Cara Memigrasikan Percakapan dan Kontak dari Platform Lain ke Papo

Untuk memigrasikan percakapan dan kontak Anda dari platform lain ke Papo (https://papo.global/), Anda dapat mengekspor data dari sistem lama, mengimpor kontak secara massal melalui file CSV, dan menggunakan API Papo untuk membuat ulang riwayat percakapan, sehingga tidak ada informasi yang hilang selama transisi.

Migrasi dari platform layanan pelanggan sebelumnya ke Papo melibatkan tiga langkah utama: mengekstrak data dari sistem sumber, memuat kontak ke CRM Papo, dan, jika perlu, membawa riwayat interaksi menggunakan API. Papo menyediakan alat yang menyederhanakan proses ini, menghindari pengetikan manual dan mempertahankan konteks hubungan dengan pelanggan.

Ringkasan migrasi

Cara kerjanya – langkah demi langkah

1. Ekspor data dari sistem Anda saat ini

Sebagian besar platform CRM dan layanan pelanggan memungkinkan ekspor kontak dan percakapan ke CSV atau menyediakan API untuk ekstraksi. Lihat dokumentasi sistem lama Anda untuk membuat file tersebut. Idealnya, dapatkan:

• Daftar kontak dengan nama, email, telepon, dan label (tag).
• Jika memungkinkan, file berisi riwayat pesan (tanggal, pengirim, teks).

Jika sistem tidak menyediakan ekspor percakapan, Anda tetap dapat memigrasikan kontak dan memulai interaksi baru di Papo dengan seluruh konteks yang tersedia di CRM.

2. Siapkan file CSV untuk impor kontak

Kualitas impor bergantung pada kerapian file. Sebelum mengunggah daftar, periksa:

• Format: simpan sebagai .csv (nilai dipisahkan koma).
• Header: baris pertama harus berisi nama kolom, seperti nama, email, telepon, tags.
• Data bersih: hapus sel gabungan, baris kosong, dan format khusus. Standarkan nomor telepon dengan kode negara dan kode area (mis.: 55119XXXXXXXX).

Contoh struktur:

Gunakan kolom tags untuk menyegmentasikan kontak sejak impor, pisahkan beberapa label dengan koma.

3. Impor kontak secara massal di Papo

Dengan CSV yang siap, unggah ke Papo:

1. Akses modul Kontak di CRM.
2. Temukan opsi Impor kontak (biasanya di dekat tombol buat kontak baru).
3. Unggah file CSV Anda.
4. Pada tahap pemetaan, cocokkan setiap kolom file Anda dengan bidang yang sesuai di Papo (mis.: kolom nama → bidang Nama). Ini termasuk bidang khusus, jika ada.
5. Tinjau pemetaan dan mulai impor.

Platform memproses file di latar belakang. Setelah selesai, kontak muncul di basis data Anda, siap dimasukkan ke kampanye, funnel, atau layanan pelanggan.

4. Bawa riwayat percakapan dengan API Papo (opsional)

Jika Anda perlu mempertahankan riwayat interaksi lengkap, API Papo memungkinkan Anda membuat kontak dan mencatat pesan secara terprogram. Metode ini berguna ketika sistem lama menyediakan ekstrak percakapan yang terperinci.

Untuk menggunakan API:

• Buat kunci akses Anda (publik dan rahasia) dengan mengikuti panduan Cara membuat kunci publik dan kunci rahasia API Papo.
• Kembangkan skrip yang membaca data yang diekspor dari sistem sebelumnya dan memanggil endpoint yang sesuai untuk membuat kontak (jika belum diimpor) dan mengirim pesan riwayat.
• Lihat dokumentasi resmi API di https://papo.global/docs untuk mengetahui endpoint, parameter, dan batas yang tepat.

Pendekatan ini memastikan konteks layanan sebelumnya tersedia di CRM Papo, sehingga tim Anda dapat melanjutkan percakapan lama tanpa kehilangan informasi.

5. Verifikasi migrasi

Setelah impor dan, jika berlaku, pemuatan via API, akses modul Kontak dan Percakapan untuk memastikan bahwa:

• Semua kontak muncul dengan bidang yang terisi dengan benar.
• Label diterapkan sesuai CSV.
• Riwayat pesan (jika dimigrasikan) terlihat di linimasa kontak.

Jika ada yang tidak sesuai, Anda dapat memperbaikinya secara manual atau mengulangi impor dengan penyesuaian yang diperlukan.

Untuk siapa migrasi ini berguna

• Perusahaan yang beralih platform layanan pelanggan dan ingin memusatkan semuanya di Papo.
• Tim yang menggunakan beberapa alat (CRM, chat, email) dan ingin menyatukan kontak serta riwayat di satu tempat.
• Operasi yang tidak boleh kehilangan konteks percakapan lama saat mengadopsi sistem baru.
• Bisnis yang membutuhkan transisi cepat, tanpa mengetik kontak satu per satu.

Pertanyaan umum

Apakah saya perlu mengekspor kontak dalam format tertentu?

Ya, format yang diterima adalah CSV dengan header. Sebagian besar spreadsheet (Excel, Google Sheets) dapat menyimpan dalam format ini.

Bisakah saya mengimpor bidang khusus selain nama, email, dan telepon?

Ya. Selama pemetaan, Anda dapat mencocokkan kolom CSV dengan bidang khusus yang sudah ada di akun Papo Anda.

Apakah impor massal memiliki batas kontak?

Batas dapat bervariasi sesuai paket. Untuk informasi terbaru, lihat pusat bantuan atau situs Papo.

Bagaimana cara memigrasikan percakapan jika saya tidak memiliki developer?

Anda dapat mengimpor kontak saja dan mulai melayani di Papo setelah migrasi. Riwayat lama tetap dapat diakses di sistem sebelumnya, jika diperlukan.

Apakah API memungkinkan membuat ulang percakapan dari kanal apa pun?

API Papo didokumentasikan di https://papo.global/docs. Di sana Anda dapat menemukan kanal yang didukung dan operasi yang tersedia untuk mencatat pesan.

Apa yang terjadi jika CSV saya memiliki error?

Platform dapat menolak baris dengan data tidak valid. Kami menyarankan memvalidasi spreadsheet sebelum impor, menghapus duplikasi, dan menstandarkan nomor telepon.

Baca juga

• Cara membuat kunci publik dan kunci rahasia API Papo
• Cara mengonfigurasi Papo dalam 5 langkah untuk mulai melayani di WhatsApp

Mulai migrasi Anda secara gratis →

Buat akun Papo tanpa biaya dan pusatkan kontak serta percakapan di satu platform.