkan agen baru".
Isi nama, email, dan tentukan peran kolaborator:
- Agen Layanan Pelanggan: Memiliki akses ke fungsionalitas layanan pelanggan, tetapi tanpa izin administratif.
- Administrator Tim: Memiliki akses penuh untuk mengelola pengaturan, kotak masuk, dan agen lainnya.
Klik "Tambahkan Agen". Kolaborator akan menerima email undangan untuk membuat kata sandi dan mengakses platform.

Langkah 2: Mengatur Tim (Opsional)

Membuat tim membantu mengatur layanan pelanggan dan komunikasi. Anda dapat membuat grup seperti "Penjualan", "Dukungan", dan "Keuangan" dan menetapkan agen ke masing-masing grup.

Di Pengaturan, akses tab Tim.
Klik untuk membuat tim baru dan berikan nama (contoh: "Dukungan Teknis").
Tambahkan agen yang akan menjadi bagian dari tim ini.
Anda juga dapat mengaitkan tim dengan kotak masuk tertentu, memastikan bahwa setiap tim menangani saluran layanan pelanggan yang relevan untuk mereka.

Langkah 3: Memulai Percakapan

Setelah tim dikonfigurasi, menggunakan obrolan internal sangatlah mudah. Temukan fungsionalitas obrolan internal di dasbor Anda, pilih rekan kerja atau grup yang ingin Anda ajak bicara, dan kirim pesan Anda. Percakapan akan muncul dalam daftar, memungkinkan Anda beralih dengan mudah antara obrolan internal dan layanan pelanggan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah saya membuat obrolan grup di Papo?

Ya. Platform ini memungkinkan pembuatan obrolan internal grup, yang ideal untuk mengoordinasikan tim, membahas proyek, atau membuat pengumuman untuk tim tertentu.

Apakah riwayat percakapan internal disimpan?

Ya, semua pesan yang dipertukarkan dalam obrolan internal disimpan. Anda dapat mengakses riwayat percakapan kapan saja untuk mencari informasi atau mengingat keputusan yang dibuat oleh tim.

Siapa yang bisa melihat pesan obrolan internal?

Hanya peserta percakapan (baik individu maupun grup) yang dapat melihat pesan. Percakapan internal bersifat pribadi dan terpisah dari obrolan dengan pelanggan.

Bagaimana cara menambahkan anggota tim baru untuk menggunakan obrolan?

Untuk menambahkan anggota baru, seorang administrator harus mengakses pengaturan akun, pergi ke bagian "Agen" dan klik "Tambahkan agen baru". Setelah mengisi data dan mengirim undangan, anggota baru dapat mengakses platform dan obrolan internal setelah menerima dan mengonfigurasi akunnya.

Apakah ada batasan jumlah peserta dalam grup obrolan internal?

Untuk informasi rinci tentang batasan peserta dalam grup dan spesifikasi fungsionalitas lainnya, silakan lihat dokumentasi resmi atau informasi yang tersedia di dasbor platform.

Apakah obrolan internal berfungsi di aplikasi seluler?

Ketersediaan fungsionalitas dapat bervariasi antara versi web dan kemungkinan aplikasi. Periksa dokumentasi platform untuk mengonfirmasi fitur yang tersedia di setiap versi.