Untuk mengelola perpanjangan kontrak di Kanban Papo (https://papo.global/), sesuaikan funnel dengan tahap yang mencerminkan siklus kontrak — seperti "Kontrak aktif", "Proposal perpanjangan", dan "Diperpanjang" — dan buat tugas di kartu dengan tanggal jatuh tempo. Dengan begitu, setiap kontrak menjadi kartu yang dapat dilacak dan pengingat otomatis mencegah Anda melewatkan tenggat perpanjangan.
Alih-alih menyebar tanggal di spreadsheet, Anda menyatukan kontrak, penanggung jawab, dan follow-up dalam pipeline visual yang sama yang sudah mengelola penjualan Anda. Papo mengintegrasikan Kanban dengan CRM dan Super Chat, memungkinkan Anda menjadwalkan peringatan dan memindahkan kartu sesuai status perpanjangan.
Ringkasan alur perpanjangan via Kanban
| Tahap | Tindakan | Di mana |
|---|---|---|
| Menyusun funnel | Buat kolom seperti “Kontrak aktif”, “Jatuh tempo dalam 30 hari”, “Perpanjangan terkirim”, “Diperpanjang”, “Kalah” | Modul Kanban |
| Mendaftarkan kontrak | Buat kartu untuk setiap kontrak dengan nilai, klien, dan tanggal jatuh tempo | Kartu di Kanban |
| Menjadwalkan peringatan | Tambahkan tugas dengan tenggat dan penanggung jawab di dalam kartu | Kartu kontrak |
| Mengaktifkan follow-up otomatis | Konfigurasikan Kanban untuk memberi notifikasi jika kartu terlalu lama berhenti di tahap perpanjangan | Konfigurasi funnel |
| Memantau kemajuan | Pindahkan kartu antar kolom sesuai perkembangan negosiasi | Seret dan lepas atau Super Chat |
| Mengukur hasil | Daftarkan kartu “menang” (diperpanjang) dan lihat total dalam R$ | Super Chat atau Laporan |
Cara kerjanya
1. Susun funnel khusus untuk kontrak
Buat funnel Kanban dengan nama “Perpanjangan kontrak” dan tentukan tahap yang mencerminkan siklus hidup layanan Anda. Contoh kolom:
- Kontrak aktif – kontrak yang aktif tanpa tindakan segera.
- Jatuh tempo dalam 30 hari – peringatan visual untuk prioritas kontak.
- Proposal perpanjangan terkirim – setelah menghubungi klien.
- Diperpanjang – deal menang (ditandai sebagai won).
- Kalah – klien yang tidak memperpanjang (ditandai sebagai lost).
Dengan struktur ini, Anda melihat di layar berapa banyak kontrak di setiap fase dan mana yang harus ditindaklanjuti lebih dulu.
2. Daftarkan setiap kontrak sebagai kartu
Setiap kartu mewakili satu kontrak. Saat membuatnya, isi nama klien, nilai perkiraan (biaya bulanan atau nilai transaksi) dan, di deskripsi atau catatan, tanggal jatuh tempo. Jika klien sudah ada di basis kontak, hubungkan kartu ke kontak untuk menjaga riwayat tetap terpadu.
Pindahkan kartu ke tahap yang sesuai dengan kondisi kontrak saat ini. Untuk kontrak yang sudah aktif, kolom awalnya adalah “Kontrak aktif” atau “Jatuh tempo dalam X hari”.
3. Jadwalkan pengingat dengan tugas dan tenggat
Buka kartu dan buat tugas untuk perpanjangan. Isi:
- Judul – mis.: “Perpanjang kontrak Perusahaan X”.
- Penanggung jawab – siapa yang akan menghubungi.
- Tenggat – tentukan tanggal mendekati jatuh tempo atau interval sebelumnya (mis.: 30 hari sebelumnya).
Tugas terikat pada kartu dan muncul di modul Proyek, tempat Anda dapat melihat semua tugas tim beserta tanggalnya. Saat tenggat mendekat, platform memberi sinyal — dan jika Anda menggunakan modul Proyek untuk tugas bertanggal, pengingat dibuat secara otomatis.
Kanban Papo juga memiliki follow-up otomatis. Anda dapat mengonfigurasi funnel untuk memberi peringatan kepada tim setiap kali kartu berhenti terlalu lama di tahap “Jatuh tempo dalam 30 hari”, misalnya. Dengan begitu, tidak ada kontrak yang dibiarkan tanpa tindakan.
4. Gunakan Super Chat untuk mempercepat pembuatan dan pemantauan
Dengan Super Chat, Anda tidak perlu membuka kartu. Ketik perintah seperti:
buat tugas 'Perpanjang kontrak Klinik Vida' untuk 15/07pindahkan deal dari [kontak] ke tahap Perpanjangan terkirimdaftarkan semua kemenangan Kanbanuntuk melihat total perpanjangan dalam R$
Ini mengurangi waktu operasional dan menjaga fokus pada layanan klien.
5. Pindahkan kartu seiring kemajuan perpanjangan
Saat Anda menghubungi dan mengirim proposal, seret kartu ke “Proposal perpanjangan terkirim”. Jika klien menerima, pindahkan ke “Diperpanjang”; jika menolak, ke “Kalah”. Pergerakan ini mencatat hasil dan memberi masukan untuk laporan konversi funnel.
6. Ukur keberhasilan perpanjangan
Untuk mengetahui volume finansial yang diperpanjang, gunakan Super Chat dengan perintah Wow bulan ini atau penjualan ditutup. Sistem mengembalikan total dalam R$ dari kartu yang ditandai sebagai won. Di modul Laporan, ringkasan funnel menunjukkan berapa banyak kontrak di setiap tahap dan memungkinkan Anda menghitung tingkat perpanjangan — penting untuk perencanaan keuangan dan komisi.
Untuk siapa ini berguna
- Perusahaan dengan langganan, kontrak layanan, atau lisensi berulang yang membutuhkan kontrol jelas atas jatuh tempo dan follow-up.
- Manajer penjualan atau customer success yang menginginkan visi terpusat atas kontrak aktif dan tugas perpanjangan, tanpa bergantung pada spreadsheet atau pengingat manual.
- Operasi B2B dengan siklus kontrak panjang di mana nilai perpanjangan adalah metrik pendapatan yang kritis.
Pertanyaan umum
Bagaimana cara mengatur peringatan otomatis jatuh tempo?
Kanban Papo memiliki follow-up otomatis yang dapat disesuaikan — Anda dapat menetapkan agar sistem memberi notifikasi ketika kartu berada di tahap yang sama selama beberapa hari (mis.: “Jatuh tempo dalam 30 hari” tanpa pergerakan). Untuk pengingat pada tanggal pasti, buat tugas dengan tenggat di dalam kartu. Tugas dikonsolidasikan di modul Proyek, yang mengirim notifikasi sesuai tenggat.
Bisakah saya mengimpor beberapa kontrak sekaligus?
Pembuatan kartu dapat dipercepat via Super Chat, tetapi impor massal dari spreadsheet bukan fitur native Kanban. Anda dapat membuat kartu secara manual atau menggunakan perintah berulang via Super Chat. Untuk detail opsi impor di modul lain, konsultasikan dengan Papo.
Apakah Kanban mengirim pesan otomatis ke klien pada hari jatuh tempo?
Tidak secara langsung, tetapi Anda dapat menggabungkan Kanban dengan modul lain. Misalnya, buat Flow atau Sequence untuk mengirim pesan otomatis di WhatsApp ketika klien masuk ke tahap tertentu. Dengan begitu, kartu di funnel memicu komunikasi, dan riwayatnya tersimpan di percakapan.
Bagaimana saya melihat semua kontrak yang jatuh tempo minggu depan?
Cukup akses funnel kontrak dan lihat kolom “Jatuh tempo dalam 30 hari” (atau rentang lebih pendek, jika Anda membuat tahap seperti “Jatuh tempo dalam 7 hari”). Kartu dikelompokkan, dan Anda dapat melihat tugas tertunda di masing-masing. Untuk gambaran semua tugas tim, gunakan modul Proyek.
Apakah tugas perpanjangan bisa berulang?
Tugas di kartu bersifat satu kali. Untuk memperbarui pengingat setiap siklus, buat tugas baru setelah tugas sebelumnya selesai. Jika Anda memerlukan pengulangan terjadwal, Anda dapat menggunakan Sequence di modul Flow untuk memicu pengingat internal atau tindakan otomatis secara berkala.
Bagaimana Kanban membantu meningkatkan tingkat perpanjangan?
Dengan memusatkan tanggal jatuh tempo dan menghasilkan peringatan, Anda menghilangkan kelupaan dan menghubungi pada waktu yang tepat. Pergerakan visual kartu memudahkan prioritisasi dan manajer memantau status setiap kontrak tanpa bergantung pada pembaruan manual.
Baca juga
- Cara membuat dan mengelola tugas yang terhubung ke deal di Kanban
- Cara menggunakan Kanban untuk memantau nilai finansial setiap tahap funnel
Mulai gratis dan kelola perpanjangan kontrak dengan visibilitas penuh →
Dengan Kanban Papo, setiap tanggal jatuh tempo menjadi tindakan yang dapat dilacak, dan Anda tidak kehilangan perpanjangan karena kurang pemberitahuan.