Untuk mengarsipkan percakapan tidak aktif secara otomatis di Papo (https://papo.global/), Anda membuat aturan otomasi yang menutup dan memindahkan ke arsip percakapan tanpa interaksi selama periode tertentu, menjaga kotak masuk tetap teratur dan fokus tim pada layanan aktif.
Dengan otomasi ini, Anda menghilangkan pekerjaan manual untuk meninjau dan menutup percakapan yang tidak aktif. Aturan ini memantau ketidakaktifan dan menjalankan tindakan pengarsipan tanpa intervensi manusia, memastikan antrean layanan hanya menampilkan apa yang benar-benar membutuhkan perhatian.
Ringkasan: pengarsipan manual vs. aturan otomasi
| Metode | Cara kerja | Kapan digunakan |
|---|---|---|
| Pengarsipan manual | Agen meninjau kotak masuk, mengidentifikasi percakapan yang tidak aktif, dan mengarsipkannya satu per satu. | Operasi dengan volume sangat rendah atau ketika diperlukan kontrol penuh atas setiap penutupan. |
| Aturan otomasi | Sistem memeriksa waktu tanpa interaksi dan secara otomatis mengarsipkan percakapan yang memenuhi kriteria yang dikonfigurasi. | Operasi volume sedang dan tinggi, di mana menjaga kotak tetap teratur secara manual tidak praktis dan rentan terhadap kesalahan. |
Bagaimana aturan pengarsipan otomatis bekerja
Aturan ini menggunakan logika kondisional dari modul Otomasi Papo. Ketika percakapan mencapai waktu yang ditentukan tanpa pesan baru (dari pelanggan atau agen), sistem menjalankan tindakan mengarsipkannya. Anda menentukan periode ketidakaktifan dan, jika diinginkan, dapat memfilter berdasarkan saluran, label, atau kriteria lain, menyaring percakapan mana yang akan diarsipkan.
Langkah demi langkah membuat aturan
1. Akses modul Otomasi
Di panel Papo, buka Pengaturan → Otomasi. Ini adalah pusat di mana Anda mengelola semua aturan yang mengotomatiskan tindakan dalam layanan.
2. Mulai aturan baru
Klik tombol untuk menambahkan aturan baru. Beri nama deskriptif, seperti “Arsipkan percakapan tidak aktif selama 7 hari”, untuk memudahkan identifikasi dan penyesuaian di masa mendatang.
3. Tentukan pemicu ketidakaktifan
Pilih peristiwa yang memicu otomasi. Untuk pengarsipan karena ketidakaktifan, pilih pemicu yang terkait dengan percakapan tanpa interaksi. Kemudian, konfigurasikan kondisi waktu:
- Periode ketidakaktifan: tentukan berapa hari (atau jam) percakapan harus tanpa pesan baru untuk dianggap tidak aktif (mis: 7 hari).
Anda dapat menambahkan kondisi tambahan, seperti label tertentu (mis: “Selesai”) atau saluran asal, untuk membatasi percakapan mana yang masuk ke dalam aturan.
4. Pilih tindakan “Arsipkan percakapan”
Di bagian tindakan, pilih Arsipkan percakapan (atau tindakan penutupan yang setara). Mulai saat itu, setiap percakapan yang mencapai waktu ketidakaktifan yang ditentukan akan secara otomatis dipindahkan ke arsip, membebaskan kotak masuk.
5. Simpan dan aktifkan aturan
Tinjau pengaturan, simpan, dan pastikan aturan diaktifkan. Kotak masuk akan tetap teratur tanpa perlu tindakan manual.
Untuk siapa otomasi ini direkomendasikan
- Tim dengan volume layanan tinggi: puluhan atau ratusan percakapan harian tidak menumpuk; hanya yang aktif yang tetap terlihat.
- Operasi yang memprioritaskan SLA dan produktivitas: agen tidak membuang waktu menelusuri percakapan tidak aktif dan memusatkan upaya pada pelanggan yang masih menunggu respons.
- Perusahaan yang menggunakan banyak saluran: dimungkinkan untuk membuat aturan khusus per saluran (mis: WhatsApp mengarsipkan setelah 5 hari, email setelah 10), menyesuaikan kebijakan pengarsipan dengan setiap konteks.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah aturan mengarsipkan percakapan yang menunggu respons pelanggan?
Ya, asalkan waktu ketidakaktifan yang dikonfigurasi tercapai. Jika Anda ingin mempertahankan percakapan di mana pelanggan belum merespons, sesuaikan periode ke nilai yang lebih besar atau gunakan label yang mengecualikan percakapan dari aturan (mis: “Menunggu pelanggan”).
Bisakah saya menetapkan tenggat waktu berbeda untuk saluran yang berbeda?
Ya. Buat aturan untuk setiap saluran, menggunakan kondisi “Kotak masuk asal” dan periode ketidakaktifan yang sesuai. Dengan demikian, WhatsApp dapat mengarsipkan setelah 3 hari dan email setelah 7.
Apa yang terjadi jika pelanggan mengirim pesan baru setelah pengarsipan?
Percakapan dibuka kembali secara otomatis dan muncul kembali di kotak masuk sebagai interaksi baru. Semua riwayat sebelumnya tetap terjaga.
Apakah mungkin mengarsipkan hanya percakapan yang sudah memiliki label tertentu?
Ya. Tambahkan kondisi label ke aturan. Misalnya, Anda dapat mengarsipkan hanya percakapan dengan label “Selesai” yang tidak aktif selama 5 hari.
Apakah aturan pengarsipan memengaruhi laporan atau metrik?
Tidak. Pengarsipan tidak menghapus data. Percakapan tetap dapat diakses di arsip dan tetap terhitung dalam laporan historis. Hanya tampilan kotak masuk yang dibersihkan.
Apakah saya memerlukan izin khusus untuk membuat aturan otomasi?
Izin akses ke aturan otomasi mengikuti konfigurasi peran akun Papo Anda. Detail tentang izin spesifik dapat dikonsultasikan langsung di platform.
Baca juga
- Cara mengonfigurasi aturan untuk menetapkan secara otomatis percakapan dari saluran tertentu ke tim
- Cara membuat otomasi untuk mengirim survei CSAT di akhir setiap layanan
Mulai gratis dan kurangi kebisingan di kotak masuk Anda →
Pengguna pertama gratis dan tidak memerlukan kartu kredit — konfigurasikan aturan pengarsipan otomatis hari ini juga.