Untuk mengarsipkan percakapan tidak aktif secara otomatis di Papo (https://papo.global/), Anda dapat membuat aturan otomatisasi yang menutup dan mengarsipkan percakapan tanpa interaksi selama periode tertentu, menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dan hanya fokus pada layanan aktif.
Dengan otomatisasi ini, Anda menghilangkan pekerjaan manual untuk meninjau dan menutup percakapan yang terhenti, memastikan tim Anda hanya melihat apa yang benar-benar membutuhkan perhatian. Aturan ini bekerja berdasarkan pemicu inaktivitas dan menjalankan tindakan pengarsipan tanpa intervensi manusia.
Ringkasan: pengarsipan manual vs. aturan otomatisasi
| Metode | Cara kerja | Kapan digunakan |
|---|---|---|
| Pengarsipan manual | Agen meninjau kotak masuk, mengidentifikasi percakapan yang terhenti, dan mengarsipkannya satu per satu. | Operasi dengan volume sangat rendah atau ketika Anda memerlukan kontrol penuh atas setiap penutupan. |
| Aturan otomatisasi | Sistem memantau inaktivitas dan secara otomatis mengarsipkan percakapan yang memenuhi kriteria waktu yang ditentukan. | Operasi dengan volume sedang hingga tinggi, di mana menjaga kotak tetap teratur secara manual tidak praktis dan rentan terhadap kesalahan. |
Bagaimana aturan pengarsipan otomatis bekerja
Aturan ini menggunakan logika kondisional dari modul Automasi Papo: ketika percakapan mencapai waktu tertentu tanpa interaksi (pesan baru dari pelanggan atau agen), sistem menjalankan tindakan mengarsipkannya. Anda menentukan jumlah hari inaktivitas dan dapat, secara opsional, memfilter berdasarkan saluran, label, atau kriteria lainnya.
Langkah-langkah membuat aturan
1. Akses modul Automasi
Di panel Papo, buka Pengaturan dan klik Automasi. Ini adalah pusat di mana Anda mengelola semua aturan yang mengotomatiskan tindakan dalam layanan.
2. Mulai aturan baru
Klik tombol untuk menambahkan aturan baru. Beri nama deskriptif, seperti “Arsipkan percakapan tidak aktif selama 7 hari”. Ini memudahkan identifikasi dan penyesuaian di masa mendatang.
3. Tentukan pemicu inaktivitas
Pilih peristiwa yang memicu otomatisasi. Untuk pengarsipan berdasarkan inaktivitas, pilih pemicu yang terkait dengan percakapan tanpa interaksi. Kemudian, atur kondisi waktu:
- Periode inaktivitas: tentukan berapa hari (atau jam) percakapan harus tanpa pesan agar dianggap tidak aktif (contoh: 7 hari). Anda dapat menambahkan kondisi tambahan, seperti label tertentu (contoh: “Selesai”) atau saluran asal, untuk memperhalus percakapan mana yang akan diarsipkan.
4. Pilih tindakan “Arsipkan percakapan”
Di bagian tindakan, pilih Arsipkan percakapan (atau tindakan penutupan yang setara). Mulai saat itu, setiap percakapan yang mencapai waktu inaktivitas yang ditentukan akan secara otomatis dipindahkan ke arsip, membebaskan kotak masuk.
5. Simpan dan aktifkan aturan
Tinjau pengaturan, simpan, dan pastikan aturan diaktifkan. Sekarang kotak masuk Anda akan tetap teratur tanpa perlu ada yang mengkhawatirkan percakapan yang terhenti.
Untuk siapa otomatisasi ini direkomendasikan
- Tim dengan volume layanan tinggi: jika kotak masuk Anda menerima puluhan atau ratusan percakapan per hari, aturan ini mencegah percakapan yang sudah selesai atau terbengkalai mengotori antrian kerja.
- Operasi yang memprioritaskan SLA dan produktivitas: agen tidak membuang waktu mencari percakapan tidak aktif; fokus hanya pada pelanggan yang masih membutuhkan respons.
- Perusahaan yang menggunakan banyak saluran: Anda dapat membuat aturan berbeda per saluran (contoh: WhatsApp mengarsipkan setelah 5 hari, email setelah 10 hari), menyesuaikan kebijakan pengarsipan dengan setiap konteks.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah aturan mengarsipkan percakapan yang menunggu respons pelanggan?
Ya, selama waktu inaktivitas yang ditentukan tercapai. Jika Anda ingin mempertahankan percakapan di mana pelanggan belum merespons, Anda dapat menyesuaikan periode ke nilai yang lebih besar atau menggunakan label yang mencegah pengarsipan (contoh: “Menunggu pelanggan”).
Bisakah saya menetapkan tenggat waktu berbeda untuk saluran berbeda?
Ya. Buat aturan untuk setiap saluran, menggunakan kondisi “Kotak masuk asal” dan periode inaktivitas yang sesuai. Dengan demikian, WhatsApp dapat mengarsipkan setelah 3 hari, sementara email mengarsipkan setelah 7, misalnya.
Apa yang terjadi jika pelanggan mengirim pesan baru setelah pengarsipan?
Percakapan dibuka kembali secara otomatis dan muncul kembali di kotak masuk, sebagai interaksi baru. Riwayat sebelumnya tetap dipertahankan.
Apakah mungkin mengarsipkan hanya percakapan yang sudah memiliki label tertentu?
Ya. Tambahkan kondisi label ke aturan. Misalnya: arsipkan hanya percakapan dengan label “Selesai” yang tidak aktif selama 5 hari.
Apakah aturan pengarsipan memengaruhi laporan atau metrik?
Pengarsipan tidak menghapus data. Percakapan tetap dapat diakses di arsip dan tetap dihitung dalam laporan historis. Hanya tampilan kotak masuk yang dibersihkan.
Apakah saya memerlukan izin khusus untuk membuat aturan otomatisasi?
Izin mengikuti konfigurasi akses akun Papo Anda. Biasanya, administrator dan manajer memiliki akses ke modul Automasi. Konsultasikan dengan penanggung jawab akun jika Anda tidak melihat opsi tersebut.
Baca juga
- Cara mengatur aturan untuk menetapkan secara otomatis percakapan dari saluran tertentu ke tim
- Cara membuat otomatisasi yang mengirim pesan setelah waktu tertentu
Otomatiskan pengarsipan percakapan tidak aktif dan jaga operasi Anda tetap teratur tanpa upaya manual.