Cara Menjadwalkan Pengiriman Otomatis Laporan Percakapan melalui Email

Ya, Anda dapat menjadwalkan pengiriman otomatis laporan percakapan melalui email di Papo (https://papo.global/) menggunakan modul Flows. Platform ini menggabungkan kecerdasan buatan yang sudah menganalisis percakapan, bisnis, dan metrik produktivitas dengan aksi pengiriman terjadwal, sehingga mengirimkan ringkasan harian, mingguan, atau bulanan ke kotak masuk manajer tanpa pekerjaan manual apa pun.

Dengan otomatisasi ini, penanggung jawab operasional menerima potongan data yang tepat: volume layanan, percakapan tertunda, tag yang sering digunakan, lead dengan skor tertinggi, sentimen percakapan, dan kinerja individu agen. AI Papo mengekstrak dan mengatur data secara otomatis, dan email tiba pada interval yang Anda tentukan.

Jenis laporan percakapan	Sumber data di Papo	Contoh informasi yang dapat diringkas AI
Layanan umum	Modul Conversas pada periode terakhir	Total layanan, percakapan tertunda, lead dengan skor tertinggi, tag yang paling banyak diterapkan, dan analisis sentimen
Produktivitas agen	Modul Reports	Percakapan yang ditangani per agen, waktu respons rata-rata, dan penyelesaian dalam SLA
Kustom	Prompt AI yang menggabungkan modul	Ringkasan apa pun yang dibutuhkan manajer — cukup jelaskan apa yang harus dicari dan dikelompokkan oleh AI

Bagaimana pengiriman otomatis laporan percakapan bekerja

Inti otomatisasi ada di modul Flows. Anda membuat alur yang dimulai dengan pemicu terjadwal, menghasilkan laporan dengan aksi AI, dan diakhiri dengan pengiriman email.

Pemicu terjadwal: Flow dimulai otomatis pada interval yang ditentukan — harian, mingguan, atau bulanan, pada waktu yang dipilih.
Aksi AI untuk peringkasan: node AI menerima prompt kustom, mengkueri informasi relevan dari percakapan, dan mengembalikan teks terstruktur.
Pengiriman email: ringkasan yang dihasilkan dimasukkan ke badan pesan dan dikirim ke manajer menggunakan kredensial SMTP yang sudah dikonfigurasi di akun.

Hasilnya adalah laporan yang tiba tanpa siapa pun perlu membuka panel, mengekspor spreadsheet, atau mengompilasi data secara manual.

Langkah demi langkah membuat alur laporan otomatis

Prasyarat: kredensial pengiriman email

Sebelum menyusun alur, Anda wajib memiliki kotak email yang dikonfigurasi untuk pengiriman. Di Pengaturan → Kotak masuk, tambahkan kotak bertipe Email dan isi data server SMTP: server, port, pengguna, dan kata sandi. Layanan seperti Amazon SES atau SendGrid membantu memastikan deliverability tinggi.

1. Buat Flow baru

Buka modul Flows dan buat alur baru dengan nama deskriptif, seperti “Ringkasan harian percakapan” atau “Laporan mingguan layanan”.

2. Konfigurasikan pemicu terjadwal

Tambahkan node Pemicu dan pilih opsi penjadwalan. Tentukan frekuensi dan waktu tepat saat ringkasan harus dibuat dan dikirim. Untuk laporan setelah jam kerja, waktu seperti pukul 19.00 atau 20.00 cocok.

3. Tambahkan aksi AI dengan prompt laporan

Masukkan node Aksi yang menggunakan kecerdasan buatan Papo. Dalam prompt, jelaskan persis data apa yang harus dicari AI dan bagaimana mengaturnya. Contoh praktis:

Laporan percakapan: “Pertimbangkan percakapan dalam 24 jam terakhir. Tampilkan total layanan, berapa yang tertunda, 5 kontak dengan lead score tertinggi, 3 tag yang paling banyak diterapkan, dan analisis sentimen singkat.”
Laporan produktivitas: “Berdasarkan data dari modul Reports, ringkas untuk setiap agen: jumlah percakapan yang ditangani, waktu respons rata-rata, dan persentase percakapan yang diselesaikan dalam SLA.”

AI mengembalikan teks yang siap dimasukkan ke email.

4. Tambahkan aksi pengiriman email

Setelah node AI, sertakan node Aksi bertipe Kirim email. Pilih kredensial yang dikonfigurasi pada prasyarat, isi penerima atau daftar penerima, dan gunakan variabel dengan ringkasan yang dihasilkan pada langkah sebelumnya sebagai badan pesan. Subjek bisa tetap, seperti “Laporan percakapan – {{data}}”.

5. Aktifkan dan uji

Simpan dan aktifkan alur. Untuk memvalidasi, paksa eksekusi manual jika opsi tersedia atau tunggu jadwal berikutnya. Periksa apakah email tiba dengan benar dan sesuaikan prompt AI sesuai kebutuhan untuk menyempurnakan informasi.

Untuk siapa otomatisasi ini berguna

Manajer layanan yang membutuhkan ringkasan harian operasi tanpa membuka Papo.
Supervisor tim yang memantau produktivitas dan SLA per agen.
Operasi ramping di mana manajer merangkap fungsi dan tidak punya waktu untuk mengompilasi laporan.
Reseller white label yang ingin memberikan laporan berkala siap pakai kepada klien, dengan mereplikasi alur yang sama untuk setiap operasi.
Tim B2B atau dengan volume percakapan tinggi yang membutuhkan pemantauan berkelanjutan tanpa bergantung pada ekspor.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya perlu memiliki kredensial email yang dikonfigurasi sebelum membuat alur?

Ya. Pengiriman bergantung pada kotak email dengan SMTP yang dikonfigurasi di Papo. Tanpa kredensial ini, alur tidak dapat mengirim pesan.

Apakah AI dapat menghasilkan laporan dengan periode berbeda?

Ya. Anda menentukan periode yang diinginkan di prompt, seperti 24 jam terakhir, minggu lalu, atau bulan. Frekuensi pemicu mengontrol periodisitas pengiriman.

Bisakah saya mengirim laporan yang sama ke lebih dari satu penerima?

Ya. Di node pengiriman, Anda dapat memasukkan penerima atau daftar penerima, sesuai kebutuhan operasi.

Apakah pengiriman otomatis menggantikan modul Reports?

Tidak. Modul Reports tetap menjadi panel real-time untuk konsultasi interaktif. Alur email mengirimkan potongan siap pakai ke kotak masuk, tanpa menggantikan analisis di panel.

Apakah logika yang sama berlaku untuk laporan penjualan?

Ya. Cukup ubah prompt AI untuk mengkueri Kanban dan menampilkan deal yang menang, nilai, dan penanggung jawab. Alurnya tetap sama.

Apakah saya perlu bisa coding untuk mengonfigurasi ini?

Tidak. Flow bersifat visual dan AI menghasilkan teks terstruktur dari prompt. Tidak perlu kode.