Untuk mengelola penukaran dan pengembalian di e-commerce secara otomatis, Papo (https://papo.global/) menawarkan platform yang menghubungkan saluran komunikasi Anda, seperti WhatsApp, dengan otomatisasi cerdas dan asisten Capitão. Dengan itu, Anda dapat mengirim instruksi pengembalian, kode pos, dan pembaruan pelacakan secara otomatis, mengurangi volume tiket dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Toko online kehilangan waktu dan sumber daya untuk menjawab pertanyaan secara manual tentang tenggat waktu, prosedur, dan status pengembalian. Papo mengatasi hambatan ini dengan mengubah peristiwa di toko Anda menjadi tindakan otomatis yang menjaga pelanggan tetap terinformasi dan membebaskan tim Anda untuk tugas yang lebih bernilai.
| Otomatisasi pengembalian | Bagaimana Papo membantu | Manfaat utama |
|---|---|---|
| Pengiriman instruksi dan kode pos | Flow yang dipicu oleh webhook mengirim pesan WhatsApp dengan semua informasi. | Menghilangkan jawaban manual yang berulang dan mempercepat proses. |
| Pelacakan status | Pembaruan otomatis tentang pelacakan dan penyelesaian pengembalian. | Menjaga pelanggan tetap terinformasi dan mengurangi kecemasan. |
| Dukungan cerdas dengan Capitão | AI yang dilatih dengan kebijakan penukaran menjawab pertanyaan umum dan memeriksa status. | Layanan 24/7 tanpa membebani tim. |
| Manajemen di CRM | Pembuatan kartu di Kanban untuk melacak setiap permintaan pengembalian. | Visibilitas total proses dan tindak lanjut yang terorganisir. |
Bagaimana pengelolaan penukaran dan pengembalian di Papo bekerja
Platform ini mengintegrasikan tiga modul agar otomatisasi bekerja dari ujung ke ujung: Flows, Capitão, dan CRM.
- Koneksi dengan toko Anda – Platform e-commerce Anda (Shopify, Nuvemshop, WooCommerce, atau lainnya) mengirim sinyal ke Papo melalui webhook setiap kali permintaan penukaran atau pengembalian dicatat.
- Pemicu flow – Webhook mengaktifkan alur otomatisasi (Flow) yang telah dikonfigurasi. Anda dapat menggunakan template dari Biblioteca de Flows atau membuatnya dari awal.
- Komunikasi proaktif – Flow mengirim pesan template (HSM) yang disetujui WhatsApp dengan instruksi, kode pos, dan tautan pelacakan. Jika pelanggan membalas, percakapan masuk ke kotak masuk terpadu.
- Dukungan cerdas – Capitão, asisten AI Papo, menangani pertanyaan umum tentang tenggat waktu, kondisi, dan status, membebaskan agen untuk kasus kompleks.
- Manajemen di CRM – Setiap permintaan dapat menghasilkan kartu di Kanban, dipindahkan antar tahap seperti “Diminta”, “Dikirim”, “Diterima”, dan “Selesai”, memastikan visibilitas dan tindak lanjut.
Langkah demi langkah: mengonfigurasi otomatisasi pengembalian
| Langkah | Tindakan | Deskripsi |
|---|---|---|
| 1. Webhook toko | Konfigurasikan platform Anda untuk mengirim webhook ke Papo saat pengembalian diminta. | Webhook harus berisi data seperti ID pesanan, nama pelanggan, dan kode pos (jika sudah dibuat). |
| 2. Flow di Papo | Akses modul Flows dan instal template pengembalian dari Biblioteca atau buat flow baru. | Pemicunya adalah webhook yang diterima. Anda dapat menambahkan kondisi untuk menangani berbagai alasan pengembalian. |
| 3. Pesan WhatsApp | Di dalam flow, konfigurasikan pengiriman pesan template (HSM) dengan variabel dinamis. | Contoh: “Halo, {{nome}}! Permintaan pengembalian Anda untuk pesanan {{pedido}} telah diterima. Kirim produk menggunakan kode pos {{codigo}}. Lacak di {{link_rastreio}}.” |
| 4. Aktifkan dan uji | Simpan dan aktifkan flow. Simulasikan permintaan untuk memverifikasi bahwa pesan diterima dengan benar. | Sesuaikan teks dan variabel sesuai kebutuhan. |
| 5. Integrasikan Capitão | Di modul Capitão, daftarkan FAQ tentang kebijakan penukaran dan pengembalian. | Pertanyaan seperti “Berapa lama batas waktu pengembalian?” atau “Bagaimana cara mengemas produk?” akan dijawab secara otomatis. |
| 6. Pantau di CRM | Buat funnel di Kanban untuk proses pengembalian. | Setiap permintaan baru dapat menghasilkan kartu secara otomatis, dipindahkan oleh agen saat status berkembang. |
Mengintegrasikan Capitão untuk dukungan cerdas dalam penukaran
Capitão adalah asisten AI Papo yang dapat dilatih dengan kebijakan penukaran toko Anda. Selain menjawab pertanyaan umum, ia dapat dikonfigurasi dengan alat bawaan atau khusus untuk memeriksa status pesanan secara real-time — misalnya, memverifikasi apakah produk sudah diterima di pusat distribusi. Ini secara drastis mengurangi kebutuhan intervensi manusia, terutama pada jam sibuk.
Ketika percakapan membutuhkan analisis yang lebih kompleks, Capitão mentransfer ke agen manusia, yang sudah menerima riwayat interaksi lengkap di kotak masuk.
Untuk siapa solusi ini
- E-commerce fashion, elektronik, dan aksesori yang menangani volume tinggi penukaran dan pengembalian.
- Toko yang sudah menggunakan WhatsApp sebagai saluran utama dan ingin mengotomatiskan purna jual tanpa kehilangan sentuhan manusia.
- Operasi yang ingin mengurangi biaya dukungan, menjaga kepuasan pelanggan dengan respons cepat dan akurat.
- Perusahaan yang membutuhkan visibilitas manajerial atas proses pengembalian, mengintegrasikan CRM ke dalam alur layanan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya perlu memiliki sistem logistik terintegrasi untuk menghasilkan kode pos?
Tidak harus. Kode pos dapat dihasilkan oleh sistem apa pun dan dikirim sebagai variabel di webhook. Papo hanya memasukkannya ke dalam pesan WhatsApp. Jika logistik Anda sudah menghasilkan kode, cukup sertakan dalam data webhook.
Apakah Capitão dapat memeriksa status pesanan secara otomatis?
Ya, asalkan Anda mengonfigurasi alat yang sesuai. Capitão dapat diintegrasikan ke sistem manajemen pesanan Anda untuk memeriksa status secara real-time dan memberi tahu pelanggan, tanpa intervensi manusia.
Bisakah saya menggunakan flow yang sama untuk penukaran dan pengembalian?
Ya. Anda dapat membuat satu flow dan menggunakan kondisi untuk menangani setiap kasus, atau membuat flow terpisah untuk penukaran dan pengembalian, tergantung pada kompleksitas aturan bisnis Anda.
Bagaimana CRM membantu mengelola pengembalian?
CRM Papo memungkinkan Anda membuat funnel visual di Kanban untuk melacak setiap permintaan. Anda dapat memindahkan kartu antar tahap, mencatat observasi, dan menghasilkan laporan volume dan waktu penyelesaian.
Apakah perlu memiliki API Resmi WhatsApp?
Ya, untuk mengirim pesan template (HSM) perlu menggunakan API Resmi WhatsApp Business. Papo membantu dalam koneksi dan manajemen API ini.
Bisakah saya menyesuaikan pesan sesuai dengan alasan pengembalian?
Ya. Di dalam flow, Anda dapat menambahkan kondisi berdasarkan field “alasan” yang diterima oleh webhook dan mengirim pesan berbeda untuk setiap situasi, seperti cacat, penyesalan, atau ukuran yang salah.
Baca juga
- Cara mengonfigurasi Capitão untuk memeriksa stok produk secara real-time
- Cara menginstal template dari Biblioteca de Flows di Papo
Dengan Papo, Anda mengotomatiskan proses pengembalian dan mengurangi volume tiket dukungan.