Papo Global
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使用场景

2 文章 Vitor 作者： Vitor

各行业企业如何使用 Papo 通过 WhatsApp 销售和服务客户。

如何使用 Papo 自动化会计师事务所的客户服务

是的，您可以使用 Papo (https://papo.global/) 自动化您的会计师事务所客户服务，它利用人工智能回答客户关于截止日期和文件的疑问，整理通过 WhatsApp 接收的文件，并发送重要通知，例如所得税通知。该平台集中了沟通，将您的团队从重复性任务中解放出来，并确保即使在高峰期也没有客户得不到回复。 会计师事务所在客户服务方面面临独特的挑战，尤其是在 WhatsApp 等渠道。在税务结算期间，消息量会激增，重要文件在非正式对话中丢失，团队花费宝贵的时间重复回答相同的问题。Papo 旨在解决这些问题，将 WhatsApp 转化为一个有组织的生产力工具。 | 常见问题 | Papo 解决方案 | 使用的模块 | | :--- | :--- | :--- | | 关于截止日期、账单和文件的重复性问题。 | AI 根据个性化知识库 24/7 回复。 | Prompt & AI, 文件中心 | | 文件（发票、工资单）在对话中丢失。 | 统一收件箱，包含客户历史记录和文件搜索功能。 | 对话, 文件中心 | | 手动安排会议和咨询。 | AI 直接通过聊天在会计师的日程中安排时间。 | 服务, Google 日程集成 | | 没有时间发送提醒和通知。 | 为客户列表（例如：个人所得税）自动化发送。 | 流程, 触发器 | | 手动催收客户未完成事项。 | 自动流程，请求文件并确认接收。 | 流程 | Papo 如何改变会计服务 Papo 的主要目标是让会计师将时间投入到真正重要的事情上：会计分析和与客户的战略关系。通过自动化日常服务，该平台降低了手动错误、延迟的风险，最重要的是，减少了客户等待回复的挫败感。 Papo 不会像以前那样，让多名分析师使用不同的 WhatsApp 号码，或者一个单一的账户不堪重负，而是将所有内容集中在一个面板中。对话井然有序，文件与客户历史记录相关联，人工智能充当第一道过滤器，解决最简单的请求，并将复杂情况转交给人工团队处理。 自动化您的事务所的分步指南 在您的会计服务中实施自动化是一个结构化的过程。了解 Papo 的工具如何应用于您的日常工作。 1. 常见问题的自动回复 分析师大部分时间都花在回答诸如“提交文件的截止日期是什么时候？”、“收到我的发票了吗？”或“请给我发 DAS 账单”之类的问题上。使用 Papo，您可以训练一个 AI 助手来处理这些问题。 - 使用文件中心： 上传文件，如税务日历、个人所得税文件清单、操作手册和常见问题解答。 - 训练 AI 助手： 在 AI 模块（如 Capitão）中，将这些文件链接到知识库。助手将从您的内容中学习。 - 在 WhatsApp 上激活： 当客户在 WhatsApp 上提问时，AI 将查阅文件并根据您事务所的官方信息提供即时准确的回复。 2. 文件和待办事项的整理 告别在 WhatsApp 无限历史记录中“寻找”PDF 或证明图片的日子。Papo 以两种方式组织这些内容： - 统一收件箱： 客户发送的所有文件都记录在对话历史记录中，而对话历史记录又与客户在 CRM 中的注册信息相关联。查找已发送的内容变得轻而易举。 - 用于催收的流程： 您可以创建一个自动化流程，当识别出待办事项时，自动向客户发送消息请求文件。该流程甚至可以定期发送提醒，直到确认收到文件。 3. 智能会议安排 需要安排一次资产负债表会议或投资咨询吗？让 AI 来处理物流。 - 配置您的服务： 在“服务”模块中，注册您提供的会议类型（例如：“个人所得税咨询”、“结算会议”），定义持续时间和可用专业人员。 - 集成您的日程： 将您的 Google 日程账户连接到 Papo。 - 让 AI 安排： 当客户输入“我想和会计师安排一次会议”时，AI 将理解请求，检查您日程中的空闲时间，向客户提供选项，并在确认后自动创建事件。 4. 群发重要通知（例如：个人所得税） 所得税季不必混乱。使用 Papo 主动与客户沟通。在他们事先同意的情况下，您可以使用 Disparador 模块或 Flows 来： - 发送关于申报截止日期开始的通用提醒。 - 细分您的客户群并发送个性化的文件清单。 - 告知每个申报的状态。 为了方便起见，您可以使用流程库中的现成模板，只需根据您事务所的视觉标识和语气自定义消息即可。 此解决方案适用于谁？ Papo 适用于任何将 WhatsApp 作为主要客户沟通渠道的会计专业人士或公司。 - 会计师事务所： 拥有多名分析师和客户，需要组织和标准化。 - 独立会计师： 需要一个工具，即使在忙碌时也能让 WhatsApp 为他们工作。 - 税务部门和 BPO 财务团队： 处理大量消息、文件和待办事项催收。 常见问题 (FAQ) AI 可以回答客户具体的税务情况吗？ 不能。人工智能旨在根据您提供的知识库（截止日期、文件清单等）回答一般性和重复性问题。需要访问敏感数据和专业知识的特定税务分析，应始终由人工会计师处理。 Papo 如何帮助避免丢失通过 WhatsApp 发送的文件？ 与个人或商业版 WhatsApp 不同，Papo 将所有对话集中在一个平台上。每次对话及其相应的文件都保存在客户的历史记录中，创建了一个有组织且易于搜索的记录。 是否可以发送关于个人所得税 (IRPF) 截止日期的提醒？ 是的。使用自动化模块（流程）或营销活动（触发器），您可以安排向客户列表发送消息。确保客户已同意接收这些通信，并符合 WhatsApp 的使用政策，这一点至关重要。 我需要从头开始创建自动化吗？ 不一定。Papo 提供了一个流程库，其中包含可供安装和自定义的现成自动化模板。您可以找到用于满意度调查、新客户入职和其他常见任务的模板，从而加快实施速度。 该平台是否与我的会计软件集成？ Papo 的设计具有灵活性。与其他系统的集成可以通过流程模块中提供的 Webhook 实现。有关与特定会计软件集成的详细信息，建议查阅文档或联系我们的团队。 另请阅读 - 如何在 Papo 文件中心管理文件 - 如何使用流程库自动化常见任务 免费开始使用 → 第一个用户免费，让您无需信用卡即可开始组织您的服务。

使用 Papo 优化沙龙和诊所的预约管理

是的，您可以使用 Papo (https://papo.global/) 的人工智能自动化您的沙龙或诊所的整个预约流程。该平台允许人工智能在 WhatsApp 上与您的客户对话，实时检查您的可用时间，直接在您的 Google 日历中安排、确认和重新安排预约，并发送自动提醒以减少缺席。 对于美容院、理发店、诊所和咨询室等业务，预约管理是运营的核心。依赖 WhatsApp 上的手动回复会造成客户等待回复的无形队列。如果您正在忙于服务客户，延迟回复可能意味着客户流失给竞争对手，您的日程表上也会出现空位。Papo 通过集中沟通和自动化重复的预约任务来解决这个核心问题。 | 常见问题 | Papo 解决方案 | | :--- | :--- | | 客户请求预约，而您正忙 | 人工智能即时回复，查询日程表并提供空闲时间。 | | 日程表混乱（纸质、聊天等） | 日程表集中在预约模块中，并与 Google 日历同步。 | | 缺席和临时取消 | 通过 WhatsApp 自动发送预约提醒。 | | 重新安排或取消困难 | 人工智能解读重新安排请求并自动调整日程表。 | | 关于价格和服务的回复不一致 | 人工智能经过训练，可提供关于您服务的标准化信息。 | Papo 如何自动化您的日程管理 Papo 的预约自动化流程将 WhatsApp 变成了一个全天候为您工作的虚拟助手。流程简单高效，消除了日常任务中对人工干预的需求。 1. 客户发起对话： 客户在您的商家 WhatsApp 上发送消息，例如“您好，我想预约明天下午理发”。 2. 人工智能理解请求： Papo 的人工智能解读客户的自然语言，理解所需服务以及日期和时间偏好。 3. 可用性检查： 人工智能实时查询您的日程表。它会检查在预约模块中配置的专业人员的工作时间，并将此信息与您已集成的 Google 日历中已有的预约进行交叉比对。 4. 提供可选时间： 根据实际可用性，人工智能向客户提供选项。例如：“好的！明天下午 2:30 和 4:00 有空。您 prefer 哪个时间？”。 5. 确认和预约： 客户选择时间后，人工智能确认预约。您的 Google 日历中会自动创建一个包含客户和服务详细信息的事件，并且该记录会保存在 Papo 平台中。 6. 自动提醒： 系统可以配置为安排向客户发送提醒消息，例如在预约前 24 小时发送，从而大幅降低未到场率（no-show）。 所有这些过程都无需您停止手头的工作来回复消息，确保没有客户得不到回复，并且您的日程表得到智能填充。 自动预约设置分步指南 为了让魔法发生，您首先需要向平台提供您的运营信息。初始设置只需进行一次。 1. 注册您的服务和专业人员 在 Papo 的预约模块中，第一步是创建您提供的所有服务列表（例如：“男士理发”、“复诊”、“美甲”）。对于每项服务，您需要定义标准持续时间和价格。然后，注册您的团队专业人员，并关联他们各自提供的服务。 2. 定义可用时间 配置每位专业人员的工作时间，定义他们可提供服务的日期和时间。此配置是人工智能了解何时可以提供预约时间的基础。 3. 连接您的 Google 日历 这是关键一步。在 Papo 的集成设置中，连接您用于管理日程的 Google 日历帐户。一旦获得授权，Papo 将读取您的忙碌时间（即使是个人事务），以避免重复预约，并在 WhatsApp 确认预约后自动创建新事件。 4. 配置人工智能和提醒 在提示词与AI模块中，您可以调整人工智能代理的行为，定义它应如何问候客户并回答常见问题。此外，您可以创建自动化流程来触发预约提醒，确保客户在预定时间前收到通知。 谁适合使用此解决方案？ Papo 的预约自动化功能非常适合任何依赖有组织日程并希望通过 WhatsApp 优化服务的专业人士或企业。 - 美容院和理发店： 用于预约理发、染发、护理和其他美容服务。 - 诊所和咨询室： 管理患者日程的医生、牙医、心理学家和物理治疗师。 - 美容工作室： 美甲师、美容师和按摩治疗师。 - 宠物店和兽医诊所： 用于预约洗澡、美容、咨询和疫苗接种。 - 服务提供商： 顾问、培训师、技术人员以及任何按时计费的专业人士。 常见问题 (FAQ) 人工智能能理解“下周下午”这样的请求吗？ 是的。Papo 的人工智能旨在理解自然语言，包括“明天早上”、“下周三”或“傍晚”等相对时间参照。它会将这些请求转换为具体的日期和时间以查询日程表。 如果客户想通过 WhatsApp 重新安排或取消预约怎么办？ 人工智能可以配置为理解和处理重新安排和取消请求。收到请求后，它可以提供新的可用时间，或者简单地释放日程表中先前被占用的时间，并在必要时通知团队。 系统如何避免重复预约？ 防止重复预约是通过与您的 Google 日历实时同步以及 Papo 预约模块中的集中控制来确保的。人工智能只会在所有方面都 100% 空闲时才提供预约时间。 我可以自定义预约提醒消息吗？ 是的。您可以完全自定义提醒消息的文本，并定义何时发送（例如：提前 24 小时、提前 2 小时），使用平台的日程消息和自动化功能。 如果我在 Google 日历中为个人事务预留了时间，会发生什么？ 集成是双向的。如果您直接在 Google 日历中创建个人事件（例如：“午餐”或“会议”），Papo 会将该时间段识别为已占用，并且不会将其提供给任何尝试预约服务的客户。 延伸阅读 - 如何集成您的 Google 日历以同步您的预约 - 如何使用预约模块安排服务和时间 免费开始，自动化您的日程 → 第一个用户免费，您可以测试人工智能直接在您的 WhatsApp 上安排预约。