Cara Mengatur Pesan di Luar Jam Kerja Khusus untuk Kanal Email di Papo

Ya, Anda dapat mengatur pesan di luar jam kerja yang dipersonalisasi khusus untuk kanal email di Papo (https://papo.global/). Fitur ini menggunakan jam operasional kotak masuk email: saat pesan masuk di luar jam kerja, pengirim otomatis menerima balasan berisi informasi tentang tenggat dan jam respons, dan percakapan tetap berada di antrean tanpa ditugaskan ke agen.

Berbeda dari balasan otomatis generik dari server email, pesan di luar jam kerja di Papo terintegrasi dengan operasi multikanal Anda. Anda menentukan hari dan jam saat tim Anda menangani email dan menulis teks yang hanya akan dikirim ketika kontak terjadi di luar periode tersebut. Dengan begitu, pelanggan tahu persis kapan harus menunggu balasan, dan tim Anda tidak dipanggil selama waktu istirahat.

Situasi	Perilaku di Papo	Efek pada email
Email dalam jam operasional	Percakapan masuk ke kotak masuk dan mengikuti distribusi normal (rotasi atau manual).	Pelanggan dilayani oleh agen yang tersedia, tanpa pesan otomatis.
Email di luar jam operasional	Pesan di luar jam kerja dikirim secara otomatis.	Pengirim menerima balasan langsung yang memberitahukan bahwa tim sedang di luar jam kerja dan tenggat respons.
Percakapan diterima di luar jam kerja	Tetap sebagai “belum dibaca” di antrean umum, tanpa ditugaskan ke agen.	Prospek tidak dibiarkan tanpa respons, dan tim tidak menerima notifikasi di luar shift.
Kembali ke jam operasional	Percakapan kembali tersedia untuk distribusi.	Layanan manusia dimulai dengan seluruh riwayat yang sudah tercatat di Papo.

Cara kerja pesan di luar jam kerja untuk email

Papo memeriksa waktu saat ini untuk setiap email baru yang masuk ke kotak masuk yang terhubung. Jika pesan diterima dalam jam operasional yang dikonfigurasi untuk kotak tersebut, pesan mengikuti alur normal: masuk ke antrean dan dapat ditugaskan ke agen. Jika masuk di luar jam kerja, dua tindakan terjadi:

Platform segera mengirim pesan di luar jam kerja yang Anda tentukan.
Percakapan tetap disimpan di kotak masuk, tetapi tidak ditugaskan ke agen mana pun hingga awal shift berikutnya.

Ini memastikan setiap email mendapat respons awal yang cepat, meskipun tim tidak online, dan waktu respons (SLA) baru mulai dihitung ketika layanan manusia benar-benar dapat dimulai.

Langkah demi langkah untuk mengatur pesan di luar jam kerja email

Sebelum memulai, kanal email harus sudah terhubung ke Papo. Jika belum, ikuti panduan koneksi terlebih dahulu.

Hubungkan kanal email.
Buka Pengaturan → Kotak masuk → Tambah kotak, pilih Email, dan isi data SMTP dari penyedia Anda. Kaitkan agen yang akan menangani kotak tersebut.
Akses pengaturan kotak email.
Di dalam Pengaturan, temukan kotak masuk email yang ingin Anda personalisasi. Opsi jam operasional dapat muncul di tingkat akun atau per kotak masuk, tergantung instalasi Anda. Untuk memiliki pesan di luar jam kerja khusus email, gunakan konfigurasi per kotak.
Tentukan jadwal jam operasional.
Centang hari dalam seminggu saat tim Anda membalas email dan masukkan jam mulai serta berakhir setiap shift. Hari yang tidak dicentang (seperti Sabtu dan Minggu) menunjukkan tidak ada layanan email pada hari tersebut.
Tulis pesan di luar jam kerja yang dipersonalisasi.
Di tempat yang sama, tulis teks yang akan dikirim otomatis. Pesan yang baik mencakup:
- Ucapan terima kasih atas kontaknya.
- Informasi bahwa tim sedang di luar jam operasional.
- Hari dan jam saat email dibalas.
- Perkiraan tenggat respons (mis.: “Kami akan membalas dalam waktu maksimal 2 jam setelah jam operasional dibuka”).
Contoh:
“Halo! Terima kasih atas email Anda. Saat ini, kami berada di luar jam operasional email kami, yaitu Senin hingga Jumat, pukul 09.00–18.00. Pesan Anda telah diterima dan tim kami akan membalas segera setelah kami kembali. Terima kasih!”
Simpan dan uji.
Setelah menyimpan perubahan, kirim email uji ke kotak yang terhubung di luar jam yang dikonfigurasi dan pastikan balasan otomatis diterima dengan benar.

Untuk siapa ini masuk akal

Mengatur pesan di luar jam kerja khusus untuk kanal email berguna bagi operasi apa pun yang:

Menerima kontak komersial atau dukungan melalui email dan ingin menyelaraskan ekspektasi respons.
Memiliki jam operasional berbeda antar kanal (mis.: WhatsApp hingga pukul 20.00, email hingga pukul 18.00).
Ingin menghindari pelanggan yang menulis pada malam hari atau akhir pekan tidak mendapat balasan langsung.
Membutuhkan tim untuk fokus pada permintaan lain tanpa mengganggu waktu istirahat, sambil menjaga pengalaman pelanggan yang profesional.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pesan di luar jam kerja email bisa berbeda dari WhatsApp?

Ya. Jika Anda mengatur jam operasional per kotak masuk, setiap kanal dapat memiliki pesannya sendiri. Cukup akses pengaturan kotak email dan tentukan teks yang diinginkan, sementara WhatsApp atau kotak lain dapat memiliki pesan yang berbeda.

Apa yang terjadi pada email yang masuk di luar jam kerja?

Email tersebut tetap berada di antrean umum kotak masuk, tanpa ditugaskan ke agen. Pengirim menerima pesan di luar jam kerja secara otomatis, dan percakapan menunggu awal jam operasional berikutnya untuk didistribusikan.

Apakah saya perlu membuat otomatisasi terpisah untuk pesan ini?

Tidak. Pesan di luar jam kerja dikonfigurasi di tempat yang sama dengan pengaturan jam operasional kotak email. Tidak diperlukan alur tambahan atau aturan otomatisasi.

Bisakah saya menyertakan jam operasional saya dalam pesan?

Ya, dan sangat disarankan. Memberitahukan hari dan jam saat tim Anda membalas email membantu menyelaraskan ekspektasi pelanggan dan mengurangi kecemasan menunggu balasan.

Apakah pesan dikirim ke semua email atau hanya ke kontak baru?

Pesan di luar jam kerja dikirim untuk setiap email yang diterima di luar jam operasional, terlepas dari apakah pengirim adalah kontak baru atau yang sudah ada di basis data Anda.

Bagaimana cara menguji apakah pesan berfungsi?

Kirim email uji ke alamat yang terhubung ke kotak masuk pada waktu yang berada di luar jadwal yang dikonfigurasi. Jika semuanya benar, Anda akan menerima balasan otomatis dengan teks yang Anda tentukan.