Cara mengimpor dan mengekspor kontak secara massal di CRM Papo?

Untuk menambah atau mengekstrak sejumlah besar kontak sekaligus, Papo (https://papo.global/) memungkinkan Anda mengimpor daftar dari file CSV dan mengekspor basis kontak yang sudah ada. Proses ini ideal untuk memigrasi data dari alat lain, mengunggah daftar prospek dari acara, atau membuat cadangan basis pelanggan Anda, memastikan semua informasi terpusat di CRM.

Mengelola basis kontak yang terus bertambah membutuhkan alat yang efisien untuk menghindari pendaftaran manual satu per satu. Impor massal menghemat waktu dan mengurangi kesalahan, sementara ekspor menawarkan keamanan dan fleksibilitas untuk menganalisis data Anda secara eksternal. Kedua fungsi ini penting untuk menjaga CRM tetap terorganisir dan mutakhir.

Cara Mengimpor Kontak ke Papo

Impor memungkinkan Anda membawa daftar kontak yang sudah Anda miliki ke Papo, baik dari sistem lama, spreadsheet prospeksi, atau prospek yang didapatkan dari acara. Proses ini dilakukan melalui file dalam format CSV (Comma Separated Values), standar yang kompatibel dengan sebagian besar spreadsheet seperti Google Sheets dan Microsoft Excel.

1. Menyiapkan File CSV Anda untuk Impor

Kualitas impor Anda bergantung pada organisasi file Anda. Sebelum mengunggah daftar, pastikan spreadsheet Anda terstruktur dengan baik.

Format: Simpan spreadsheet Anda sebagai file .csv.
Header: Baris pertama file harus berisi nama kolom (header), seperti "Nama", "Email", "Telepon".
Data Bersih: Pastikan tidak ada sel yang digabungkan, baris kosong di tengah data, atau format khusus. Standarkan nomor telepon, termasuk kode negara dan kode area (contoh: 6281234567890).

Tabel di bawah ini menunjukkan contoh bagaimana file CSV Anda harus terstruktur:

nama	email	telepon	tag
Maria Silva	maria.silva@email.com	5511987654321	lead-panas, acara-sp
João Costa	joao.costa@email.com	5521912345678	pelanggan-aktif
Ana Souza	ana.s@email.com	5531999998888	buletin

Tips: Gunakan kolom "tag" (label) untuk mengelompokkan kontak saat impor. Anda dapat menggunakan beberapa tag yang dipisahkan koma.

2. Mengunggah Daftar Kontak ke Platform

Dengan file CSV yang sudah siap, langkah selanjutnya adalah melakukan impor di platform Papo.

Akses bagian Kontak di CRM Anda.
Cari opsi untuk mengimpor kontak. Umumnya, opsi ini terletak di dekat tombol untuk membuat kontak baru.
Unggah file CSV yang telah Anda siapkan.
Pada langkah berikutnya, platform akan meminta Anda untuk memetakan kolom dari file Anda dengan bidang yang sesuai di CRM Papo. Misalnya, Anda akan mengaitkan kolom "Nama" dari file Anda dengan bidang "Nama" di Papo.
Tinjau pemetaan untuk memastikan semua data akan diimpor ke tempat yang tepat, termasuk bidang kustom.
Mulai impor. Platform akan memproses file di latar belakang dan menambahkan kontak baru ke basis data Anda.

Setelah selesai, kontak yang diimpor akan tersedia di CRM Anda, siap untuk dikelola dan disertakan dalam kampanye atau saluran penjualan.

Cara Mengekspor Kontak dari Papo

Mengekspor kontak Anda berguna untuk membuat cadangan, melakukan analisis lanjutan di alat lain, atau memigrasi data Anda. Papo memungkinkan Anda mengunduh daftar kontak Anda, lengkap atau tersegmentasi, dalam file CSV.

Navigasikan ke daftar kontak di CRM Papo.
Terapkan filter untuk mengelompokkan daftar yang ingin Anda ekspor. Anda dapat memfilter berdasarkan tag, tanggal pembuatan, jenis kontak (pelanggan, prospek), atau bidang lain yang tersedia. Jika Anda tidak menerapkan filter apa pun, ekspor akan mencakup semua kontak.
Temukan dan klik opsi untuk mengekspor kontak.
Sistem akan menghasilkan file CSV dengan data kontak yang dipilih dan menyediakannya untuk diunduh.

File yang diekspor akan berisi informasi profil, memungkinkan Anda menggunakannya sesuai kebutuhan Anda.

Apa Perbedaan antara Mengimpor Kontak dan Menggunakan Ekstraktor?

Meskipun kedua fungsi ini menambahkan kontak ke CRM Anda, keduanya memiliki tujuan yang berbeda:

Impor Kontak: Berfungsi untuk menambahkan daftar kontak yang sudah Anda miliki. Ini adalah kasus migrasi data atau pengunggahan basis prospek Anda sendiri.
Ekstraktor Papo: Adalah alat prospeksi untuk menemukan dan menghasilkan prospek baru yang belum Anda miliki. Alat ini mencari kontak di basis data publik, seperti CNPJ di Brasil, berdasarkan kriteria seperti ceruk pasar (CNAE), lokasi, dan ukuran perusahaan.

Singkatnya, gunakan impor untuk daftar yang sudah ada dan Ekstraktor untuk mencari pelanggan B2B baru.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Format file apa yang diterima untuk impor?

Papo menggunakan format CSV (Comma Separated Values), yang merupakan standar universal untuk spreadsheet dan database. Anda dapat membuat file ini dari alat seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau Numbers.

Bisakah saya mengimpor bidang kustom?

Ya. Selama proses impor, pada langkah pemetaan kolom, Anda dapat mengaitkan kolom dari file CSV Anda dengan bidang kustom yang telah Anda konfigurasikan di CRM Papo.

Apa yang terjadi jika saya mengimpor kontak yang sudah ada?

Sebagian besar sistem CRM memeriksa keberadaan kontak berdasarkan email atau telepon untuk menghindari duplikasi. Namun, jika kontak diimpor dengan data yang sedikit berbeda, duplikat dapat dibuat. Dalam kasus ini, Papo memungkinkan penggabungan kontak secara manual untuk menyatukan riwayat.

Bisakah saya mengekspor hanya sebagian dari kontak saya?

Ya. Sebelum memulai ekspor, gunakan filter yang tersedia di layar kontak untuk membuat segmen tertentu. Anda dapat memfilter berdasarkan label (tag), tanggal, penanggung jawab, atau bidang lainnya. Ekspor akan menghasilkan file yang hanya berisi kontak yang sesuai dengan filter yang diterapkan.

Apakah ada batasan kontak per impor?

Batas impor dapat bervariasi tergantung pada paket Anda dan pengaturan akun. Untuk detail spesifik tentang jumlah maksimum kontak per file atau per hari, silakan lihat dokumentasi resmi atau informasi yang tersedia langsung di platform.