如何设置通过电子邮件自动发送对话报告

是的，您可以使用 Flows 模块在 Papo (https://papo.global/) 中设置通过电子邮件自动发送对话报告。该平台将已用于分析对话、业务和生产力指标的 AI 与定时发送操作相结合，无需任何手动操作，即可将每日、每周或每月摘要发送到管理者的收件箱。

借助此自动化，运营负责人可以准确收到所需的数据切片：服务量、待处理事项、常用标签、得分最高的潜在客户、对话情绪以及客服人员的个人绩效。Papo 的 AI 会自动提取并整理数据，电子邮件会按您设定的时间间隔送达。

自动发送对话报告的工作原理

自动化的核心在于 Flows 模块。您创建一个流程，以定时触发器开始，通过 AI 操作生成报告，并以发送电子邮件结束。

1. 定时触发器： Flow 会按设定的间隔自动启动——每日、每周或每月，在所选时间执行。
2. 用于摘要的 AI 操作： AI 节点接收自定义提示词，查询相关对话信息，并返回结构化文本。
3. 发送电子邮件： 生成的摘要会插入邮件正文，并使用账户中已配置的 SMTP 凭据发送给管理者。

结果是，报告会自动送达，无需任何人打开面板、导出表格或手动汇总数据。

创建自动报告流程的分步指南

前提条件：电子邮件发送凭据

在搭建流程之前，必须配置一个用于发送的电子邮箱。在 设置 → 收件箱 中，添加一个 电子邮件 类型的收件箱，并填写 SMTP 服务器数据：服务器、端口、用户名和密码。Amazon SES 或 SendGrid 等服务有助于确保高送达率。

1. 创建新的 Flow

进入 Flows 模块，创建一个具有描述性名称的新流程，例如“每日对话摘要”或“每周服务报告”。

2. 配置定时触发器

添加一个 触发器 节点，并选择定时选项。设置摘要生成和发送的频率及确切时间。对于下班后的报告，19:00 或 20:00 等时间效果不错。

3. 添加带有报告提示词的 AI 操作

插入一个使用 Papo 人工智能的 操作 节点。在提示词中，准确描述 AI 应查找哪些数据以及如何组织这些数据。实用示例：

• 对话报告：“考虑过去 24 小时的对话。列出服务总量、待处理数量、潜在客户得分最高的 5 个联系人、最常应用的 3 个标签，以及简要的情绪分析。”
• 生产力报告：“基于 Reports 模块的数据，为每位客服人员汇总：已处理对话数、平均响应时间以及 SLA 内解决的对话百分比。”

AI 会返回可直接插入电子邮件的文本。

4. 添加发送电子邮件的操作

在 AI 节点之后，添加一个 操作 类型的 发送电子邮件 节点。选择在前提条件中配置的凭据，填写收件人或收件人列表，并将上一步生成的摘要变量用作邮件正文。主题可以固定，例如“对话报告 – {{data}}”。

5. 激活并测试

保存并激活流程。如需验证，如果可用，请强制执行一次手动运行，或等待下一个计划时间。检查电子邮件是否正确送达，并根据需要调整 AI 提示词以优化信息。

此自动化适用于谁

• 服务经理，需要每日运营摘要而无需打开 Papo。
• 团队主管，跟踪每位客服人员的生产力和 SLA。
• 精简运营团队，管理者身兼多职，没有时间汇总报告。
• 白标经销商，希望向客户交付现成的定期报告，并为每个运营复制相同流程。
• B2B 或对话量大的团队，需要持续跟踪而不依赖导出。

常见问题

创建流程之前，我需要配置电子邮件凭据吗？

是的。发送依赖于在 Papo 中配置了 SMTP 的电子邮箱。没有此凭据，流程无法发送邮件。

AI 能生成不同时间段的报告吗？

可以。您在提示词中定义所需时间段，例如过去 24 小时、上周或上个月。触发器的频率控制发送周期。

我可以将同一份报告发送给多个收件人吗？

可以。在发送节点中，您可以根据运营需要填写一个收件人或收件人列表。

自动发送会取代 Reports 模块吗？

不会。Reports 模块仍是用于交互式查询的实时面板。电子邮件流程会将现成的数据切片发送到收件箱，但不会取代面板中的分析。

同样的逻辑适用于销售报告吗？

可以。只需更改 AI 提示词，以查询 Kanban 并列出赢单业务、金额和负责人。流程保持不变。

配置这个需要会编程吗？

不需要。Flow 是可视化的，AI 会根据提示词生成结构化文本。无需编写代码。

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