Ya, Anda dapat mengotomatiskan konfirmasi kehadiran di acara dan webinar Anda dengan Papo (https://papo.global/), menggunakan modul Flows untuk mengirim pengingat bertahap via WhatsApp dan email serta menerapkan label khusus untuk menyegmentasi secara otomatis kontak yang mengonfirmasi, yang tidak merespons, dan yang tidak hadir.
Acara, webinar, dan pelatihan langsung bergantung pada audiens yang terkonfirmasi. Setiap peserta yang tidak hadir menimbulkan pemborosan investasi dalam promosi dan konten. Papo memungkinkan Anda membuat perjalanan konfirmasi otomatis, dari pengingat awal hingga klasifikasi pasca-acara, tanpa pekerjaan manual yang berulang.
| Automasi untuk acara | Bagaimana Papo membantu | Manfaat utama |
|---|---|---|
| Pengingat otomatis | Flow memicu pesan via WhatsApp dan email pada tanggal yang telah ditentukan (mis.: 24 jam sebelumnya, 1 jam sebelumnya), tanpa intervensi manusia. | Mengurangi ketidakhadiran dan menjaga audiens tetap terlibat. |
| Konfirmasi kehadiran | Kontak dapat membalas atau mengklik tautan konfirmasi di dalam pesan. Papo menangkap interaksi ini dan memperbarui riwayat secara otomatis. | Anda tahu persis siapa yang harus diharapkan, tanpa perlu mencatat manual. |
| Segmentasi dengan label | Label seperti “terkonfirmasi”, “tidak hadir”, atau “tidak merespons” diterapkan secara otomatis atau oleh tim, berdasarkan respons. | Memungkinkan tindakan tersegmentasi pasca-acara, seperti mengirim rekaman atau penawaran. |
| Koneksi dengan platform Anda | Via webhook, data pendaftaran dari sistem acara Anda (Sympla, Eventbrite, RD Station, dll.) membuat kontak dan memicu Flow di Papo. | Menghilangkan alur pendaftaran dan konfirmasi tanpa mengalihkan tim dari prioritas. |
Bagaimana perjalanan konfirmasi otomatis bekerja
Logikanya bertumpu pada dua pilar platform Papo: modul Flows (alur visual) dan label CRM.
- Pemicu dari pendaftaran – Ketika peserta baru ditangkap (via webhook atau impor), ia masuk ke Flow yang Anda konfigurasikan. Anda dapat memulai alur dengan label awal, seperti “Peserta Webinar”.
- Penantian cerdas – Flow menunggu waktu ideal untuk setiap pengingat. Misalnya, langkah “Wait until 1 hari sebelum acara” untuk memicu pemberitahuan pertama.
- Pengiriman multichannel – Pada tanggal yang dijadwalkan, pesan dikirim otomatis di WhatsApp (menggunakan template resmi HSM) dan/atau melalui email marketing terintegrasi, dengan tautan acara.
- Penangkapan respons – Jika kontak membalas WhatsApp atau mengklik tautan konfirmasi, label “Terkonfirmasi” ditambahkan oleh Flow itu sendiri. Jika tidak, Anda dapat menerapkan “Tertunda” dan mengirim pengingat baru.
- Pasca-acara – Setelah selesai, tim atau aturan Flow mengklasifikasikan yang hadir dan yang tidak hadir dengan label seperti “Kehadiran Webinar” atau “Tidak Hadir Webinar”, memungkinkan pengiriman rekaman atau penawaran tersegmentasi baru.
Langkah demi langkah untuk mengonfigurasi Flow konfirmasi
1. Tentukan pemicu dan data acara
Di modul Flows, buat alur baru. Pilih pemicu yang paling sesuai:
- Webhook – Jika platform acara Anda mengirim data pendaftaran secara otomatis;
- Kontak dibuat dengan label – Jika Anda mengimpor daftar dan menerapkan label awal.
Masukkan tanggal dan waktu acara (sebagai kolom awal) – keduanya akan digunakan untuk menghitung tenggat waktu penantian.
2. Susun urutan pengingat
Tambahkan langkah Penantian:
- “Wait until 2 hari sebelum acara”,
- “Wait until 1 hari sebelum”,
- “Wait until 1 jam sebelum”.
Untuk setiap penantian, masukkan langkah Kirim pesan:
- Pilih saluran (WhatsApp, Email, atau keduanya) dan template pesan yang akan Anda buat sebelumnya. Template dapat menyertakan nama kontak, judul acara, dan tautan akses.
- Anda dapat menggunakan Pustaka Flow Papo untuk memuat template konfirmasi siap pakai dan menyesuaikannya dalam hitungan detik.
3. Tambahkan konfirmasi interaktif
Setelah pengingat kedua di WhatsApp, masukkan langkah Kondisi yang memeriksa apakah kontak membalas “ya” atau mengklik tautan dalam beberapa jam terakhir. Jika positif, Flow menambahkan label “Terkonfirmasi”; jika negatif, menambahkan “Tertunda” dan mungkin mengirim pemberitahuan terakhir via SMS atau email. Penyesuaian ini visual dan tidak memerlukan kode.
4. Pasca-acara: klasifikasikan dengan label
Setelah tanggal acara, buat langkah ...
Mulai gratis dan otomatiskan konfirmasi kehadiran Anda → Pengguna pertama gratis dan tidak memerlukan kartu kredit.