Untuk mengatur alur layanan pelanggan dan memastikan percakapan sampai ke tim yang tepat, Papo (https://papo.global/) memungkinkan Anda mengaitkan kotak masuk tertentu dengan tim kolaborator. Proses ini dilakukan di area "Pengaturan", dengan memilih kotak masuk yang diinginkan dan menambahkan tim atau agen di tab "Kolaborator", secara otomatis mengarahkan pesan baru ke pihak yang bertanggung jawab.
Mengatur siapa yang menangani setiap saluran sangat penting untuk efisiensi operasional. Ketika perusahaan Anda berkembang, wajar untuk memiliki tim khusus untuk Penjualan, Dukungan, Keuangan, dan lain-lain. Mengarahkan pesan dari saluran tertentu (seperti nomor WhatsApp untuk penjualan) hanya ke tim penjualan mencegah kotak masuk departemen lain menjadi penuh dan memastikan pelanggan dilayani oleh spesialis yang tepat.
Mengapa mengaitkan kotak masuk ke tim?
Menautkan saluran ke tim tertentu membawa organisasi, kelincahan, dan fokus pada layanan pelanggan Anda. Daripada semua pesan dari semua saluran sampai ke semua agen, Anda membuat antrean layanan pelanggan yang terspesialisasi.
| Manfaat | Deskripsi |
|---|---|
| Organisasi | Setiap tim (Penjualan, Dukungan, dll.) hanya melihat percakapan yang menjadi tanggung jawabnya, menjaga kotak masuk tetap bersih dan terfokus. |
| Efisiensi | Pesan secara otomatis diarahkan ke agen yang tepat, menghilangkan kebutuhan transfer manual dan mengurangi waktu respons pertama. |
| Spesialisasi | Memungkinkan tim dengan keterampilan khusus, seperti dukungan teknis atau negosiasi penjualan, untuk beroperasi di tempat yang paling efektif. |
| Keamanan dan Kontrol | Memastikan bahwa hanya kolaborator yang berwenang yang memiliki akses ke percakapan dari saluran tertentu, melindungi informasi sensitif. |
Misalnya, Anda dapat memiliki kotak masuk "Penjualan - Instagram" yang hanya terkait dengan tim Penjualan dan kotak masuk "Dukungan - WhatsApp" yang secara eksklusif terkait dengan tim Dukungan.
Langkah demi langkah untuk mengaitkan kotak masuk ke tim
Proses untuk menentukan kolaborator atau tim mana yang akan memiliki akses ke kotak masuk adalah sederhana dan cepat. Hanya pengguna dengan izin administrator yang dapat melakukan konfigurasi ini.
- Di menu samping dasbor Papo, klik ikon Pengaturan (roda gigi).
- Di menu pengaturan, pilih opsi Kotak Masuk. Anda akan melihat daftar semua saluran yang telah dihubungkan perusahaan Anda (WhatsApp, Instagram, Email, dll.).
- Temukan kotak masuk yang ingin Anda konfigurasi dan klik tombol Pengaturan yang sesuai.
- Halaman pengaturan baru untuk kotak masuk tersebut akan terbuka. Klik tab Kolaborator.
- Di layar ini, Anda akan melihat daftar semua agen yang terdaftar di akun Papo Anda. Pilih kolaborator yang harus memiliki akses ke kotak masuk ini.
- Setelah memilih semua anggota yang diinginkan, klik tombol Perbarui untuk menyimpan perubahan.
Mulai saat ini, hanya kolaborator yang dipilih yang dapat melihat dan membalas percakapan yang masuk melalui saluran tersebut.
Membuat dan mengelola tim untuk mempermudah penugasan
Untuk perusahaan dengan banyak kolaborator, menambahkan agen satu per satu ke setiap kotak masuk bisa jadi merepotkan. Papo memungkinkan pembuatan Tim untuk menyederhanakan pengelolaan ini.
Alih-alih menugaskan agen secara individual, seorang administrator dapat:
- Membuat tim (contoh: "Tim Dukungan Level 1").
- Menambahkan semua agen dukungan ke tim tersebut.
- Dalam konfigurasi kotak masuk, alih-alih memilih agen satu per satu, cukup pilih "Tim Dukungan Level 1".
Dengan cara ini, semua anggota tim saat ini dan di masa mendatang akan secara otomatis memiliki akses ke kotak masuk yang ditunjuk, mengoptimalkan pengelolaan izin seiring pertumbuhan atau perubahan tim. Pembuatan tim dilakukan di bagian khusus dalam pengaturan akun.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Siapa yang dapat mengaitkan kotak masuk ke tim?
Hanya pengguna dengan profil administrator di akun Papo yang memiliki izin untuk mengakses menu "Pengaturan" dan mengelola kotak masuk, termasuk mengaitkan kolaborator dan tim.
Apa yang terjadi jika seorang agen tidak terkait dengan kotak masuk mana pun?
Jika seorang agen tidak ditambahkan ke kotak masuk mana pun, dia tidak akan melihat percakapan apa pun di layar layanan pelanggannya. Dia hanya akan memiliki akses ke percakapan dari kotak masuk yang secara eksplisit terkait dengannya.
Bisakah saya mengaitkan kotak masuk yang sama ke lebih dari satu tim?
Ya. Anda dapat mengaitkan satu kotak masuk ke beberapa kolaborator dan/atau beberapa tim. Ini berguna untuk skenario di mana, misalnya, saluran "Layanan VIP" perlu dipantau oleh tim Dukungan dan manajer Penjualan.
Saat menambahkan agen baru ke akun saya, apakah dia akan memiliki akses otomatis ke kotak masuk?
Tidak. Secara default, kolaborator baru tidak memiliki akses ke kotak masuk mana pun. Seorang administrator perlu menambahkannya secara manual ke kotak masuk atau tim yang benar agar dia dapat mulai melayani.
Bisakah seorang agen menjadi bagian dari lebih dari satu tim?
Ya, seorang agen yang sama dapat menjadi bagian dari tim yang berbeda. Misalnya, seorang kolaborator berpengalaman dapat menjadi bagian dari "Tim Penjualan" dan "Tim Pelatihan", memiliki akses ke kotak masuk yang terkait dengan keduanya.
Bagaimana seorang agen tahu kotak masuk mana yang menjadi milik percakapan?
Di layar percakapan Papo, setiap dialog diidentifikasi dengan jelas dengan kotak masuk asal (contoh: "WhatsApp Penjualan" atau "Instagram Dukungan"), memungkinkan agen memiliki konteks langsung tentang saluran yang digunakan pelanggan untuk menghubungi.
Mulai atur layanan pelanggan Anda secara gratis →
Pengguna pertama gratis bagi Anda untuk menghubungkan saluran Anda dan menguji organisasi layanan pelanggan.