Untuk mengirim pesan suara melalui WhatsApp di Papo (https://papo.global/), gunakan fitur perekaman audio yang tersedia di kotak komposisi pada layar percakapan. Dengan beberapa klik, Anda merekam dan mengirim audio ke pelanggan, sementara seluruh interaksi tetap tercatat dalam riwayat layanan, tanpa perlu mengetik.
Mengirim audio langsung dari platform mempercepat respons, membuat komunikasi lebih manusiawi, dan ideal untuk menjelaskan informasi yang rumit atau memberikan balasan cepat saat Anda mengerjakan tugas lain. Semuanya terpusat di inbox yang sama, tanpa perlu berpindah aplikasi.
Ringkasan fitur audio
| Fitur | Deskripsi | Manfaat utama |
|---|---|---|
| Perekaman suara | Ikon mikrofon di kotak komposisi percakapan. | Respons lebih cepat dan personal, tanpa mengetik. |
| Pengiriman langsung | Audio dikirim begitu perekaman selesai. | Mengurangi waktu respons dan menjaga alur percakapan. |
| Riwayat terintegrasi | Audio muncul di linimasa chat, bersama teks dan file. | Konteks pelanggan lengkap, bahkan setelah transfer antaragen. |
| Tanpa instalasi tambahan | Berfungsi langsung di browser, menggunakan mikrofon komputer. | Siap digunakan, tanpa konfigurasi tambahan. |
Cara mengirim pesan suara: langkah demi langkah
Pengiriman audio dilakukan langsung di layar percakapan, tanpa keluar dari layanan. Prosesnya intuitif dan tidak memerlukan pengetahuan teknis.
- Buka percakapan – Di menu Percakapan, pilih chat pelanggan yang ingin Anda kirimi audio.
- Temukan ikon mikrofon – Di kotak komposisi, di samping kolom teks, Anda akan melihat ikon mikrofon. Ini adalah kontrol untuk merekam pesan suara.
- Rekam audio – Klik ikon dan tahan untuk merekam (atau klik untuk mulai dan klik lagi untuk berhenti, tergantung antarmuka). Bicara seperti biasa, menggunakan mikrofon komputer atau headset Anda.
- Kirim otomatis – Begitu perekaman dihentikan, audio otomatis dikirim ke pelanggan. Tidak perlu mengonfirmasi pengiriman.
- Pantau riwayat – Pesan suara muncul di linimasa percakapan, ditandai sebagai file audio, dan dapat diputar baik oleh Anda maupun pelanggan.
Seluruh proses berlangsung di dalam Papo, sehingga agen tetap memiliki konteks pelanggan secara lengkap.
Kapan menggunakan pesan suara dalam layanan
Pengiriman audio sangat berguna dalam situasi ketika mengetik akan lambat atau kurang personal:
- Respons cepat – Untuk memberikan balasan langsung saat Anda mencari informasi lain.
- Penjelasan rumit – Menjelaskan proses secara rinci atau memandu pelanggan langkah demi langkah, dengan intonasi dan kejelasan.
- Layanan lebih manusiawi – Menyampaikan empati dan kedekatan, terutama dalam situasi sensitif.
- Follow-up personal – Meninggalkan pesan suara untuk prospek atau pelanggan, memperkuat hubungan.
- Layanan saat bergerak – Agen yang menggunakan Papo di perangkat seluler dapat merekam audio dengan lebih gesit.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya perlu menginstal program untuk mengirim audio?
Tidak. Perekaman dan pengiriman pesan suara berfungsi langsung di browser, menggunakan mikrofon komputer atau perangkat seluler Anda. Anda hanya perlu memiliki akun Papo yang aktif dan izin akses ke mikrofon.
Bisakah saya mendengarkan audio sebelum mengirim?
Perilaku default adalah pengiriman otomatis setelah perekaman. Untuk meninjau konten, kami menyarankan merekam audio pendek dan, jika perlu, mengirim pesan baru. Platform ini dirancang untuk kecepatan, menghindari langkah tambahan.
Apakah audio tersimpan di riwayat percakapan?
Ya. Setiap pesan suara yang dikirim atau diterima tercatat di linimasa chat, bersama teks, gambar, dan file lainnya. Ini memastikan riwayat lengkap tersedia untuk penelusuran di masa mendatang dan saat pergantian agen.
Bisakah saya mengirim audio ke kanal lain selain WhatsApp?
Fitur pesan suara tersedia untuk kanal yang kompatibel, seperti WhatsApp. Untuk memeriksa ketersediaan di kanal lain (Instagram, Messenger, dll.), lihat dokumentasi khusus atau hubungi dukungan Papo.
Bisakah pelanggan membalas saya dengan audio?
Ya. Saat pelanggan mengirim audio melalui WhatsApp, audio tersebut muncul seperti biasa di percakapan dalam Papo, dan Anda dapat memutarnya langsung di platform. Ini menjaga komunikasi dua arah tanpa keluar dari inbox.
Bagaimana jika mikrofon tidak berfungsi?
Periksa apakah browser memiliki izin untuk mengakses mikrofon dan apakah perangkat audio sudah terhubung serta dipilih dengan benar di pengaturan sistem. Masalah perangkat keras atau izin browser adalah penyebab yang paling umum.
Baca juga
- Bagaimana cara menjadwalkan pengiriman pesan ke kontak?
- Bagaimana cara menggunakan Catatan Internal untuk berkolaborasi dalam layanan?
Pengguna pertama gratis agar Anda dapat mencoba semua fitur platform tanpa komitmen.