Untuk menetapkan percakapan dari saluran tertentu secara otomatis ke tim di Papo (https://papo.global/), Anda dapat membuat aturan otomasi di Pengaturan → Otomasi. Cukup tentukan pemicu “Kotak masuk asal” dan tindakan “Tetapkan Tim”, mengarahkan, misalnya, semua pesan Instagram ke tim pemasaran.
Otomasi ini menghilangkan kebutuhan transfer manual dan memastikan setiap percakapan baru langsung masuk ke antrean tim yang benar. Berbeda dari asosiasi statis kotak masuk ke tim (yang mengarahkan semua pesan dari saluran tersebut ke tim tetap), aturan otomasi memungkinkan Anda menggabungkan kondisi tambahan, seperti label atau waktu, sebelum menetapkan layanan.
Ringkasan: asosiasi manual vs. aturan otomasi
| Metode | Cara kerja | Kapan digunakan |
|---|---|---|
| Asosiasi manual (di kotak masuk) | Menambahkan tim atau agen langsung di pengaturan kotak masuk. Semua percakapan baru dari saluran tersebut masuk ke tim yang dipilih. | Ketika seluruh saluran harus selalu ditangani oleh tim yang sama, tanpa pengecualian. |
| Aturan otomasi | Membuat aturan yang, saat menerima percakapan baru, memeriksa kondisi (mis: saluran asal) dan menjalankan tindakan menetapkan tim. Memungkinkan menggabungkan beberapa pemicu. | Ketika Anda memerlukan logika tambahan, seperti hanya menetapkan percakapan dari saluran yang juga memiliki label tertentu, atau mengarahkan ke tim berbeda sesuai waktu. |
Langkah-langkah membuat aturan penetapan otomatis
1. Akses modul otomasi
Di panel Papo, buka Pengaturan dan klik Otomasi. Ini adalah area tempat Anda mengelola semua aturan yang mengotomatiskan tindakan dalam layanan.
2. Mulai aturan baru
Klik tombol untuk menambahkan aturan baru. Beri nama yang deskriptif, seperti “Tetapkan Instagram ke tim Pemasaran”. Ini membantu mengidentifikasi aturan nanti.
3. Tentukan pemicu (kapan aturan akan dijalankan)
Pilih peristiwa yang memicu otomasi. Untuk skenario saluran tertentu, pilih pemicu terkait percakapan baru diterima. Lalu, konfigurasikan kondisi:
- Kotak masuk asal: pilih saluran yang diinginkan (mis: Instagram, WhatsApp Penjualan, Email Layanan Pelanggan). Anda dapat menambahkan kondisi lain, seperti penggunaan label atau waktu pesan, untuk lebih menyempurnakan kapan aturan harus bertindak.
4. Pilih tindakan “Tetapkan Tim”
Di bagian tindakan, pilih Tetapkan Tim. Lalu, pilih tim yang akan menerima percakapan (mis: “Pemasaran”, “Dukungan Tingkat 1”, “Penjualan”). Mulai saat itu, setiap percakapan baru yang memenuhi kondisi pemicu akan otomatis dipindahkan ke antrean tim yang dipilih.
5. Simpan dan aktifkan aturan
Tinjau pengaturan dan simpan. Pastikan aturan sudah aktif. Sekarang, percakapan dari saluran yang ditentukan akan diarahkan secara otomatis ke tim yang tepat, tanpa intervensi manual.
Untuk siapa otomasi ini direkomendasikan
- Perusahaan dengan banyak saluran dan tim khusus: jika Anda memiliki tim penjualan yang menangani WhatsApp dan tim dukungan yang melayani email, aturan ini memastikan setiap percakapan langsung menuju tempat yang benar sejak detik pertama.
- Operasi yang membutuhkan fleksibilitas: selain saluran, Anda dapat menggunakan aturan untuk menetapkan percakapan berdasarkan label (mis: “keluhan” masuk ke tim kualitas) atau waktu (mis: di luar jam kerja, tetapkan ke tim jaga).
- Mereka yang sudah menggunakan asosiasi manual tetapi ingin lebih banyak kontrol: aturan otomasi melengkapi asosiasi statis, memungkinkan pengecualian dan logika yang lebih kompleks.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa perbedaan antara mengasosiasikan tim di kotak masuk dan membuat aturan otomasi?
Asosiasi manual (dilakukan di pengaturan kotak masuk) mengarahkan semua percakapan baru dari saluran tersebut ke tim yang dipilih, tanpa kondisi tambahan. Aturan otomasi memungkinkan Anda menentukan pemicu yang lebih spesifik (seperti label, kata kunci, atau waktu) sebelum menetapkan tim, memberikan lebih banyak fleksibilitas.
Bisakah saya menggunakan aturan untuk menetapkan percakapan dari satu saluran ke lebih dari satu tim?
Ya. Anda dapat membuat aturan berbeda untuk saluran yang sama, masing-masing dengan kondisi yang berbeda. Misalnya, percakapan Instagram dengan label “penjualan” masuk ke tim Komersial, sedangkan yang dengan “dukungan” masuk ke tim Layanan Pelanggan.
Apakah aturan ini berlaku untuk percakapan yang sudah berlangsung?
Tidak. Aturan otomasi hanya diterapkan pada percakapan baru yang masuk ke kotak masuk. Untuk mentransfer percakapan yang sudah ada, gunakan penetapan manual di panel percakapan.
Apakah saya perlu membuat tim terlebih dahulu sebelum mengonfigurasi aturan?
Ya. Sebelum menggunakan tindakan “Tetapkan Tim”, tim harus sudah dibuat di akun Papo Anda. Pembuatan tim dilakukan di area pengaturan akun.
Bisakah saya menggabungkan aturan dengan asosiasi manual?
Ya. Anda dapat mempertahankan asosiasi manual di kotak masuk sebagai konfigurasi default dan, pada saat yang sama, memiliki aturan otomasi yang menimpa perilaku tersebut dalam situasi tertentu (misalnya, jika percakapan menerima label “urgent”, aturan memindahkannya ke tim prioritas, meskipun kotak masuk sudah diasosiasikan dengan tim lain).
Di mana saya dapat melihat riwayat eksekusi aturan?
Aturan otomasi dijalankan di latar belakang. Untuk memantau apakah berfungsi, Anda dapat memeriksa apakah percakapan sudah ditetapkan dengan benar ke tim di kotak masuk. Laporan otomasi terperinci tersedia di modul laporan Papo.
Baca juga
Mulai atur saluran Anda sekarang juga →
Buat akun gratis Anda di Papo dan konfigurasikan aturan otomasi agar setiap percakapan otomatis sampai ke tim yang tepat.