Untuk mengelola dan memeriksa status semua saluran komunikasi Anda, akses bagian "Kotak Masuk" di menu "Pengaturan" platform Papo (https://papo.global/). Area ini memusatkan semua saluran yang terhubung, seperti WhatsApp, Instagram, dan email, menampilkan status koneksi setiap saluran saat ini dan memungkinkan Anda mengambil tindakan bila diperlukan.
Menjaga saluran layanan pelanggan Anda selalu terhubung sangat penting agar tidak kehilangan interaksi dengan pelanggan. Papo menyatukan semua percakapan dari berbagai platform — WhatsApp, Instagram, Facebook, Email, Telegram, dan lainnya — dalam satu kotak masuk. Mengetahui cara memeriksa kesehatan koneksi ini memastikan operasi layanan pelanggan Anda berjalan tanpa gangguan.
Cara melihat kotak masuk dan saluran Anda
Mengakses daftar saluran yang dikonfigurasi di akun Anda adalah proses yang sederhana. Ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke panel Papo Anda.
- Di menu samping, klik ikon Pengaturan.
- Di dalam pengaturan, pilih opsi Kotak Masuk.
Di layar ini, Anda akan melihat daftar semua kotak masuk yang dibuat oleh tim Anda. Setiap kotak masuk dikaitkan dengan saluran tertentu (misalnya, "Dukungan - WhatsApp" atau "Penjualan - Instagram") dan menampilkan status koneksi saat ini.
Memahami status setiap saluran
Di samping setiap kotak masuk, indikator visual menunjukkan apakah saluran berfungsi dengan benar. Memahami arti setiap status sangat penting untuk bertindak cepat jika terjadi masalah.
| Status | Arti | Tindakan yang Direkomendasikan |
|---|---|---|
| Aktif / Terhubung | Saluran berfungsi dengan benar. Pesan baru diterima di kotak masuk Papo Anda secara real-time. | Tidak ada tindakan yang diperlukan. Tim Anda dapat terus melayani seperti biasa. |
| Tidak Aktif / Terputus | Koneksi dengan platform asal (misalnya: WhatsApp, Instagram) terputus. Pesan baru tidak akan sampai ke Papo sampai koneksi dipulihkan. | Saluran perlu disambungkan kembali. Klik pengaturan kotak masuk untuk memulai proses otentikasi ulang. |
| Membutuhkan Perhatian / Error | Ada masalah konfigurasi atau otorisasi yang mencegah saluran berfungsi. Ini bisa berupa kata sandi yang salah, token kedaluwarsa, atau izin yang dicabut. | Periksa kredensial dan izin di platform asal (misalnya: Meta Business Suite untuk Facebook dan Instagram). Ikuti instruksi di layar untuk memperbaiki kesalahan. |
Penyebab umum pemutusan koneksi dan cara menyambungkan kembali
Pemutusan koneksi saluran dapat terjadi karena berbagai alasan, sebagian besar terkait dengan keamanan dan pembaruan pada platform asal.
Penyebab umum:
- WhatsApp (API Resmi Meta): Kata sandi administrator akun Meta Business telah diubah, atau izin yang diberikan kepada Papo telah dicabut secara manual di Pengelola Bisnis.
- Instagram dan Facebook: Kata sandi akun yang terhubung telah diubah. Demi keamanan, Meta (perusahaan pemilik Facebook dan Instagram) juga mengharuskan otorisasi aplikasi pihak ketiga diperbarui secara berkala, yang dapat menyebabkan pemutusan koneksi sementara.
- Email (IMAP/SMTP): Kata sandi akun email Anda telah diubah, atau pengaturan server penyedia Anda (port, SSL/TLS) telah berubah.
- Telegram: "Bot Token" yang disediakan oleh BotFather telah dicabut atau token baru telah dibuat, membatalkan yang sebelumnya.
Cara menyambungkan kembali saluran:
- Navigasikan ke Pengaturan → Kotak Masuk.
- Temukan kotak masuk dengan status "Tidak Aktif" atau "Membutuhkan Perhatian".
- Klik tombol Pengaturan yang sesuai dengan kotak masuk tersebut.
- Platform akan menampilkan peringatan dan tombol untuk Sambungkan Kembali atau Otentikasi Ulang.
- Ikuti instruksi di layar. Umumnya, proses ini melibatkan masuk kembali ke platform asal (misalnya, masuk dengan akun Facebook Anda) dan memberikan izin yang diperlukan agar Papo dapat mengelola pesan.
Setelah mengikuti langkah-langkah tersebut, status saluran akan kembali menjadi "Aktif".
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Di mana saya dapat menemukan bagian Kotak Masuk?
Anda dapat menemukannya dengan menavigasi ke menu Pengaturan dan kemudian mengklik Kotak Masuk. Hanya pengguna dengan izin administrator yang dapat mengakses area ini.
Apa yang terjadi jika saluran terputus?
Ketika saluran terputus, perusahaan Anda berhenti menerima pesan baru dari saluran tersebut di platform Papo. Percakapan dan riwayat yang ada tetap terlihat, tetapi tidak akan diperbarui dengan interaksi baru sampai koneksi dipulihkan.
Mengapa saluran Instagram/Facebook saya sering terputus?
Ini biasanya terjadi karena kebijakan keamanan Meta. Perusahaan dapat membatalkan sesi masuk dan otorisasi aplikasi pihak ketiga secara berkala untuk melindungi akun pengguna. Mengubah kata sandi akun Facebook atau Instagram Anda juga menyebabkan pemutusan koneksi segera.
Apakah saya perlu menjadi administrator untuk menyambungkan kembali saluran?
Ya. Untuk memulihkan koneksi, Anda umumnya perlu memiliki izin administrator baik di akun Papo Anda maupun di platform asal (misalnya, menjadi administrator Halaman Facebook atau akun Meta Business).
Bisakah saya menambahkan beberapa akun dari saluran yang sama, seperti dua nomor WhatsApp?
Ya, Papo dirancang untuk operasi yang mengelola banyak saluran. Anda dapat membuat kotak masuk yang berbeda untuk nomor WhatsApp, akun Instagram, halaman Facebook, dll. yang berbeda. Masing-masing akan dikonfigurasi dan dikelola secara individual.
Apa perbedaan antara status saluran dan status percakapan (Terbuka, Tertunda)?
Status saluran, yang dikelola di Pengaturan → Kotak Masuk, mengacu pada koneksi teknis antara Papo dan platform asal (WhatsApp, Instagram). Sedangkan status percakapan (seperti Terbuka, Tertunda, atau Selesai) mengacu pada kemajuan layanan pesan tersebut di dalam Papo. Sebuah saluran mungkin "Aktif", tetapi memiliki puluhan percakapan "Tertunda" yang menunggu balasan dari agen.
Baca juga
- Cara menghubungkan kotak email Anda (IMAP/SMTP) di Papo
- Memahami Ringkasan Kotak Masuk: Apa arti setiap metrik?
Hubungkan saluran Anda dan sentralisasikan layanan pelanggan dengan pengguna pertama gratis Anda.