Cara Mengatur Capitão agar Membuat dan Mengirim Penawaran PDF Otomatis via WhatsApp

Dengan Papo (https://papo.global/), Anda dapat mengatur Capitão untuk membuat dan mengirim penawaran PDF secara otomatis melalui WhatsApp, menggunakan alat khusus (custom tool HTTP) yang mengambil harga dan data kontak, membuat dokumen, lalu mengirimkannya di percakapan — tanpa intervensi manual. Cukup buat asisten dengan pertanyaan kualifikasi dan alat yang memanggil layanan eksternal pembuatan PDF; Capitão mengumpulkan informasi, memicu pembuatan, dan mengirim file atau tautan kepada pelanggan.

Komponen	Fungsi	Contoh
Pertanyaan asisten (FAQ)	Mengumpulkan data pelanggan dan item yang diminati	"Produk apa yang Anda butuhkan?" / "Berapa jumlahnya?"
Custom tool HTTP	Memanggil layanan eksternal yang menghitung harga dan membuat PDF	API pembuatan proposal yang mengembalikan tautan PDF
Konfigurasi pengiriman file (Prompt & IA)	Memungkinkan Capitão mengirim PDF yang dibuat ke pelanggan	Mengirim file atau tautan langsung di percakapan
Riwayat di CRM	Mencatat proposal yang dikirim otomatis pada kontak	Peluang dibuat di Kanban dengan nilai penawaran

Cara kerja pembuatan penawaran otomatis

Capitão adalah asisten AI Papo yang dapat dilatih dengan pertanyaan, dokumen, dan alat khusus. Ketika pelanggan meminta penawaran melalui WhatsApp, asisten mengajukan pertanyaan yang diperlukan untuk memahami kebutuhan (produk, jumlah, tenggat waktu). Selanjutnya, alat HTTP khusus mengirim data tersebut ke layanan eksternal (seperti API pembuatan PDF atau sistem penetapan harga), yang menghitung nilai dan mengembalikan dokumen yang sudah jadi. Capitão kemudian mengirimkan PDF di percakapan, baik sebagai file maupun tautan, dan mencatat interaksi di CRM.

Seluruh proses berlangsung dalam hitungan detik, tanpa sales perlu menyusun penawaran secara manual. Tim hanya turun tangan jika pelanggan memiliki pertanyaan setelah menerima penawaran.

Langkah demi langkah untuk mengatur

Buat asisten Capitão khusus. Di modul Capitão, buat asisten baru dengan nama seperti "Penawaran Otomatis". Ia akan bertanggung jawab atas seluruh interaksi penawaran.
Tambahkan pertanyaan kualifikasi. Daftarkan FAQ yang akan diajukan asisten: "Produk apa yang Anda cari?", "Berapa jumlahnya?", "Berapa tenggat pengiriman yang diinginkan?". Pertanyaan ini memandu pengumpulan data.
Atur custom tool HTTP. Buat alat khusus yang mengarah ke endpoint layanan pembuatan PDF Anda. Alat ini harus menerima data yang dikumpulkan (item, jumlah, data kontak) dan mengembalikan tautan PDF atau file itu sendiri. Dokumentasi API Papo memberikan detail untuk mengautentikasi dan menyusun permintaan.
Tentukan skenario pemicu. Buat skenario (handoff) yang mentransfer kontrol ke alat HTTP setelah semua pertanyaan dijawab. Instruksinya dapat berupa: "Setelah mengumpulkan produk, jumlah, dan tenggat waktu, panggil alat pembuatan penawaran dan kirim hasilnya kepada pelanggan."
Aktifkan pengiriman file. Di modul Prompt & IA, gunakan opsi pengiriman file untuk mengatur Capitão agar mengirim PDF yang dibuat. Jika layanan eksternal mengembalikan tautan, asisten dapat mengirimkannya sebagai pesan teks. Jika PDF dihosting dan dapat diakses, Anda dapat mengatur pengiriman file secara langsung.
Hubungkan asisten ke kotak masuk. Kaitkan asisten dengan kotak masuk WhatsApp yang diinginkan. Sejak saat itu, setiap percakapan yang meminta penawaran akan ditangani oleh alur ini.
Uji otomasi. Kirim pesan uji yang meminta penawaran. Periksa apakah Capitão mengajukan pertanyaan yang benar, apakah alat membuat PDF, dan apakah file atau tautan sampai di percakapan. Sesuaikan pertanyaan atau prompt sesuai kebutuhan.

Untuk siapa konfigurasi ini berguna

Perusahaan layanan dan produk berdasarkan permintaan yang perlu mengirim proposal yang dipersonalisasi dengan cepat, tanpa bergantung pada sales yang tersedia.
Reseller white label yang ingin menawarkan otomasi penawaran sebagai pembeda bagi pelanggan mereka, memungkinkan masing-masing mengatur asisten proposalnya sendiri.
Operasi penjualan B2B yang menerima banyak permintaan penawaran melalui WhatsApp dan ingin mengurangi waktu respons.
E-commerce dengan item bernilai bervariasi (seperti furnitur custom, layanan percetakan) yang perlu menghitung harga berdasarkan parameter pelanggan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya memerlukan sistem eksternal untuk membuat PDF?

Ya. Custom tool HTTP Capitão berfungsi sebagai jembatan antara percakapan dan layanan pembuatan PDF (API milik sendiri atau pihak ketiga). Papo tidak membuat PDF secara internal, tetapi memungkinkan Anda mengintegrasikan alat apa pun yang mengembalikan dokumen.

Apakah Capitão dapat mengirim file PDF secara langsung?

Jika layanan eksternal mengembalikan tautan, Capitão mengirim URL di percakapan. Untuk pengiriman file langsung, Anda dapat menggunakan fitur pengiriman file di Prompt & IA, asalkan PDF dapat diakses publik atau diunggah ke platform.

Apakah saya dapat menggunakan alat yang sama untuk beberapa produk?

Ya. Custom tool dapat diparametrisasi untuk mengkueri tabel harga atau katalog yang berbeda, tergantung jawaban pelanggan. Cukup atur logikanya di layanan eksternal yang dipanggil alat tersebut.

Bagaimana penawaran tercatat di CRM?

Setelah pengiriman, Anda dapat mengatur skenario tambahan yang membuat peluang di Kanban atau memperbarui kontak dengan nilai proposal, menggunakan API kontak Papo.

Apakah mungkin menyertakan logo perusahaan saya di PDF?

Ya, asalkan layanan pembuatan PDF memungkinkan kustomisasi template. Custom tool mengirim data dan layanan menyusun dokumen dengan identitas visual yang diinginkan.

Apakah konfigurasi ini berfungsi untuk reseller white label?

Ya. Setiap pelanggan reseller dapat memiliki asisten Capitão dan custom tool sendiri, tetap independen dalam hal merek dan katalog.