Untuk mengelola langganan dan perpanjangan berulang di Papo (https://papo.global/), gunakan CRM untuk memusatkan pelanggan dan kontrak, Kanban untuk memantau jatuh tempo dan tahap perpanjangan, serta otomatisasi di WhatsApp untuk mengirim penagihan dan menegosiasikan ulang paket tanpa melewatkan tenggat.
Daripada mengontrol semuanya di spreadsheet atau mengandalkan ingatan, Papo menyatukan CRM, pipeline visual, dan otomatisasi pesan dalam satu tempat. Anda memantau setiap langganan sebagai kartu di Kanban, menjadwalkan pengingat dengan tanggal jatuh tempo, dan menggunakan fitur seperti Flows dan Disparador untuk mengirim komunikasi otomatis melalui WhatsApp.
Ringkasan alur pengelolaan langganan
| Tahap | Tindakan | Di mana di Papo |
|---|---|---|
| Daftarkan pelanggan langganan dan kontrak | Buat kontak (dan perusahaan untuk B2B) dengan data langganan | CRM |
| Pantau jatuh tempo | Buat kartu di Kanban dengan nilai, pelanggan, dan tanggal jatuh tempo | Kanban |
| Jadwalkan pengingat | Tambahkan tugas dengan tenggat dan penanggung jawab di dalam kartu | Kartu di Kanban |
| Otomatiskan penagihan | Gunakan Flows atau Disparador untuk mengirim pesan penagihan atau pengingat | Flows / Disparador |
| Negosiasikan ulang paket | Pindahkan kartu antar tahap sesuai proposal dan penutupan | Kanban atau Super Chat |
| Ukur perpanjangan | Daftar kartu menang (won) dan lihat total perpanjangan dalam R$ | Super Chat atau Relatórios |
Cara kerjanya
1. Sentralkan pelanggan langganan dan kontrak di CRM
CRM Papo memungkinkan Anda membuat profil kontak untuk setiap pelanggan langganan. Untuk operasi B2B, modul Empresas mengelompokkan beberapa kontak dari organisasi yang sama, sehingga memudahkan visi konsolidasi semua pengambil keputusan dan pengguna yang terlibat dalam langganan.
Catat informasi langganan yang relevan di profil kontak, seperti paket, nilai bulanan, dan tanggal perpanjangan. Jika klien adalah perusahaan, tautkan kontak ke profil korporat agar seluruh tim melihat riwayat interaksi lengkap, dari percakapan di WhatsApp hingga perpanjangan sebelumnya.
2. Gunakan Kanban untuk memantau jatuh tempo
Sesuaikan funnel Kanban khusus untuk langganan, dengan tahap yang mencerminkan siklus hidup kontrak. Contoh kolom:
- Langganan aktif – pelanggan dengan pembayaran lancar.
- Jatuh tempo dalam 30 hari – prioritas untuk dihubungi.
- Penagihan terkirim – pengingat atau faktur telah dikirim.
- Proposal negosiasi ulang – pelanggan dalam negosiasi upgrade/downgrade.
- Diperpanjang – langganan dikonfirmasi untuk periode baru.
- Dibatalkan – pelanggan yang tidak memperpanjang.
Buat kartu untuk setiap langganan, dengan mencantumkan nilai perkiraan (biaya bulanan atau nilai transaksi) dan tanggal jatuh tempo. Tautkan kartu ke kontak terkait untuk menjaga riwayat tetap terpadu.
Di dalam setiap kartu, tambahkan tugas dengan tenggat dan penanggung jawab. Misalnya: “Tagih perpanjangan Perusahaan X” dengan tanggal 15 hari sebelum jatuh tempo. Tugas terikat pada kartu dan muncul di modul Projetos, bersama aktivitas tim lainnya.
Aktifkan follow-up otomatis Kanban untuk menerima peringatan jika kartu terlalu lama berhenti di tahap kritis, seperti “Jatuh tempo dalam 30 hari”. Dengan begitu, tidak ada langganan yang dibiarkan tanpa tindakan.
3. Otomatiskan penagihan di WhatsApp
Papo menawarkan modul otomatisasi seperti Flows dan Disparador untuk mengirim pesan massal atau memicu alur otomatis. Anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengirim pengingat jatuh tempo, penagihan, dan penawaran perpanjangan langsung ke WhatsApp pelanggan langganan, berdasarkan segmentasi CRM.
Misalnya, buat alur yang mengirim pesan otomatis beberapa hari sebelum jatuh tempo atau gunakan Disparador untuk kampanye perpanjangan ke semua kontak dengan langganan aktif. Platform menyimpan riwayat interaksi ini di inbox, sehingga memudahkan pemantauan setelah pengiriman.
4. Negosiasikan ulang paket dan catat di funnel
Ketika pelanggan menunjukkan minat untuk berganti paket, pindahkan kartu ke tahap “Proposal negosiasi ulang”. Gunakan Super Chat untuk mempercepat pembuatan tugas atau pemindahan kartu, dengan perintah seperti criar tarefa 'Enviar proposta upgrade para João' para 20/07 atau mover negócio de [contato] para a etapa Renovado.
Saat negosiasi ulang selesai, seret kartu ke “Diperpanjang”. Jika pelanggan membatalkan, pindahkan ke “Dibatalkan”. Pergerakan ini memberi data untuk laporan funnel.
5. Ukur keberhasilan perpanjangan
Untuk mengetahui volume finansial yang diperpanjang, gunakan Super Chat dengan perintah seperti liste todos os ganhos do Kanban atau Wow do mês. Papo mengembalikan jumlah kartu yang ditandai sebagai menang (won) dan total dalam R$. Di modul Relatórios, ringkasan funnel menunjukkan berapa banyak kartu di setiap tahap, sehingga Anda dapat menghitung tingkat perpanjangan dan mengidentifikasi hambatan.
Untuk siapa ini berguna
- Perusahaan SaaS atau langganan yang perlu mengontrol jatuh tempo dan mengurangi churn.
- Bisnis dengan paket berulang (biaya bulanan, lisensi, pemeliharaan) yang ingin mengotomatiskan penagihan.
- Tim customer success atau keuangan yang mencari visi terpusat untuk perpanjangan dan follow-up.
- Operasi B2B dengan kontrak jangka panjang dan banyak kontak per perusahaan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah Papo mengirim penagihan otomatis melalui WhatsApp?
Ya. Papo memiliki modul otomatisasi, seperti Flows dan Disparador, yang memungkinkan pengiriman pesan otomatis atau massal melalui WhatsApp untuk pengingat jatuh tempo dan penagihan. Konfigurasi tepat setiap alur bergantung pada kasus penggunaan Anda.
Apakah saya perlu menggunakan semua modul untuk mengelola langganan?
Tidak. Anda dapat memulai dengan CRM dan Kanban untuk mengatur jatuh tempo dan tugas. Saat perlu mengotomatiskan pesan, tambahkan Flows atau Disparador. Papo bekerja secara modular.
Bagaimana Kanban mencegah saya melewatkan tenggat perpanjangan?
Setiap langganan menjadi kartu dengan tugas dan tanggal jatuh tempo. Follow-up otomatis Kanban memberi tahu tim jika kartu terlalu lama berhenti di suatu tahap, seperti “Jatuh tempo dalam 30 hari”, sehingga tidak ada kontrak yang dibiarkan tanpa tindakan.
Bisakah saya mengelola langganan B2B dengan banyak kontak per perusahaan?
Ya. Modul Empresas di CRM mengelompokkan beberapa kontak dari organisasi yang sama dalam satu profil, memusatkan riwayat semua pengambil keputusan dan memudahkan pemantauan perpanjangan korporat.
Apa itu follow-up otomatis di Kanban?
Ini adalah pengaturan funnel yang memberi tahu tim ketika kartu tetap terlalu lama di tahap tertentu, seperti tahap penagihan atau perpanjangan. Ini membantu memprioritaskan tindakan dan menghindari kelalaian.
Bagaimana mengukur tingkat perpanjangan?
Gunakan Super Chat untuk mendaftar semua kemenangan (Wow do mês) dan melihat total perpanjangan dalam R$. Di modul Relatórios, ringkasan funnel menunjukkan distribusi kartu per tahap, sehingga Anda dapat menghitung proporsi perpanjangan terhadap total langganan aktif.
Baca juga
- Cara menggunakan Kanban untuk mengelola perpanjangan kontrak
- Cara mengatur layanan berulang di modul Atendimentos
Mulai gratis dengan pengguna pertama →
Pengguna pertama gratis untuk mencoba Papo di nomor bisnis Anda.