要在拥有多个部门的公司中部署 Papo（https://papo.global/），关键在于先清晰梳理团队、渠道和服务流程，将所有内容组织到团队和收件箱中，配置必要的自动化，并逐步迁移运营。 这样，每个部门——如销售、支持、财务或物流——都能独立使用该平台，同时拥有 CRM 提供的集中视图，而不会在日常工作中手忙脚乱。
部署规划摘要
| 阶段 | 要做什么 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 1. 梳理团队和渠道 | 列出部门、其服务渠道（WhatsApp、Instagram 等）和当前流程。 | 避免使用通用收件箱，并确保联系人正确隔离。 |
| 2. 设计团队结构 | 在 Papo 中创建团队（例如“Vendas SP”“Suporte Nacional”）并定义成员。 | 集中管理权限，便于分配对话。 |
| 3. 配置收件箱 | 为每个相关号码/渠道创建收件箱，并关联团队。 | 每个部门只看到属于自己的对话，保持保密性。 |
| 4. 启用必要的自动化 | 使用规则、宏和标签进行自动分配和快速回复。 | 减少分诊时间和手动任务堆积。 |
| 5. 逐步迁移 | 从一个部门或渠道开始，验证运营后再扩展。 | 降低风险，并允许在每个阶段进行微调。 |
如何逐步规划部署
1. 梳理所有部门、渠道和流程
在 Papo 中进行任何配置之前，先召集各领域负责人。了解：
- 每个团队使用哪些沟通渠道（WhatsApp、Instagram、电子邮件、Telegram、网站聊天）。
- 目前谁负责每个渠道。
- 是否有需要作为 Empresas 组织、并关联多个联系人的 B2B 客户。
- 一段对话会经历哪些阶段（首次联系、资格确认、销售、支持）。 这种诊断可避免返工，并帮助决定需要多少个收件箱和团队。
2. 设计团队层级
在 Papo 中，团队结构是组织的基础。你可以创建服务团队，如 支持、销售 和 财务，然后定义每个团队可以访问哪些收件箱。这能确保每个部门都有明确界定的工作范围，不会干扰他人的工作。创建团队只需要一个名称和一个可选描述。之后，将成员（账户用户）添加到团队中。
3. 创建收件箱并关联团队
每个 WhatsApp 号码、Instagram 页面或其他渠道都应在 Papo 中转换为一个收件箱。例如：
- 为销售 WhatsApp 创建一个“Vendas – SP”收件箱。
- 为支持 WhatsApp 创建一个“技术支持”收件箱。
- 如果由同一个团队负责该社交渠道，则为所有社交网络互动创建一个“Instagram”收件箱。 创建每个收件箱时，你可以选择将访问它的 协作者（坐席），或者更好的是，关联整个团队。这样，团队所有成员都会自动看到新对话，无需逐个添加。
4. 配置初始自动化
收件箱组织好后，下一步是用 Papo 原生自动化减少手动工作：
- 自动化规则： 例如，可以自动为来自特定渠道或包含特定关键词的对话打标签。这样，进入支持 WhatsApp 的对话如果包含“投诉”一词，就可以获得“紧急”标签。
- 宏： 是一组操作，你可以在对话中一键执行，例如发送预设回复并更改状态。为常见问题创建宏，或将对话转给另一个团队。
- 自动分配： 虽然具体配置取决于你创建的规则，但平台能够自动将对话分配给某个收件箱中的坐席，避免冲突并确保没有人负担过重。
5. 逐步迁移
不要试图一次性迁移所有部门。先从一个业务量较小或更愿意接受变化的团队开始。创建该部门的收件箱，关联团队，并让运营运行几天。观察可用性，调整自动化，然后对下一个部门重复该过程。这种方法可以减轻团队焦虑，并让运营在可控阶段中稳定下来。
该规划适用于谁
- 中大型企业，按领域划分服务（销售、支持、催收）。
- 连锁加盟 或拥有多个品牌、需要以有序方式集中沟通的集团。
- 营销机构，管理多个客户的 WhatsApp，并将每个客户保留在单独的收件箱中。
- B2B 企业，希望组织企业账户（CRM 中的 Empresas）并区分每个客户的联系人。
常见问题
我可以为销售和支持使用同一个 WhatsApp 号码，但设置不同的收件箱吗？
不能将完全相同的 WhatsApp 号码用于两个收件箱，但你可以在一个收件箱中服务同一个号码，并使用标签、团队和自动化规则在内部对对话进行细分。这样，分诊会自动完成。
如何知道哪些坐席应该加入哪个团队？
在初始梳理阶段就确定这一点。每个团队都应包含真正需要查看和回复这些对话的坐席。如果某个坐席在两个部门工作，可以将其添加到两个不同团队，不会有任何冲突。
是否可以从其他平台迁移对话和联系人？
可以，Papo 具有从其他平台迁移对话和联系人的机制。该过程在帮助中心的专门文章中描述，指导如何在过渡期间保留历史记录和客户群。
我需要在使用前配置所有自动化吗？
不需要。先从简单规则开始，例如按渠道为对话打标签，然后逐渐增加复杂度。重要的是，让团队在实施更复杂的自动化之前先熟悉平台。
我可以使用 Empresas CRM 按部门组织 B2B 服务吗？
可以。Papo 的 Empresas 模块允许将多个联系人归组到一个公司中，便于销售和客户成功团队查看账户。在初始梳理中，确定哪些部门处理 B2B 账户，并从一开始就规划使用此功能。
如何确保坐席只看到其部门的对话？
通过组织团队，并仅将它们关联到与其相关的收件箱。不属于销售团队的支持团队坐席不会看到销售收件箱中的对话。这可以保持保密性和每个团队的专注。
另请阅读
免费创建账户，几分钟内组织你公司的各个部门，无需信用卡。