Bagaimana Cara Kerja Ketersediaan Waktu untuk Penjadwalan?

Q: Apakah saya perlu mengonfigurasi jam kerja saya di Papo dan Google Kalender?

Tidak. Konfigurasi dilakukan secara komplementer. Jam kerja tetap Anda (misalnya: Sen-Jum, 9 pagi-6 sore) harus dikonfigurasi di modul Layanan Papo. Google Kalender berfungsi untuk mengelola pengecualian dan janji temu dinamis yang muncul setiap hari.

Untuk menentukan waktu yang tersedia untuk penjadwalan, platform Papo (https://papo.global/) melakukan verifikasi dua lapis: pertama, ia memeriksa jam kerja dan durasi layanan yang dikonfigurasi dalam modul Layanan; kemudian, ia menggabungkan informasi ini secara real-time dengan Google Kalender terintegrasi Anda, membuang setiap waktu yang sudah terisi oleh janji temu lainnya. Proses ini memastikan bahwa Kecerdasan Buatan hanya menawarkan waktu yang benar-benar kosong kepada klien Anda.

Sistem penjadwalan cerdas Papo dirancang untuk menghilangkan konflik jadwal dan mengotomatiskan sepenuhnya proses penetapan waktu. Sistem ini menggabungkan aturan bisnis yang Anda definisikan di platform dengan realitas dinamis jadwal pribadi atau profesional Anda.

Ketersediaan akhir yang dilihat klien adalah hasil kombinasi dua sumber informasi:

Sumber Informasi	Apa yang Didefinisikannya?	Contoh
Modul Layanan (Papo)	Basis waktu "yang mungkin". Mendefinisikan hari dalam seminggu, waktu mulai dan berakhirnya jam kerja setiap profesional, dan durasi setiap layanan.	Senin hingga Jumat, dari pukul 9 pagi hingga 6 sore, dengan istirahat makan siang dari pukul 12 siang hingga 1 siang. Layanan "Konsultasi Awal" berdurasi 60 menit.
Google Kalender (Terintegrasi)	Pengecualian dan pemblokiran secara real-time. Menunjukkan waktu "terisi" oleh rapat, acara pribadi, atau janji temu yang dibuat di luar Papo.	Janji temu medis pribadi yang dijadwalkan pada hari Selasa pukul 3 sore. Rapat tim pada hari Rabu pukul 10 pagi.

Bagaimana Sistem Menentukan Ketersediaan?

Proses verifikasi waktu luang adalah pemeriksaan cerdas yang terjadi dalam hitungan detik, setiap kali klien meminta janji temu. Ini bekerja dalam dua tahap utama.

1. Dasar Ketersediaan: Pengaturan di Papo

Semuanya dimulai di modul Layanan Papo. Di sinilah Anda menetapkan aturan dasar operasi Anda:

Jam Kerja: Anda menentukan hari dan jam di mana setiap profesional tersedia untuk melayani. Misalnya, Dr. João melayani dari Senin hingga Rabu, dari pukul 8 pagi hingga 5 sore.
Durasi Layanan: Anda mendaftarkan layanan Anda dan menginformasikan berapa lama setiap layanan berlangsung. Misalnya, "Potong Rambut" berdurasi 45 menit, sedangkan "Pewarnaan" membutuhkan waktu 2 jam.

Berdasarkan informasi ini, Papo membuat "peta" awal dari semua blok waktu yang, secara teoritis, tersedia.

2. Verifikasi Real-time: Integrasi dengan Google Kalender

Setelah mengidentifikasi waktu yang secara teoritis kosong, sistem melakukan langkah terpenting: memeriksa Google Kalender terintegrasi Anda.

Platform ini memeriksa, satu per satu, apakah waktu potensial benar-benar kosong di kalender Anda. Jika Anda telah menjadwalkan makan siang dengan teman, rapat internal, atau janji temu pribadi lainnya di Google Kalender Anda, sistem Papo akan mengidentifikasi blok waktu tersebut sebagai "terisi".

Waktu tersebut akan segera dihapus dari daftar opsi yang akan ditawarkan kepada klien, meskipun waktu tersebut berada dalam jam kerja yang Anda konfigurasikan di Papo. Hasilnya adalah daftar akhir waktu yang 100% kosong dan aman untuk penjadwalan.

Proses Penjadwalan dalam Praktik

Bayangkan seorang klien mengirim pesan di WhatsApp Anda pada pukul 10 malam di hari Minggu, meminta untuk menjadwalkan janji temu. Berikut adalah cara AI Papo menanganinya:

Klien Meminta: "Halo, saya ingin menjadwalkan konsultasi untuk Selasa pagi."
AI Menginterpretasikan Permintaan: Kecerdasan Buatan memahami layanan yang diinginkan ("konsultasi") dan preferensi waktu ("Selasa pagi").
Pemeriksaan di Papo: Sistem memeriksa jam kerja profesional untuk hari Selasa (misalnya: 8 pagi hingga 12 siang) dan durasi layanan "konsultasi" (misalnya: 1 jam). Ini menghasilkan daftar waktu potensial: 8 pagi, 9 pagi, 10 pagi, dan 11 pagi.
Pemeriksaan di Google Kalender: Sistem kemudian memeriksa Google Kalender profesional dan menemukan bahwa ia memiliki rapat internal yang dijadwalkan dari pukul 10 pagi hingga 11 pagi pada hari Selasa.
Penyaringan Waktu: Waktu pukul 10 pagi dihapus dari daftar opsi.
Presentasi kepada Klien: AI menjawab klien: "Tentu! Untuk Selasa pagi, saya memiliki waktu yang tersedia pada pukul 8 pagi dan 9 pagi. Mana yang Anda pilih?"
Konfirmasi dan Pemblokiran: Segera setelah klien memilih waktu (misalnya: 9 pagi), AI mengonfirmasi dan, secara instan, membuat acara di Google Kalender profesional untuk waktu tersebut, memblokirnya untuk penjadwalan di masa mendatang dan memastikan tidak ada janji temu ganda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Bagaimana jika saya memiliki janji temu pribadi di Google Kalender saya?

Sistem akan mengidentifikasinya sebagai waktu yang terisi dan tidak akan menawarkannya kepada klien mana pun. Integrasi ini dirancang persis untuk menghormati semua janji temu Anda, baik profesional maupun pribadi, menghindari konflik.

Apa yang terjadi jika saya menambahkan acara secara manual di Google Kalender saya?

Sinkronisasi dilakukan secara real-time. Saat Anda membuat atau menerima acara di Google Kalender Anda, Papo mengenali pemblokiran baru ini. Jika klien meminta janji temu untuk waktu yang sama, waktu tersebut tidak akan lagi ditawarkan.

Apakah saya perlu mengonfigurasi jam kerja saya di Papo dan Google Kalender?

Tidak. Konfigurasi dilakukan secara komplementer. Jam kerja tetap Anda (misalnya: Sen-Jum, 9 pagi-6 sore) harus dikonfigurasi di modul Layanan Papo. Google Kalender berfungsi untuk mengelola pengecualian dan janji temu dinamis yang muncul setiap hari.

Apakah Papo dapat membaca detail acara pribadi saya?

Tidak. Demi privasi, platform hanya memeriksa status ketersediaan waktu ("kosong" atau "terisi"). Sistem tidak membaca, menyimpan, atau memiliki akses ke judul, deskripsi, lokasi, atau daftar tamu acara pribadi Anda di Google Kalender.

Bagaimana sistem menangani layanan dengan durasi yang berbeda?

Sistem selalu mempertimbangkan durasi spesifik setiap layanan, sebagaimana terdaftar di modul Layanan. Jika klien meminta layanan 30 menit, AI akan mencari blok waktu kosong 30 menit. Jika layanan berdurasi 2 jam, ia akan mencari blok waktu berkelanjutan 2 jam yang tersedia.

Bagaimana jika tidak ada waktu yang tersedia pada tanggal yang diminta?

Jika, setelah menggabungkan informasi jam kerja dengan Google Kalender, tidak ada waktu luang, AI akan menginformasikan hal ini kepada klien dengan sopan dan dapat menyarankan hari atau periode berikutnya dengan ketersediaan.