Ya, advokat dan kantor hukum dapat menggunakan Papo (https://papo.global/) untuk mengotomatiskan triase klien, menjadwalkan konsultasi hukum, dan mengirim pengingat tenggat waktu proses hukum langsung melalui WhatsApp. Platform ini menggabungkan kecerdasan buatan, modul Layanan, dan CRM untuk mengatur rutinitas dan membebaskan tim hukum dari pekerjaan berulang.
| Kebutuhan advokat atau kantor hukum | Fitur Papo |
|---|---|
| Klien mengirim permintaan dan membutuhkan triase cepat | AI memahami konteks, mengajukan pertanyaan kualifikasi, dan meneruskan ke advokat yang tepat atau membuka kartu di Kanban |
| Penjadwalan konsultasi, rapat, dan sidang tanpa konflik | Modul Layanan + sinkronisasi dengan Google Agenda; AI menjadwalkan otomatis melalui obrolan |
| Risiko kehilangan tenggat waktu proses hukum atau janji | Pengingat otomatis melalui WhatsApp dengan Flows yang dipicu sebelum tanggal |
| Dokumen (kontrak, surat kuasa) hilang dalam percakapan | Pusat File dan riwayat yang terorganisir per klien di CRM |
| Banyak kasus dan klien untuk dipantau | Kanban dan CRM memvisualisasikan tahap setiap kasus, dari kontak pertama hingga penutupan |
| Layanan di luar jam kerja | AI merespons 24/7 berdasarkan pertanyaan umum dan materi hukum dari basis pengetahuan |
Bagaimana otomatisasi untuk advokat bekerja
WhatsApp menjadi asisten yang bekerja 24 jam, tanpa mengganggu para advokat. Alur dasarnya:
- Seorang calon klien menulis, misalnya: “Saya butuh advokat untuk gugatan ketenagakerjaan yang mendesak”.
- AI Papo menafsirkan permintaan dan, jika dikonfigurasi, mengajukan pertanyaan kualifikasi: bidang hukum, urgensi, kota, nilai gugatan.
- Berdasarkan jawaban, AI dapat membuka kartu di Kanban (CRM), memberi label pada kontak, dan menyarankan advokat spesialis.
- Jika prospek meminta penjadwalan, AI memeriksa ketersediaan di modul Layanan (menghormati Google Agenda yang tersinkronisasi) dan menawarkan waktu yang tersedia.
- Setelah konsultasi dikonfirmasi, acara dibuat secara otomatis di Google Agenda profesional.
- Sebelum konsultasi atau tenggat waktu, pengingat otomatis dikirim melalui WhatsApp, mengurangi kelalaian dan ketidakhadiran.
Selain itu, file yang dikirim oleh klien diatur dalam riwayat percakapan dan Pusat File, memudahkan pencarian kontrak, surat kuasa, dan dokumen proses hukum.
Langkah demi langkah untuk mengonfigurasi otomatisasi kantor Anda
1. Daftarkan layanan hukum di modul Layanan
Daftar jenis layanan yang ditawarkan kantor Anda: “Konsultasi awal”, “Bimbingan hukum”, “Sidang mediasi”, “Rapat strategi”. Untuk masing-masing, tentukan durasi, profesional yang terkait, dan jika diinginkan, harga. Informasi ini digunakan oleh AI untuk menyarankan waktu yang tepat.
2. Hubungkan Google Agenda dan konfigurasikan ketersediaan
Tautkan akun Google Agenda kantor atau masing-masing advokat. Platform akan membaca janji yang ada dan membuat acara baru secara otomatis. Konfigurasikan juga hari dan jam layanan, serta blokir untuk liburan atau hari libur.
3. Latih AI dengan pertanyaan dan dokumen yang sering muncul
Gunakan Pusat File untuk mengunggah materi seperti FAQ hukum, kalender tenggat waktu proses hukum, template dokumen, dan panduan tentang bidang hukum. Di modul Prompt & AI, ajari agen untuk menjawab pertanyaan umum (“Berapa batas waktu untuk tanggapan?”, “Berapa biaya gugatan usucapio?”). AI akan merujuk materi ini dan merespons secara otomatis di WhatsApp.
4. Buat pengingat otomatis untuk tenggat waktu dan janji
Gunakan modul Flows untuk menjadwalkan pesan pengingat. Tentukan, misalnya, alur yang, dari tanggal yang terdaftar pada kontak (seperti “tenggat pembelaan”), mengirim peringatan di WhatsApp 5 hari dan 1 hari sebelum jatuh tempo. Ini menghindari kehilangan tenggat waktu dan menunjukkan profesionalisme.
5. Atur kasus di Kanban
Buat pipeline di Kanban dengan tahapan seperti “Prospek berkualifikasi”, “Dalam analisis”, “Proposal terkirim”, “Sedang berjalan”, dan “Selesai”. Setiap kontak baru yang datang melalui WhatsApp dapat masuk secara otomatis ke kolom pertama dan dipindahkan seiring kemajuan kasus. Semua dokumen dan percakapan terikat pada kartu.
Untuk siapa otomatisasi ini direkomendasikan
- Advokat mandiri yang melayani sendiri dan membutuhkan triase otomatis agar tidak kehilangan klien saat berada di persidangan.
- Kantor kecil dan menengah dengan beberapa spesialis, di mana penting untuk mendistribusikan permintaan berdasarkan bidang praktik.
- Departemen hukum perusahaan yang memusatkan permintaan internal dan perlu melacak tenggat waktu dan dokumen.
- Bidang litigasi bervolume tinggi dengan banyak konsultasi awal yang berulang dan kebutuhan akan triase terstandarisasi.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah AI dapat melakukan triase calon klien sendiri?
Ya. AI dapat dikonfigurasi untuk mengajukan pertanyaan tentang bidang hukum, jenis kasus, dan urgensi, lalu meneruskan ke profesional yang sesuai atau membuka kartu di CRM dengan informasi tersebut.
Bisakah saya mengonfigurasi pengingat otomatis untuk tenggat waktu proses hukum?
Ya. Dengan modul Flows dan Disparador, Anda membuat pesan otomatis yang dikirim berdasarkan tanggal yang terdaftar dalam data kontak atau bidang khusus. Ini memastikan peringatan jatuh tempo untuk klien dan advokat yang bertanggung jawab.
Bagaimana penjadwalan konsultasi dan sidang bekerja?
AI memahami permintaan waktu di WhatsApp, mencocokkan dengan ketersediaan profesional di modul Layanan dan Google Agenda, dan menawarkan opsi kepada klien. Setelah konfirmasi, acara dibuat secara otomatis, tanpa risiko penjadwalan ganda.
Apakah Papo menyimpan dokumen dan riwayat percakapan?
Ya. Semua percakapan tercatat di modul Percakapan dan terhubung ke kontak di CRM. File seperti kontrak, surat kuasa, dan dokumen terlampir muncul di riwayat dan Pusat File, memudahkan pencarian di masa mendatang.
Apakah wajib menggunakan Google Agenda?
Tidak. Modul Layanan memiliki agenda sendiri. Namun, integrasi dengan Google Agenda direkomendasikan untuk menyatukan janji eksternal dan menghindari konflik jadwal.
Apakah AI memahami bahasa hukum dan istilah teknis?
Ya. Dengan melatih AI dengan dokumen, FAQ, dan panduan Anda sendiri (melalui Pusat File dan Prompt & AI), ia akan menggunakan istilah yang benar dan merespons dengan presisi yang dibutuhkan bidang Anda.
Baca juga
- Cara menggunakan Papo untuk konsultan dan coach menjadwalkan sesi dan mengirim pengingat
- Cara menggunakan Kanban untuk mengelola pembaruan kontrak
Pengguna pertama gratis dan tidak memerlukan kartu kredit, memungkinkan Anda menguji otomatisasi di WhatsApp kantor Anda.