Ya, Anda dapat mengelola daftar tunggu di modul Atendimentos Papo (https://papo.global/) dengan mengonfigurasi otomatisasi yang memantau pembatalan dan memberi tahu pelanggan yang berminat via WhatsApp tentang jadwal baru yang tersedia. Dengan begitu, ketika pelanggan membatalkan janji, slot tersebut otomatis ditawarkan kepada kontak lain yang sudah menyatakan minat, mengurangi waktu kosong di agenda dan meningkatkan tingkat okupansi.
| Tahap | Tindakan yang diperlukan | Fitur Papo yang digunakan |
|---|---|---|
| Mengidentifikasi pembatalan | Buat pemicu yang mendeteksi saat layanan berubah ke status "Dibatalkan" di modul Atendimentos. | Aturan, Flow, atau Synapse |
| Memelihara daftar tunggu | Atur kontak yang berminat dalam segmen (tag, daftar statis, atau tahap Kanban). | CRM, Kontak, Tag |
| Memberi tahu ketersediaan | Kirim otomatis pesan via WhatsApp ke kontak daftar yang memberi tahu jadwal yang telah dibebaskan. | Pemicu, Flow, WhatsApp Cloud API |
| Konfirmasi penjadwalan ulang | Pelanggan merespons pesan dan AI menjadwalkan ulang tanpa intervensi manual. | Super Chat, AI, Atendimentos |
Cara kerja daftar tunggu otomatis
Modul Atendimentos Papo memusatkan layanan, profesional, dan jadwal yang telah dipesan. Ketika janji dibatalkan — baik oleh pelanggan maupun tim — status layanan diubah di sistem. Platform menawarkan fitur otomatisasi (Aturan, Flow, dan Synapse) yang dapat bereaksi terhadap perubahan status ini secara real time.
Saat mendeteksi pembatalan, otomatisasi memeriksa daftar tunggu yang telah ditentukan sebelumnya: sekelompok kontak yang sudah meminta layanan atau jadwal tersebut, tetapi tidak mendapatkan slot. Kemudian, ia mengirim pesan WhatsApp ke masing-masing dari mereka, memberi tahu bahwa jadwal tersebut kosong kembali. Pelanggan pertama yang merespons dapat memiliki penjadwalan ulang yang dikonfirmasi oleh AI Papo, yang memeriksa agenda dan membuat acara baru secara otomatis.
Seluruh siklus — deteksi, notifikasi, dan penjadwalan ulang — terjadi tanpa agen perlu memantau agenda secara manual atau mengirim pesan satu per satu.
Langkah demi langkah untuk mengonfigurasi daftar tunggu
Meskipun detail setiap layar dapat bervariasi sesuai konfigurasi akun Anda, alur logis untuk membangun otomatisasi ini mengikuti empat tahap utama.
1. Buat dan atur daftar tunggu Anda
Sebelum otomatisasi apa pun, Anda perlu memiliki segmen kontak yang mewakili pelanggan yang berminat pada layanan atau rentang waktu tertentu. Di CRM Papo, Anda dapat:
- Terapkan tag tertentu (mis.: "daftar-tunggu-konsultasi") ke kontak yang meminta layanan dan tidak mendapatkan slot.
- Membuat daftar statis kontak secara manual.
- Menempatkan kontak di tahap Kanban khusus untuk "Menunggu slot".
Segmen ini akan menjadi target notifikasi ketika jadwal yang dibatalkan sesuai dengan minat.
2. Konfigurasikan pemicu pembatalan
Gunakan otomatisasi Papo (Aturan atau Flow) untuk menentukan peristiwa pemicu. Pemicu harus berupa perubahan status layanan menjadi "Dibatalkan" di dalam modul Atendimentos. Platform memungkinkan Anda membuat kondisi berdasarkan perubahan status, dan Anda dapat membatasi pemicu pada layanan atau profesional tertentu, jika perlu.
3. Tentukan tindakan notifikasi
Tindakan yang terkait dengan pemicu adalah pengiriman pesan WhatsApp ke kontak daftar tunggu. Anda dapat menggunakan:
- Template pesan WhatsApp yang telah disetujui sebelumnya (HSM), yang berisi informasi jadwal yang dibebaskan dan ajakan untuk merespons.
- Flow yang memicu pesan ke setiap kontak di segmen, menggunakan integrasi dengan WhatsApp Cloud API.
Pesan dapat mencakup detail seperti hari, jam, dan profesional yang tersedia, mendorong pelanggan untuk merespons dengan cepat agar mendapatkan slot.
4. Aktifkan AI untuk penjadwalan ulang (opsional)
Untuk menutup siklus tanpa pekerjaan manual, biarkan AI Papo (Super Chat) tetap aktif di kotak masuk. Ketika pelanggan merespons notifikasi, AI menafsirkan pesan, memeriksa agenda yang diperbarui, dan melakukan penjadwalan baru, mengonfirmasi semuanya di percakapan itu sendiri.
Untuk siapa fitur ini direkomendasikan
Daftar tunggu otomatis sangat berguna untuk bisnis dengan permintaan tinggi dan agenda padat, di mana setiap jadwal yang hilang mewakili pendapatan yang tidak terealisasi:
- Klinik dan praktik (dokter, dokter gigi, psikolog) yang sering mengalami pembatalan mendadak.
- Salon kecantikan dan barbershop dengan daftar pelanggan yang menunggu slot.
- Studio pilates, yoga, dan gym yang menawarkan kelas dengan slot terbatas.
- Penyedia layanan yang bergantung pada penjadwalan (layanan teknis, konsultasi).
Jika bisnis Anda sudah menggunakan modul Atendimentos Papo, menambahkan otomatisasi ini mengurangi upaya tim dan meningkatkan pengalaman pelanggan, yang menerima peluang jadwal tanpa perlu terus-menerus memeriksa agenda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya perlu membuat otomatisasi dari awal atau ada template siap pakai?
Papo menyediakan alat otomatisasi (Aturan, Flow, Synapse) agar Anda dapat membangun alur sesuai operasi Anda. Tidak ada template pra-konfigurasi khusus untuk daftar tunggu, tetapi logikanya dapat disusun dengan cepat dari pemicu dan tindakan yang tersedia.
Bisakah saya hanya memberi tahu pelanggan yang benar-benar meminta jadwal tersebut?
Ya. Dengan menggunakan tag atau daftar tersegmentasi berdasarkan layanan atau profesional, Anda memastikan pesan hanya dikirim kepada mereka yang telah menunjukkan minat pada jenis layanan tersebut, menghindari notifikasi yang tidak relevan.
Apakah pesan WhatsApp yang dikirim adalah template resmi Meta?
Disarankan untuk menggunakan template yang disetujui (HSM) untuk menjamin keterkiriman dan mematuhi kebijakan WhatsApp. Papo memungkinkan Anda mengelola dan mengirim template resmi langsung dari platform.
Apa yang terjadi jika beberapa pelanggan merespons pada saat yang sama?
AI Papo atau agen manusia dapat mengonfirmasi jadwal untuk pelanggan pertama yang menerima slot. Pelanggan lain dapat diberi tahu bahwa jadwal sudah terisi dan, jika mau, tetap berada di daftar tunggu untuk peluang berikutnya.
Bisakah saya menggunakan otomatisasi ini untuk layanan berulang?
Ya. Jika jadwal layanan berulang (mis.: kelas mingguan) dibatalkan, logika yang sama berlaku: pemicu mendeteksi pembatalan dan memberi tahu daftar tunggu khusus untuk layanan tersebut.
Apakah mungkin memantau pembatalan dari beberapa profesional sekaligus?
Ya. Anda dapat mengonfigurasi pemicu untuk memantau pembatalan di seluruh agenda atau memfilter berdasarkan profesional, layanan, atau bahkan hari dalam seminggu, tergantung tingkat detail yang dibutuhkan operasi Anda.
Baca juga
- Otomatisasi di Papo: Aturan, Makro, Flow, dan Webhook – mana yang harus digunakan?
- Cara menggunakan makro di Papo untuk menerapkan tindakan cepat dalam percakapan
Mulai gratis dan konfigurasikan daftar tunggu otomatis Anda →
Dengan modul Atendimentos dan otomatisasi Papo, Anda mengurangi jadwal kosong dan menjaga agenda Anda selalu terisi, tanpa bergantung pada follow-up manual.