Cara membuat tim dan membagi percakapan di Papo Global

Di Papo Global (papo.global), tim adalah kelompok agen yang disusun berdasarkan tanggung jawab, seperti Penjualan, Dukungan, atau Keuangan. Administrator membuat setiap tim di Pengaturan → Tim; setelah itu percakapan dapat ditugaskan ke tim, dan jika penugasan otomatis aktif, sistem memilih anggota yang sedang online untuk menanganinya.

Lokasi dan isi layar

Seorang agen bisa menjadi anggota beberapa tim sekaligus.

Langkah demi langkah membuat tim

1. Di menu samping, klik Pengaturan, lalu Tim.
2. Klik Buat tim baru.
3. Isi Nama Tim, misalnya "Penjualan" atau "Layanan Pelanggan".
4. Opsional: klik tombol di sebelah kiri nama untuk memilih emoji atau ikon (dengan warna) bagi tim.
5. Opsional: tulis Deskripsi Tim singkat agar semua orang tahu apa yang ditangani tim.
6. Biarkan Izinkan penugasan otomatis untuk tim ini. tercentang jika ingin sistem membagikan percakapan (lihat di bawah).
7. Klik Buat tim baru.
8. Pada langkah menambahkan agen, centang agen tim (atau pilih semua agen) lalu klik Tambahkan Agen. Minimal satu agen wajib dipilih.
9. Di layar terakhir, klik Selesai.

Agen harus sudah ada di akun; jika belum menambahkannya, lihat Cara menambahkan agen.

Bagaimana percakapan sampai ke tim

Percakapan menjadi milik tim ketika seseorang memilih tim tersebut:

• Di dalam percakapan: di panel samping, kolom Tim Ditugaskan.
• Di daftar percakapan: klik kanan kartu percakapan lalu Tugaskan tim.
• Secara otomatis: di Pengaturan → Otomatisasi, tindakan Assign a Team mengarahkan percakapan berdasarkan aturan (misalnya berdasarkan kotak masuk atau label).

Percakapan setiap tim dikelompokkan di menu samping pada Percakapan → Tim, sehingga setiap anggota cepat menemukan antrean tim.

Cara kerja penugasan otomatis tim

Dengan Izinkan penugasan otomatis untuk tim ini. tercentang, ketika percakapan ditugaskan ke tim dan belum memiliki agen, Papo Global memilih agen yang:

1. merupakan anggota tim;
2. juga merupakan anggota kotak masuk percakapan tersebut;
3. sedang online dan masih punya kapasitas untuk percakapan baru.

Pemilihan dilakukan bergiliran (round robin) di antara agen yang memenuhi syarat. Jika tidak ada anggota yang memenuhi syarat, percakapan tetap di tim tanpa agen sampai ada yang mengambilnya. Jika percakapan sudah punya agen yang bukan anggota tim, penugasannya dihapus.

Jika opsi tidak dicentang, percakapan tetap di tim tanpa agen dan anggota mengambilnya secara manual.

Mengedit dan menghapus

• Edit Tim membuka dua langkah: detail tim (nama, ikon, deskripsi, dan penugasan otomatis; simpan dengan Update tim) dan Edit Agen (centang atau hapus centang anggota; simpan dengan Update agen dalam tim).
• Hapus meminta Anda mengetik nama tim sebagai konfirmasi. Penghapusan menghilangkan penugasan tim tersebut dari percakapan; percakapan tetap ada di akun.

Tips

• Masukkan setiap agen ke kotak masuk yang tepat: penugasan otomatis hanya memilih anggota tim dan kotak masuk.
• Beri nama tim berdasarkan fungsi ("Penjualan", "Purna Jual"), bukan nama orang, agar tidak perlu diganti saat anggota berubah.
• Gunakan otomatisasi dengan Assign a Team agar setiap topik langsung masuk ke tim yang tepat tanpa pemilahan manual.

Pertanyaan umum

Kenapa percakapan masuk ke tim tetapi tidak ada yang ditugaskan?

Penugasan otomatis mungkin tidak dicentang, atau tidak ada anggota yang online, punya kapasitas, dan menjadi anggota kotak masuk percakapan itu.

Apakah agen bisa berada di lebih dari satu tim?

Bisa. Seorang agen dapat menjadi anggota beberapa tim.

Saya tidak melihat Tim di Pengaturan. Kenapa?

Layar ini khusus untuk peran Administrator.

Apakah menghapus tim juga menghapus percakapan?

Tidak. Hanya menghapus tim dari percakapan yang ditugaskan kepadanya.

Baca juga: Cara menambahkan agen ke akun Anda · Ikhtisar dasbor Papo Global

Mulai gratis di Papo Global →

Pengguna pertama $0, tanpa kartu kredit. Info selengkapnya di papo.global.