Bagaimana cara menggunakan Obrolan Internal untuk berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time?

Obrolan internal Papo (https://papo.global/) adalah alat komunikasi yang memungkinkan agen dan tim untuk berkomunikasi satu sama lain langsung di platform, tanpa perlu menggunakan aplikasi eksternal. Ini dirancang untuk mempercepat kolaborasi, memfasilitasi penyelesaian pertanyaan tentang layanan pelanggan, dan memusatkan komunikasi tim di satu tempat, baik melalui percakapan individu maupun grup.

Menjaga komunikasi tim tetap lancar sangat penting untuk layanan pelanggan berkualitas tinggi. Ketika karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan bertukar informasi dengan cepat, masalah pelanggan dapat diselesaikan dengan lebih efisien. Obrolan internal menghilangkan kebutuhan untuk beralih antara Papo dan aplikasi pesan lainnya, menjaga fokus dan konteks pekerjaan dalam satu lingkungan.

Fitur	Deskripsi
Percakapan Individu	Memungkinkan seorang agen untuk berbicara langsung dengan agen lain untuk mengajukan pertanyaan cepat atau meminta bantuan dalam kasus tertentu.
Percakapan Grup	Memungkinkan pembuatan obrolan dengan beberapa anggota, ideal untuk diskusi tim, penyelarasan proyek, atau pengumuman umum.
Riwayat Pesan	Semua percakapan internal disimpan dan dapat dicari, memungkinkan tim untuk melihat riwayat kapan pun diperlukan.
Sentralisasi	Menjaga semua komunikasi perusahaan — baik dengan pelanggan maupun internal — dalam platform kerja yang sama.

Cara Kerja Obrolan Internal

Obrolan Internal berfungsi sebagai sistem pesan instan yang terintegrasi dengan dasbor Papo. Ini menciptakan ruang eksklusif untuk komunikasi antar anggota tim Anda, sepenuhnya terpisah dari percakapan yang Anda lakukan dengan pelanggan.

Anda dapat memulai percakapan dengan satu rekan kerja (1-lawan-1) atau membuat grup untuk membahas suatu topik dengan beberapa orang, seperti "Tim Penjualan", "Dukungan Level 2", atau "Pemasaran". Ini membantu mengatur komunikasi dan memastikan informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Misalnya, seorang agen layanan pelanggan dapat menggunakan obrolan untuk bertanya kepada supervisor tentang kasus pelanggan yang kompleks, tanpa perlu meninggalkan layar layanan. Supervisor dapat merespons dengan cepat, mempercepat solusi untuk pelanggan. Demikian pula, seorang pemimpin tim dapat mengirimkan pengumuman kepada seluruh timnya sekaligus, memastikan semua orang menerima informasi yang sama secara bersamaan.

Cara Mulai Menggunakan Obrolan Internal

Agar tim Anda dapat berkomunikasi secara internal, langkah pertama adalah memastikan semua anggota terdaftar di platform. Secara opsional, namun sangat disarankan, Anda dapat mengaturnya ke dalam tim untuk mempermudah pengelolaan.

Langkah 1: Menambahkan Agen ke Akun Anda

Seorang administrator akun harus mengundang semua anggota tim ke platform.

Akses menu Pengaturan (ikon roda gigi) di dasbor Papo.
Di menu samping, buka bagian Agen.
Klik tombol "Tambah agen baru".
Isi nama, email, dan tentukan peran kolaborator. Peran utama adalah:
- Agen Layanan Pelanggan: Memiliki akses ke fungsionalitas layanan pelanggan, seperti membalas percakapan, tetapi tanpa izin administratif.
- Administrator Tim: Memiliki akses penuh untuk mengelola pengaturan, kotak masuk, agen, dan area lain di platform.
Klik "Tambah Agen". Kolaborator akan menerima email undangan untuk membuat kata sandi dan mengakses platform.

Langkah 2: Mengatur Tim (Opsional)

Membuat tim membantu mengatur tidak hanya komunikasi internal, tetapi juga distribusi layanan pelanggan. Anda dapat membuat grup seperti "Penjualan", "Dukungan", dan "Keuangan".

Masih di Pengaturan, akses tab Tim.
Klik untuk membuat tim baru dan berikan nama deskriptif (contoh: "Dukungan Teknis").
Tambahkan agen yang akan menjadi bagian dari tim ini dengan memilihnya dari daftar.
Setelah membuat tim, Anda dapat mengaitkannya dengan kotak masuk tertentu. Misalnya, tim "Penjualan" dapat memiliki akses eksklusif ke kotak masuk WhatsApp penjualan, sementara tim "Dukungan" melayani saluran email dan obrolan situs web.

Langkah 3: Memulai Percakapan

Dengan tim yang sudah dikonfigurasi, menggunakan obrolan internal sangatlah mudah.

Temukan fitur obrolan internal di dasbor Anda.
Pilih rekan kerja atau grup yang ingin Anda ajak bicara dari daftar kontak internal.
Kirim pesan Anda. Percakapan akan muncul dalam daftar khusus, memungkinkan Anda untuk beralih dengan mudah antara obrolan internal dan layanan pelanggan tanpa kehilangan fokus.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah saya membuat obrolan grup di Papo?

Ya. Platform ini memungkinkan pembuatan obrolan internal grup, yang ideal untuk mengoordinasikan tim, mendiskusikan proyek, membuat pengumuman untuk tim tertentu, atau menyelesaikan masalah yang membutuhkan kolaborasi beberapa orang.

Apakah riwayat percakapan internal tersimpan?

Ya, semua pesan yang dipertukarkan dalam obrolan internal disimpan dengan aman. Anda dapat mengakses riwayat percakapan kapan saja untuk melihat informasi, mengingat keputusan yang telah dibuat, atau memeriksa keselarasan sebelumnya.

Siapa yang dapat melihat pesan obrolan internal?

Privasi adalah hal mendasar. Hanya peserta percakapan (baik individu maupun grup) yang dapat melihat pesan. Percakapan internal sepenuhnya pribadi dan terpisah dari obrolan dengan pelanggan.

Bagaimana cara menambahkan anggota tim baru untuk menggunakan obrolan?

Untuk menambahkan anggota baru, pengguna dengan izin administrator harus mengakses Pengaturan akun, pergi ke bagian "Agen" dan klik "Tambah agen baru". Setelah mengisi data dan mengirim undangan, anggota baru dapat mengakses platform dan obrolan internal setelah menerima undangan dan mengonfigurasi akunnya.

Apa perbedaan antara Obrolan Internal dan Catatan Internal?

Obrolan Internal adalah untuk percakapan real-time dengan rekan kerja atau tim, berfungsi sebagai pesan instan untuk diskusi, pengumuman, atau permintaan bantuan. Catatan Internal, di sisi lain, adalah komentar yang ditambahkan langsung ke linimasa percakapan dengan pelanggan. Catatan ini hanya terlihat oleh tim dan berfungsi untuk memberikan konteks atau instruksi spesifik tentang layanan pelanggan tertentu.