Cara Membatasi Akses Agen ke Kontak dari Perusahaan Tertentu

Q: Bagaimana cara mengaitkan kontak ke perusahaan di CRM?

Di modul Kontak, saat membuat atau mengedit kontak, Anda dapat mengaitkannya dengan perusahaan yang telah terdaftar di modul Perusahaan. Dengan demikian, kontak menjadi bagian dari basis perusahaan tersebut dan mewarisi pembatasan akses yang dikonfigurasi.

Untuk membatasi akses agen ke kontak perusahaan tertentu di Papo (https://papo.global/), Anda perlu membuat peran kustom yang mengizinkan akses ke modul Kontak dan Perusahaan, mengaitkan agen dengan tim khusus, dan mengonfigurasi perusahaan agar hanya tim tersebut yang dapat melihat kontaknya di CRM.

Konfigurasi ini ideal ketika Anda memerlukan agen eksternal, mitra, atau tim pihak ketiga untuk mengakses hanya data satu klien korporat, tanpa melihat kontak dari perusahaan lain di basis data.

Ringkasan Konfigurasi

Langkah	Yang Harus Dilakukan
Peran Kustom	Buat profil yang memberikan akses ke modul Kontak dan Perusahaan, sambil memblokir modul seperti Laporan, Pengaturan, atau Kanban.
Tim Khusus	Buat tim yang hanya berisi agen yang harus dapat melihat perusahaan tersebut.
Kaitan ke Perusahaan	Di modul Perusahaan, edit perusahaan yang diinginkan dan batasi akses hanya ke tim yang dibuat.
Undang Agen	Undang agen dengan peran kustom dan masukkan ke tim khusus.
(Opsional) Kotak Masuk	Kaitkan tim dengan kotak masuk perusahaan untuk membatasi juga percakapan yang terlihat.

Cara Kerja Pembatasan per Perusahaan di CRM

Papo mengatur akses ke kontak melalui tim, peran, dan modul Perusahaan. Untuk membatasi agen agar hanya dapat melihat kontak yang terkait dengan perusahaan tertentu, Anda menggabungkan tiga fitur berikut:

Peran kustom – menentukan modul mana yang dapat diakses agen (mis.: Kontak dan Perusahaan, tanpa akses ke Laporan atau Pengaturan).
Tim khusus – agen ditempatkan dalam tim yang akan memiliki akses eksklusif ke perusahaan di CRM.
Pembatasan di modul Perusahaan – saat mengedit perusahaan, Anda menentukan tim mana yang dapat melihatnya. Hanya anggota tim tersebut yang akan melihat perusahaan dan, akibatnya, kontak yang terkait dengannya.

Dengan demikian, meskipun ada perusahaan dan kontak lain di akun, agen hanya akan melihat perusahaan yang diizinkan dan kontak yang terkait dengannya.

Langkah demi Langkah

1. Buat Peran Kustom dengan Akses ke Modul yang Diperlukan

Peran kustom mengontrol modul platform mana yang dapat dilihat agen. Untuk akses minimal yang berfokus pada kontak dari satu perusahaan:

Akses Pengaturan di menu samping.
Gulir ke Peran Kustom dan klik Tambahkan peran kustom.
Beri nama (mis.: "Agen Perusahaan X").
Di izin, centang hanya modul Kontak dan Perusahaan. Biarkan modul seperti Laporan, Pengaturan, Kanban, atau Percakapan tidak dicentang, sesuai kebutuhan.
Simpan peran.

Penting: Peran kustom mengontrol visibilitas modul, tetapi tidak membatasi perusahaan atau kontak mana yang muncul di dalamnya. Pembatasan per perusahaan dilakukan pada langkah 3.

2. Buat Tim Khusus untuk Perusahaan

Masih di Pengaturan, buka bagian Tim (atau Teams).
Buat tim baru dengan nama yang mengidentifikasi perusahaan (mis.: "Tim Klien ABC").
Tambahkan ke tim hanya agen yang harus mengakses kontak perusahaan tersebut. Jika agen belum ada di akun, Anda dapat mengundangnya nanti.

3. Batasi Akses ke Perusahaan di Modul Perusahaan

Di menu utama, akses modul Perusahaan.
Temukan perusahaan yang kontaknya harus diisolasi dan klik untuk mengedit.
Pada layar pengeditan, cari bagian Akses atau Tim yang Diizinkan. Pilih tim yang dibuat pada langkah 2.
Simpan perubahan.

Mulai saat itu, hanya anggota tim yang dipilih yang dapat melihat perusahaan tersebut dan semua kontak yang terkait dengannya di CRM. Agen dari tim lain tidak akan melihat perusahaan maupun kontaknya.

4. Undang Agen dengan Peran dan Tim yang Tepat

Jika agen belum ada di akun, buka Pengaturan → Agen (atau Pengguna) dan gunakan opsi Undang agen.
Dalam undangan, pilih peran kustom yang dibuat pada langkah 1.
Setelah agen menerima undangan, buka manajemen tim dan tambahkan dia ke tim khusus dari langkah 2.

Jika agen sudah ada di akun, edit profilnya untuk mengubah peran dan pastikan dia hanya berada di tim perusahaan yang diinginkan.

5. (Opsional) Batasi Juga Percakapan ke Kotak Masuk Perusahaan

Agar agen hanya melihat percakapan dari kontak perusahaan tersebut, Anda dapat mengaitkan tim dengan kotak masuk tertentu:

Buka Pengaturan → Kotak Masuk.
Temukan kotak yang terkait dengan kanal perusahaan (mis.: WhatsApp korporat).
Klik Pengaturan kotak tersebut dan akses Kolaborator.
Pilih tim yang dibuat alih-alih agen individual.
Simpan.

Dengan demikian, agen hanya akan memiliki akses ke kontak perusahaan di CRM dan percakapan yang masuk melalui kanal yang ditentukan.

Untuk Siapa Konfigurasi Ini Berguna

Reseller white label yang perlu memberikan akses kepada agen dari setiap klien akhir hanya ke kontak perusahaan mereka sendiri, tanpa mengekspos data klien lain.
Operasi dengan data sensitif (keuangan, hukum) yang memerlukan segregasi total antar perusahaan.
Tim pihak ketiga yang bekerja untuk satu klien korporat tertentu dan tidak boleh mengakses sisa basis data.
Waralaba atau unit yang berbagi akun Papo yang sama, tetapi memerlukan isolasi antar kontak dari masing-masing entitas.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah agen masih bisa mencari kontak dari perusahaan lain di CRM?

Tidak. Karena perusahaan dikonfigurasi agar hanya dapat diakses oleh tim agen, dia tidak akan melihat perusahaan lain di modul Perusahaan. Akibatnya, kontak yang terkait dengan perusahaan lain tidak akan muncul untuknya, bahkan jika dia menggunakan pencarian di modul Kontak.

Apakah saya perlu membuat peran kustom untuk setiap perusahaan?

Tidak. Anda dapat menggunakan kembali peran kustom yang sama untuk beberapa agen, asalkan peran tersebut memberikan akses ke modul Kontak dan Perusahaan. Pembatasan per perusahaan dilakukan secara eksklusif melalui kaitan tim dengan perusahaan, bukan melalui peran.

Bisakah saya membatasi agen ke satu perusahaan, tetapi mengizinkannya melihat beberapa kotak masuk?

Ya. Pembatasan kontak per perusahaan tidak bergantung pada kotak masuk. Anda dapat mengaitkan tim dengan beberapa kotak jika diinginkan, tanpa memengaruhi pembatasan visibilitas kontak di CRM.

Apa yang terjadi jika agen berada di lebih dari satu tim?

Jika agen berada di lebih dari satu tim, dia akan melihat semua perusahaan dan kontak yang terkait dengan tim mana pun. Untuk menjaga isolasi, pertahankan agen hanya di satu tim.

Apakah mungkin membatasi agen hanya untuk membaca kontak, tanpa mengedit?

Peran kustom memungkinkan kontrol modul, tetapi izin granular baca/tulis di dalam modul tidak tercakup oleh peran standar. Untuk tingkat detail tersebut, konsultasikan opsi yang tersedia langsung di platform.

Bagaimana cara mengaitkan kontak ke perusahaan di CRM?

Di modul Kontak, saat membuat atau mengedit kontak, Anda dapat mengaitkannya dengan perusahaan yang telah terdaftar di modul Perusahaan. Dengan demikian, kontak menjadi bagian dari basis perusahaan tersebut dan mewarisi pembatasan akses yang dikonfigurasi.