Cara membuat alur yang mengirim ringkasan harian percakapan melalui email

Ya, Anda dapat mengotomatiskan pengiriman ringkasan harian percakapan melalui email di Papo (https://papo.global/) menggunakan modul Flows. Platform ini menggabungkan kecerdasan buatan yang sudah menganalisis dan merangkum layanan pelanggan dengan aksi pengiriman terjadwal, menghasilkan laporan yang tiba setiap hari di kotak masuk manajer, tanpa pekerjaan manual apa pun.

Dengan otomatisasi ini, penanggung jawab operasi menerima gambaran menyeluruh tentang apa yang terjadi di layanan pelanggan: volume percakapan, topik utama, lead panas, hingga sentimen pelanggan. Semuanya diekstrak secara otomatis oleh AI Papo dan dikirim dalam format yang jelas melalui email.

Cara kerja ringkasan harian otomatis

Papo sudah menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisis percakapan secara real-time — menilai lead, mengategorikan topik, dan memberikan insight melalui asisten Capitão. Alur harian hanya menjadwalkan pengumpulan informasi tersebut dan mengirimkannya melalui email.

1. Pemicu terjadwal: Flow dimulai secara otomatis sekali sehari, pada waktu yang Anda tentukan (mis.: pukul 20.00, setelah jam kerja).
2. Pengumpulan dan peringkasan: Aksi AI menanyakan percakapan pada periode tersebut dan menghasilkan ringkasan dengan data paling relevan: total layanan, percakapan tertunda, lead dengan skor tertinggi, tag yang paling banyak diterapkan, dan bahkan analisis sentimen yang dominan.
3. Pengiriman email: Teks yang dihasilkan dimasukkan ke dalam isi email dan dikirim ke manajer (atau daftar penerima) menggunakan kredensial SMTP yang sudah dikonfigurasi di platform.

Hasilnya adalah laporan harian yang tiba tanpa perlu siapa pun menyusun spreadsheet atau membaca puluhan chat.

Langkah demi langkah membuat alur

Prasyarat: kredensial pengiriman email

Sebelum menyusun alur, Anda perlu memiliki kotak email yang dikonfigurasi di Papo untuk pengiriman. Buka Pengaturan → Kotak masuk, tambahkan kotak bertipe Email dan masukkan data server SMTP Anda (server, port, pengguna, dan kata sandi). Disarankan menggunakan layanan seperti Amazon SES atau SendGrid untuk memastikan keterkiriman.

1. Membuat Flow baru

Di menu samping, akses modul Flows dan klik untuk membuat alur baru. Beri nama yang deskriptif, seperti "Ringkasan harian percakapan".

2. Mengonfigurasi pemicu terjadwal

Tambahkan node Pemicu dan pilih opsi penjadwalan (harian). Tentukan waktu ringkasan harus dibuat dan dikirim — misalnya, pukul 19.00, tepat setelah layanan hari itu berakhir.

3. Menambahkan aksi AI untuk peringkasan

Masukkan node Aksi yang menggunakan kecerdasan buatan Papo. Konfigurasikan prompt agar AI:

• Mempertimbangkan percakapan dalam 24 jam terakhir.
• Mengekstrak metrik seperti jumlah percakapan terbuka, terselesaikan, dan tertunda.
• Mendaftar kontak dengan lead score tertinggi (pelanggan panas).
• Mengelompokkan tag yang paling sering (mis.: "Anggaran", "Dukungan teknis").
• Secara opsional, menyertakan analisis sentimen secara umum.

AI akan mengembalikan teks terstruktur yang akan menjadi isi email.

4. Menambahkan aksi pengiriman email

Setelah node AI, sertakan node Aksi lain bertipe Kirim email. Pilih kredensial yang dikonfigurasi pada prasyarat, masukkan alamat penerima (manajer) dan gunakan variabel dengan ringkasan yang dihasilkan pada langkah sebelumnya sebagai konten pesan. Anda juga dapat menetapkan subjek tetap, seperti "Ringkasan layanan – {{data}}".

5. Mengaktifkan dan menguji

Simpan alur dan aktifkan. Untuk menguji, Anda dapat memaksa eksekusi manual (jika tersedia) atau menunggu jadwal berikutnya. Periksa apakah email tiba dengan benar dan apakah kontennya mencerminkan percakapan hari itu. Sesuaikan prompt AI sesuai kebutuhan untuk menyertakan tepat informasi yang dibutuhkan manajer.

Untuk siapa otomatisasi ini berguna

• Manajer layanan pelanggan yang perlu memantau operasi tanpa masuk ke platform beberapa kali sehari.
• Supervisor penjualan yang ingin mengetahui lead mana yang paling panas dan bisnis mana yang berkembang.
• Pemilik bisnis yang mengalihdayakan layanan pelanggan tetapi menginginkan ringkasan harian tentang kualitas dan volume interaksi.
• Operasi dengan banyak kanal (WhatsApp, Instagram, email) yang ingin menggabungkan semuanya dalam satu laporan pagi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya perlu memiliki kredensial email yang dikonfigurasi sebelum membuat alur?

Ya. Pengiriman ringkasan bergantung pada kotak email dengan SMTP yang dikonfigurasi di Papo. Tanpanya, alur tidak akan dapat mengirim pesan.

Apakah AI menghasilkan ringkasan secara otomatis atau saya perlu memprogram setiap detail?

AI Papo sudah menganalisis percakapan secara real-time (skor, tag, asisten). Dalam alur, Anda hanya mengarahkan apa yang ingin disertakan dalam ringkasan melalui prompt. Platform akan mengumpulkan dan memformat informasinya.

Bisakah saya menyesuaikan konten email?

Ya. Isi email disusun dari teks yang dihasilkan AI. Anda dapat menyesuaikan prompt untuk menyertakan metrik tertentu, sapaan, atau bahkan tabel dengan lead terpanas.

Apa yang terjadi jika tidak ada percakapan pada hari itu?

Alur akan tetap dijalankan, tetapi ringkasan akan menunjukkan bahwa tidak ada aktivitas. Anda dapat mengonfigurasi kondisi opsional untuk tidak mengirim email jika tidak ada percakapan, sehingga menghindari pesan kosong.

Bisakah saya mengirim ringkasan ke lebih dari satu penerima?

Ya. Pada aksi email, Anda dapat memasukkan beberapa alamat (dipisahkan koma) atau bahkan menggunakan daftar kontak yang telah ditentukan, selama kredensial pengiriman mendukung volumenya.

Apakah alur ini menghabiskan kredit AI?

Pembuatan ringkasan menggunakan pemrosesan AI Papo, yang sudah termasuk dalam paket platform. Detail tentang batas penggunaan dapat dilihat langsung di situs web.

Baca juga

• Cara mengirim notifikasi percakapan baru ke Slack menggunakan Webhook
• Cara membuat dan menggunakan template email untuk kampanye Anda?

Mulai gratis dan otomatiskan laporan Anda →

Dengan pengguna pertama gratis, Anda dapat menguji alur ringkasan harian dan meningkatkan skala operasi Anda tanpa biaya awal.