Cara Menggunakan Kanban Papo untuk Mengelola Proyek Internal

Untuk mengelola proyek internal dengan Kanban dari Papo, buat funnel khusus dengan tahapan yang mencerminkan alur kerja tim Anda — seperti “Backlog”, “Sedang berjalan”, dan “Selesai” — dan gunakan kartu untuk mewakili setiap tugas, lengkap dengan tenggat waktu dan penanggung jawab. Dengan begitu, Anda mengubah pipeline visual penjualan menjadi papan manajemen proyek, memusatkan aktivitas marketing, pengembangan, atau HR di lingkungan yang sama dengan CRM dan layanan pelanggan.

Daripada menggunakan spreadsheet atau alat terpisah, Anda memanfaatkan struktur Kanban Papo untuk memantau hasil kerja internal. Modul yang sama yang memindahkan peluang penjualan kini menata kampanye, sprint pengembangan, atau proses rekrutmen — semuanya dengan visibilitas real-time dan integrasi ke Super Chat, kontak, dan laporan platform.

Ringkasan alur untuk proyek internal via Kanban

Cara kerjanya

1. Susun funnel untuk setiap jenis proyek

Buat funnel Kanban dengan nama yang jelas, seperti “Marketing”, “Pengembangan”, atau “HR”. Saat membuatnya, Anda dapat menentukan tahapan secara manual — misalnya, “Backlog”, “Sprint saat ini”, “Dalam pengujian”, “Selesai” — atau menggunakan tahapan default lalu mengganti namanya. Struktur ini mengubah Kanban menjadi papan tugas yang disesuaikan dengan proses Anda.

2. Daftarkan setiap aktivitas sebagai kartu

Setiap kartu mewakili tugas atau hasil kerja proyek. Isi judul dengan jelas (mis.: “Buat desain untuk kampanye email”), tambahkan deskripsi terperinci, dan jika perlu, nilai estimasi (anggaran, jam, atau upaya). Anda dapat menautkan kartu ke kontak jika tugas terkait dengan klien, tetapi untuk proyek yang murni internal cukup biarkan kolom itu kosong.

3. Tambahkan tenggat waktu dan penanggung jawab dengan tugas internal

Buka kartu dan buat tugas internal untuk komitmen tersebut. Isi:

• Judul – mis.: “Review copy iklan”.
• Penanggung jawab – anggota tim yang akan menjalankan tindakan.
• Tenggat waktu – tanggal jatuh tempo yang tepat.

Tugas terikat pada kartu dan dapat dilihat langsung di sana. Meskipun tugas Kanban tidak memicu notifikasi otomatis dengan sendirinya, Kanban Papo memiliki follow-up otomatis: Anda dapat mengonfigurasi funnel untuk memberi tahu tim setiap kali kartu tertahan terlalu lama di tahap seperti “Sedang berjalan”, misalnya. Dengan begitu, tidak ada tenggat waktu kritis yang terlewat.

4. Pindahkan kartu sesuai perkembangannya

Seret kartu di antara kolom seiring pekerjaan berjalan. Jika tugas marketing keluar dari perencanaan dan masuk eksekusi, pindahkan dari “Akan dikerjakan” ke “Sedang berjalan”. Saat review selesai, pindahkan ke “Selesai”. Gerakan ini mencatat kemajuan dan memungkinkan siapa pun di tim melihat sekilas berapa banyak aktivitas di setiap fase.

5. Gunakan Super Chat untuk mempercepat operasi

Dengan Super Chat, Anda tidak perlu membuka Kanban. Ketik perintah seperti:

• criar card no funil Marketing na etapa A fazer com nome 'Briefing da campanha'
• mover card 'Revisar contrato' para Em andamento
• listar cards do funil Desenvolvimento

Ini mengurangi waktu operasi dan menjaga fokus pada eksekusi tugas.

6. Pantau kemajuan dan hasil

Untuk mengetahui berapa banyak tugas yang selesai dalam suatu periode, gunakan Super Chat dengan perintah Wow do mês atau vendas fechadas — sistem akan mengembalikan kartu yang ditandai sebagai menang (won) dan total nilainya, jika ada nilai estimasi. Di modul Laporan, ringkasan funnel menunjukkan berapa banyak kartu di setiap tahap, membantu mengidentifikasi hambatan dan menghitung tingkat penyelesaian aktivitas proyek.

Untuk siapa ini berguna

• Tim marketing yang perlu mengoordinasikan kampanye, pembuatan konten, dan review.
• Tim pengembangan yang menginginkan papan visual untuk sprint, bug, dan peningkatan.
• Departemen HR yang mengatur proses rekrutmen, pelatihan, dan onboarding.
• Agensi dan konsultan yang mengelola hasil kerja internal secara paralel dengan pipeline komersial klien.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya menggunakan Kanban untuk proyek internal tanpa mengganggu pipeline penjualan?

Ya. Cukup buat funnel terpisah untuk setiap keperluan. Kartu proyek internal tidak tercampur dengan deal penjualan, kecuali Anda memindahkannya ke funnel yang sama.

Apakah kartu proyek internal muncul di laporan penjualan?

Hanya jika ditandai sebagai menang (won) atau kalah (lost). Karena Anda dapat menggunakan funnel yang berbeda, laporan funnel akan menampilkan kartu dari setiap proyek secara terpisah, sehingga analisis independen dapat dilakukan.

Bagaimana menetapkan tugas ke anggota tim tertentu?

Di dalam kartu, buat tugas dan tentukan penanggung jawab. Nama anggota akan terlihat di kartu, memudahkan distribusi aktivitas.

Apakah Kanban mengirim notifikasi tenggat waktu otomatis?

Tugas internal tidak memicu notifikasi sendiri. Namun, follow-up otomatis funnel dapat dikonfigurasi untuk memberi peringatan saat kartu tertahan di suatu tahap terlalu lama. Untuk pengingat yang lebih terperinci, Anda dapat menggabungkan Kanban dengan otomatisasi dari modul Flows.

Apa perbedaan antara Kanban dan modul Proyek?

Kanban memungkinkan funnel yang sepenuhnya dapat dikustomisasi, integrasi dengan CRM dan Super Chat, dan ideal untuk alur yang membutuhkan visi pipeline serta nilai estimasi. Modul Proyek menawarkan struktur yang lebih sederhana, dengan kolom tetap (Tertunda, Dalam progres, Selesai) dan fokus pada tugas individual, tanpa konsep nilai atau follow-up otomatis.

Apakah saya perlu membayar lebih untuk menggunakan Kanban seperti ini?

Kanban adalah bagian dari rangkaian modul Papo. Untuk detail tentang paket dan ketersediaan, lihat situs resmi.

Baca juga

• Apa itu Super Chat dan cara menggunakan perintah untuk mempercepat tugas di CRM
• Cara menggunakan API Papo untuk membuat dan memperbarui deal di Kanban

Mulai sekarang gratis →

Dengan pengguna pertama gratis, Anda sudah dapat membuat funnel khusus dan mengatur proyek internal di Kanban Papo.