Untuk mengedit atau menghapus dokumen dari Basis Pengetahuan di Papo (https://papo.global/), Anda mengelola file langsung di modul Basis Pengetahuan. Platform ini memungkinkan Anda menghapus dokumen usang dan menggantinya dengan versi terbaru, sehingga kecerdasan buatan selalu merujuk pada konten yang benar selama interaksi.
Menjaga basis tetap bersih dan akurat sangat penting agar asisten seperti Capito memberikan jawaban yang selaras dengan kebijakan perusahaan Anda saat ini. Tanpa pemeliharaan ini, AI dapat mengandalkan informasi lama, sehingga menimbulkan inkonsistensi dan pekerjaan ulang.
| Tindakan | Deskripsi |
|---|---|
| Hapus dokumen | Hapus file dari basis secara permanen. AI berhenti merujuknya segera setelah sinkronisasi. |
| Edit dokumen | Pengeditan dilakukan dengan mengganti file lama dengan versi baru. Unggah dokumen yang diperbarui dan hapus yang sebelumnya. |
| Lihat riwayat dokumen | Daftar dokumen di basis menampilkan nama, tanggal unggah, dan status sinkronisasi, sehingga memudahkan identifikasi apa yang perlu ditinjau. |
| Dampak pada jawaban | Setelah penghapusan atau penggantian, jawaban AI hanya akan mencerminkan konten dari dokumen yang aktif di basis. |
Cara kerja pengelolaan dokumen di Basis Pengetahuan
Basis Pengetahuan Papo adalah repositori pusat tempat Anda menyimpan file yang memberi masukan pada asisten AI. Manual, FAQ, kebijakan komersial, atau dokumen teks apa pun dapat diunggah dan ditautkan ke asisten seperti CapitĂŁo. AI kemudian menggunakan file tersebut untuk menghasilkan jawaban otomatis di WhatsApp dan saluran lainnya.
Proses teknis di balik fitur ini disebut Retrieval-Augmented Generation (RAG). Ketika pelanggan mengajukan pertanyaan, AI mencari bagian yang relevan dalam dokumen referensi Anda dan menggunakannya sebagai dasar untuk merumuskan jawaban yang koheren dan kontekstual.
Ketika sebuah dokumen menjadi usang — misalnya, kebijakan pengembalian yang berubah — sebaiknya hapus dokumen tersebut dan, jika perlu, tambahkan dokumen baru yang sesuai. Ini mencegah AI mencampur informasi yang sudah usang dengan informasi terkini.
Kapan harus menghapus atau mengedit dokumen
- Perubahan kebijakan atau prosedur — Setiap kali syarat layanan, garansi, atau aturan internal berubah, hapus file lama dan unggah versi yang telah direvisi.
- Perbaikan kesalahan — Jika file berisi data yang salah, ganti dengan versi yang diperbaiki agar AI tidak mereproduksi kesalahan tersebut.
- Produk yang dihentikan — Hapus materi tentang item yang tidak lagi diproduksi untuk menghindari AI merekomendasikan sesuatu yang tidak tersedia lagi.
- Reorganisasi basis — Seiring waktu, basis dapat menumpuk dokumen tentang topik serupa. Menghapus duplikasi membantu AI menemukan konten yang tepat lebih cepat.
Langkah umum untuk menghapus dan mengganti dokumen
- Akses modul Basis Pengetahuan di panel Papo.
- Pilih basis yang ingin Anda kelola. Anda dapat memiliki beberapa basis yang diatur berdasarkan topik (mis.: “Produk”, “Keuangan”).
- Temukan dokumen yang ingin dihapus. Daftar menampilkan nama, ukuran, dan status sinkronisasi.
- Hapus dokumen menggunakan opsi penghapusan yang tersedia di baris file.
- Jika perlu, unggah versi baru langsung ke basis yang sama. File akan diproses dan tersedia untuk AI dalam beberapa saat.
Tampilan antarmuka dapat bervariasi tergantung versi platform, tetapi alur logisnya selalu sama: identifikasi, hapus, dan ganti.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Bisakah saya mengedit teks langsung di platform?
Papo tidak menyediakan editor teks bawaan untuk mengubah konten dokumen yang sudah diunggah. Untuk melakukan pengeditan, hapus file lama dan unggah versi baru dengan koreksi yang diinginkan.
Jika saya menghapus dokumen, apakah jawaban AI langsung berubah?
Ya. Setelah penghapusan selesai dan sinkronisasi diperbarui, AI berhenti merujuk file tersebut. Jika Anda sudah mengunggah dokumen pengganti, AI akan otomatis menggunakan konten baru.
Apa yang terjadi jika saya menghapus dokumen secara tidak sengaja?
Cukup unggah kembali file yang sama ke basis. Karena proses sinkronisasi cepat, AI akan menggunakannya kembali dalam beberapa saat.
Berapa banyak dokumen yang dapat saya miliki dalam satu Basis Pengetahuan?
Tidak ada batas ketat yang dipublikasikan, tetapi disarankan untuk menjaga hanya file yang benar-benar diperlukan.