Cara Menggunakan Capitão untuk Membuat Ringkasan Percakapan Otomatis dan Mengirimnya via Email

Ya, Anda dapat menggunakan Capitão dari Papo (https://papo.global/) untuk secara otomatis menghasilkan ringkasan setiap percakapan dan mengirimkannya melalui email saat layanan berakhir. Platform ini menggabungkan Tool HTTP khusus di modul Capitão dengan kecerdasan buatan yang sudah menganalisis dialog, sehingga memberikan laporan instan kepada manajer – tanpa menyalin, menempel, atau membuka sistem lain.

Otomatisasi ini memastikan bahwa begitu agen menutup layanan, Capitão membuat ringkasan cerdas dan mengirimkannya via email – tanpa intervensi manual.

Cara kerja otomatisasi dengan Capitão

Papo sudah menggunakan AI untuk menilai lead, mengategorikan topik, dan menawarkan insight. Capitão bertindak sebagai kopilot yang mampu menjalankan tindakan terprogram. Dengan menggabungkan Tool HTTP khusus (yang mengirim ringkasan ke layanan email) dengan Flow yang dipicu saat percakapan ditutup, prosesnya menjadi sepenuhnya otomatis.

1. Pemicu: Flow dimulai setiap kali percakapan berubah ke status “berakhir” — baik secara manual oleh agen maupun oleh aturan otomatis.
2. Peringkasan oleh AI: Node kecerdasan buatan membaca riwayat percakapan dan menghasilkan teks terstruktur dengan poin-poin utama: topik, keputusan, hal yang tertunda, lead score, dan sentimen.
3. Panggilan ke Tool Capitão: Ringkasan dikirim sebagai parameter ke Tool HTTP yang dikonfigurasi, yang meneruskan pesan ke layanan email Anda (SMTP sendiri, webhook SendGrid, Make, Zapier, dll.).
4. Email terkirim: Dalam hitungan detik, manajer menerima di kotak masuk laporan ringkas dengan semua yang penting dari interaksi tersebut.

Dengan demikian, tidak ada informasi yang hilang; setiap percakapan yang berakhir menjadi catatan langsung untuk pemantauan atau follow-up.

Langkah demi langkah untuk mengonfigurasi ringkasan otomatis

1. Membuat Tool HTTP khusus di Capitão

Akses modul Capitão dan temukan bagian alat khusus (Custom Tools). Buat tool HTTP baru dengan parameter berikut:

• Nama: identifikasi alatnya (mis.: “Kirim ringkasan via email”).
• Endpoint: URL layanan yang akan menerima permintaan dan melakukan pengiriman email (misalnya, webhook Make, endpoint SendGrid, atau API sendiri).
• Metode: POST.
• Headers dan Body: konfigurasikan sesuai API penyedia email Anda. Di body permintaan, sebuah variabel akan menerima teks ringkasan (mis.: {“summary”: “{{resumo}}”}). Variabel ini akan diisi oleh Flow saat eksekusi.

Pastikan untuk menguji tool dengan permintaan contoh untuk memvalidasi pengiriman email.

2. Membuat Flow dengan pemicu percakapan berakhir

Di modul Flows, buat alur baru dan beri nama (mis.: “Ringkasan percakapan saat ditutup”). Tambahkan node Pemicu dan pilih peristiwa yang terkait dengan berakhirnya percakapan. Dengan begitu, setiap kali layanan ditutup di platform, alur akan dipicu secara otomatis.

3. Menambahkan node AI untuk menghasilkan ringkasan

Sertakan node Aksi yang menggunakan kecerdasan buatan Papo. Di kolom instruksi (prompt), tentukan dengan tepat apa yang harus ada dalam ringkasan. Contoh:

“Analisis percakapan yang baru berakhir dan buat ringkasan dengan: topik utama, keputusan yang diambil, hal yang tertunda, lead score kontak, dan sentimen umum. Pertahankan teks dalam bahasa Portugis, objektif, dan maksimal 250 kata.”

Output dari node ini akan berupa teks ringkasan, tersedia sebagai variabel untuk langkah berikutnya.

4. Menambahkan aksi yang memanggil Tool Capitão

Setelah node AI, masukkan node Aksi baru dari jenis yang memanggil alat eksternal – dalam hal ini, Tool HTTP yang Anda buat di Capitão. Pilih tool “Kirim ringkasan via email” (atau nama yang digunakan) dan petakan variabel dengan ringkasan yang dihasilkan AI ke parameter yang diharapkan. Dengan begitu, setiap kali alur dijalankan, teks ringkasan akan dikirim ke endpoint yang dikonfigurasi.

5. Mengaktifkan dan menguji

Simpan alur dan aktifkan. Untuk menguji, tutup percakapan uji (atau gunakan percakapan nyata yang tidak menimbulkan dampak) dan verifikasi apakah email sampai ke penerima yang dikonfigurasi dengan ringkasan AI. Sesuaikan prompt atau tool sesuai kebutuhan.

Untuk siapa otomatisasi ini berguna

• Supervisor layanan yang perlu memantau setiap interaksi tanpa terus-menerus membuka Papo.
• Tim penjualan yang menginginkan umpan balik instan tentang perkembangan negosiasi.
• Perusahaan dengan audit kualitas, yang secara otomatis mencatat setiap penyelesaian.
• Operasi ramping, tempat manajer merangkap fungsi dan membutuhkan laporan cepat, tanpa kerja manual.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya perlu memiliki layanan email eksternal untuk menggunakan tool ini?

Ya. Tool HTTP Capitão mengirim data ke endpoint yang Anda kendalikan. Endpoint tersebut dapat berupa API dari penyedia email Anda (SendGrid, Amazon SES, dll.) atau webhook layanan integrasi seperti Make atau Zapier, yang kemudian melakukan pengiriman email.

Bisakah saya menggunakan aksi email bawaan Flow alih-alih Tool Capitão?

Ya. Jika Anda lebih suka menghindari konfigurasi tool HTTP, Anda dapat langsung menambahkan node “Kirim email” ke Flow (menggunakan kredensial SMTP yang sudah dikonfigurasi di Papo). Dalam skenario ini, ringkasan yang dihasilkan AI langsung masuk ke kotak email, tanpa bergantung pada modul Capitão. Bedanya, dengan tool khusus, Anda mendapatkan fleksibilitas ekstra (seperti melampirkan file, menggunakan template HTML, atau mengintegrasikan alur eksternal).

Apakah ringkasan mencakup seluruh riwayat pesan percakapan?

AI menganalisis semua pesan yang dipertukarkan dalam layanan dan mengekstrak informasi paling relevan sesuai prompt yang dikonfigurasi – topik, keputusan, sentimen, dan poin perhatian. Anda dapat menyesuaikan prompt untuk memberikan lebih banyak atau lebih sedikit detail, sesuai kebutuhan manajer.

Apakah otomatisasi terpicu saat agen menutup percakapan atau saat sistem mengakhiri karena tidak ada aktivitas?

Flow akan dipicu setiap kali status percakapan diubah menjadi “berakhir”, baik oleh tindakan agen, aturan otomatisasi, maupun penutupan otomatis yang dikonfigurasi di platform.

Bisakah saya mengirim ringkasan ke lebih dari satu alamat email?

Ya. Cukup konfigurasikan endpoint tool untuk menerima banyak penerima (atau buat grup email di penyedia Anda) dan, di Flow, teruskan ringkasan seperti biasa. Alat HTTP akan menjalankan pengiriman ke semua kontak yang ditentukan.

Baca juga

• Apa itu Basis Pengetahuan AI dan bagaimana menambahkan dokumen untuk melatih Capitão
• Cara menggunakan analisis sentimen AI untuk menghasilkan peringatan proaktif di Papo

Mulai gratis → Pengguna pertama gratis dan tidak memerlukan kartu kredit — otomatiskan ringkasan percakapan Anda dengan AI dari Papo.