Untuk mengatur pengingat otomatis janji temu via WhatsApp dan mengurangi ketidakhadiran, gunakan modul Atendimentos (Appointments) dari Papo. Hubungkan akun Google Agenda Anda, tentukan aturan pengingat, dan platform akan mengirim pesan otomatis melalui WhatsApp sebelum setiap jadwal yang ditentukan, menjaga pelanggan Anda tetap terinformasi dan agenda Anda terisi.
Dengan otomatisasi ini, tim Anda tidak perlu mengirim pengingat manual. Sistem akan mengirim pesan pada waktu yang tepat, langsung ke WhatsApp pelanggan, menggunakan nomor resmi perusahaan Anda. Konfigurasinya sederhana dan terintegrasi dengan alur penjadwalan yang sudah Anda gunakan, baik melalui AI atau manual.
Ringkasan konfigurasi pengingat otomatis
| Komponen | Fungsi utama | Contoh penggunaan |
|---|---|---|
| Modul Atendimentos (Appointments) | Mengelola janji temu dan mengirim pengingat otomatis melalui WhatsApp. | Koneksi ke Google Agenda untuk menyinkronkan jadwal dan mengirim pesan. |
| Google Agenda | Sumber acara dan jadwal yang ditentukan. | Agenda profesional, salon, atau klinik. |
| Aturan pengingat | Menentukan kapan dan berapa banyak pengingat yang akan dikirim sebelum janji temu. | Satu pengingat 24 jam sebelum dan satu lagi 1 jam sebelum. |
| WhatsApp (Cloud API) | Saluran pengiriman pesan pengingat. | Pesan dengan tanggal, waktu, dan layanan yang dijadwalkan, dikirim secara otomatis. |
| Flows (opsional) | Memungkinkan pembuatan urutan pesan yang dipersonalisasi untuk skenario yang lebih kompleks. | Alur yang mengirim konfirmasi, pengingat, dan survei pasca-layanan. |
Bagaimana pengiriman otomatis pengingat bekerja
Logikanya sederhana: setiap kali janji temu dibuat di agenda yang terhubung, Papo secara otomatis menjadwalkan pengiriman pengingat via WhatsApp sesuai dengan aturan yang Anda tentukan. Pesan sampai ke pelanggan sebagai notifikasi WhatsApp biasa, tanpa perlu ada yang menyalin dan menempel teks.
Modul Atendimentos dari Papo mencakup alat tindak lanjut yang mengelola pengingat ini. Anda dapat mengatur beberapa pengiriman (misalnya, satu hari sebelum dan satu jam sebelum) dan menyesuaikan konten masing-masing. Jika penjadwalan dilakukan oleh AI Papo selama percakapan, pengingat akan otomatis masuk ke antrian.
Langkah demi langkah untuk mengatur pengingat
-
Hubungkan Google Agenda
Di modul Atendimentos, tautkan akun Google Agenda Anda. Integrasi ini memungkinkan Papo membaca acara dan menyinkronkan jadwal secara real-time. -
Tentukan aturan pengingat
Dalam modul yang sama, akses pengaturan tindak lanjut. Pilih interval yang diinginkan — seperti 24 jam, 2 jam, atau 30 menit sebelum janji temu — dan tulis pesan yang akan dikirim. Anda dapat menggunakan variabel seperti nama pelanggan dan waktu layanan. -
Buat janji temu (atau biarkan AI membuatnya)
Penjadwalan dapat dilakukan secara manual oleh petugas atau otomatis oleh AI selama percakapan di WhatsApp. Dalam kedua kasus, janji temu muncul di Google Agenda dan Papo menjadwalkan pengingat berdasarkan aturan yang dikonfigurasi. -
Pantau pengiriman
Pada waktu yang dijadwalkan, pesan dikirim melalui nomor WhatsApp yang terhubung ke akun Papo Anda. Riwayat percakapan tercatat di kotak masuk, memungkinkan tim Anda melihat apakah pelanggan merespons atau bereaksi.
Untuk urutan yang lebih rumit — seperti meminta konfirmasi, mengirim kupon last-minute, atau survei kepuasan setelah layanan — Anda dapat menggabungkan modul Atendimentos dengan Flows dan Synapse. Dengan demikian, pengingat menjadi bagian dari perjalanan hubungan yang lengkap.
Untuk siapa otomatisasi ini direkomendasikan
- Salon kecantikan, barbershop, dan klinik estetika yang bergantung pada jadwal yang ditentukan dan sering mengalami ketidakhadiran mendadak.
- Praktik dan profesional kesehatan (dokter gigi, psikolog, fisioterapis) yang perlu mengurangi absensi tanpa membebani sekretaris.
- Penyedia layanan mandiri (pelatih pribadi, fotografer, konsultan) yang mengelola agenda sendiri dan ingin mengotomatiskan komunikasi.
- Bisnis apa pun yang menjadwalkan janji temu melalui WhatsApp dan ingin mengurangi jumlah 'tidak hadir' dengan pengingat otomatis yang sopan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya wajib menggunakan Google Agenda?
Ya. Integrasi pengingat otomatis menggunakan Google Agenda sebagai sumber acara. Jika Anda belum menggunakannya, Anda perlu membuat akun Google gratis dan menghubungkannya ke Papo.
Bisakah saya menyesuaikan teks setiap pengingat?
Ya. Dalam aturan tindak lanjut, Anda menulis pesan yang akan dikirim, dapat menyertakan nama pelanggan, layanan yang dijadwalkan, dan waktu. Anda bisa memiliki teks berbeda untuk pengingat 24 jam dan 1 jam, misalnya.
Apakah pengingat berfungsi jika pelanggan tidak menyimpan nomor saya?
Ya. Karena pengiriman dilakukan melalui API resmi WhatsApp (Cloud API), pesan akan sampai dengan normal, meskipun nomor Anda tidak ada di kontak pelanggan.
Bisakah saya mengirim lebih dari satu pengingat per janji temu?
Ya. Anda dapat mengatur berapa pun pengingat yang diinginkan, masing-masing dengan interval waktu dan pesan sendiri.
Bagaimana jika pelanggan menjadwalkan ulang atau membatalkan?
Ketika acara diubah atau dihapus di Google Agenda, Papo secara otomatis menyesuaikan pengingat yang dijadwalkan, membatalkan yang tidak lagi diperlukan.
Bisakah saya menggunakan Flows untuk membuat urutan yang lebih kompleks?
Ya. Untuk perjalanan yang lebih dari sekadar pengingat — seperti meminta konfirmasi, mengirim tautan pembayaran, atau survei pasca-layanan — Anda dapat membuat Flow dan menggunakan Synapse untuk memicunya dari acara di modul Atendimentos.
Baca juga
- Cara membuat otomatisasi ulang tahun untuk mengirim kupon diskon via WhatsApp
- Cara membuat alur sambutan otomatis untuk kontak baru di WhatsApp
Pengguna pertama gratis selamanya, memungkinkan Anda mengatur pengingat otomatis dan mengurangi ketidakhadiran tanpa biaya awal.