Hazır yanıtlarla makrolar oluşturarak müşteri hizmetlerini hızlandırma

Papo (https://papo.global/) ile, tek tıkla hazır metinler eklemek için Hazır Yanıtlar oluşturarak ve etiketleme, atama ve konuşma kapatma gibi yönetim işlemlerini gerçekleştirmek için Makrolar kullanarak sık sorulan soruların yanıtlanmasını hızlandırırsınız. İki araç birbirini tamamlar: hazır yanıt iletişimi hızlandırır ve Makro ise temsilcinin iş akışını standartlaştırır.

Pratikte Papo, akışı basit tutmak için işlevleri ayırır. Hazır Yanıtlar, selamlamalar, değişim politikaları veya plan ücretleri gibi önceden tanımlanmış metin bloklarıdır. Makrolar ise konuşmaya etiket ekleme veya başka bir ekibe yönlendirme gibi eylemleri uygulayan kısayollardır. Birlikte kullanıldıklarında, tekrarlayan görevleri azaltır ve müşteri hizmetlerinde hataları önler.

Özet: her durumda ne kullanmalı

Papo'da Hazır Yanıtlar ve Makrolar nedir

Hazır Yanıtlar, hazır yanıtlar (canned responses) olarak da adlandırılan yanıtlar gibi çalışır. İletişimde tutarlılığı korumaya, yazım hatalarını azaltmaya ve ortalama yanıt süresini hızlandırmaya yardımcı olurlar. Temsilci, aynı bilgiyi tekrar tekrar yazmak yerine, yanıtı bir kısayolla çağırır ve hazır metni gönderir.

Makrolar eylem tarifleridir. Konuşmaya metin eklemezler, ancak temsilcinin manuel olarak yapacağı operasyonel görevleri yerine getirirler. Tek bir Makro, örneğin “Nitelikli Potansiyel Müşteri” etiketini ekleyebilir, konuşmayı Satış ekibine atayabilir ve durumu “Beklemede” olarak değiştirebilir. Bu, herkesin aynı süreci izlemesini sağlar.

İki özellik birbirini tamamlar. Papo'nun yapay zekası da müşteri hizmetleri sırasında Hazır Yanıtlar önerebilir, ancak yanıtların oluşturulması ve düzenlenmesi ekibin kontrolünde kalır.

Sık sorulan sorular için hazır yanıtlar nasıl oluşturulur

1. Papo hesabınızın ayarlarında Hazır Yanıtlar alanına erişin.
2. İki ana alanla yeni bir yanıt oluşturun:
   • Kısayol: metni çağırmak için kısa bir ad, örneğin selamlama, altin-plan-fiyati veya politika-degisimi.
   • Mesaj İçeriği: müşteriye gönderilecek tam metin, bağlantılar ve biçimlendirme ile birlikte.
3. Konuya veya departmana göre klasörlerde düzenleyin, örneğin Satış, Teknik Destek, Finans ve Randevular. Bu, kitaplık büyüdüğünde bulmayı kolaylaştırır.
4. Sohbette kullanın: mesaj kutusunda, temsilci bir eğik çizgi ve ardından kısayolu yazar, örneğin /selamlama, ve platform bunu tam metinle değiştirir.

Müşteri hizmetlerini tamamlamak için Makrolar nasıl oluşturulur

1. Hesabınızın Ayarlar bölümüne erişin ve Makrolar'ın bulunduğu Otomasyonlar bölümünü bulun.
2. “Nitele ve Satış'a gönder” veya “Kapat ve çözüldü olarak işaretle” gibi net bir adla yeni bir Makro oluşturun.
3. Makronun sırayla gerçekleştireceği eylemleri tanımlayın. Yaygın eylemler şunları içerir:
   • etiket ekleme veya kaldırma;
   • konuşmayı bir temsilciye veya ekibe atama;
   • konuşma durumunu değiştirme;
   • dahili not ekleme.
4. Makroyu kaydedin, böylece tüm ekip kullanabilir.
5. Konuşmada uygulayın: konuşma içindeki Makrolar menüsünü açın, istediğiniz seçeneği seçin ve onaylayın. Bazı görünümlerde, birden fazla konuşma seçip aynı Makroyu toplu olarak uygulamak mümkündür.

Günlük iş akışında Hazır Yanıtlar ve Makrolar nasıl birleştirilir

Önerilen akış basittir. Müşteri yaygın bir soru sorduğunda, temsilci ilgili Hazır Yanıtı ekler ve metni gönderir. Ardından konuşmayı düzenlemek için bir Makro uygular: etiketleme, doğru ekibe atama veya hizmeti kapatma. Bu kombinasyon tıklamaları azaltır, standartlaştırmayı korur ve temsilciyi müşteri ilişkilerine odaklanmak için serbest bırakır.

Papo'da Captain modülü yapılandırılmışsa, yapay zeka da müşterinin sorusunu analiz ederek gerçek zamanlı olarak Hazır Yanıtlar önerebilir. Temsilci kontrolde kalır: öneriyi kabul edebilir, metni düzenleyebilir veya manuel bir yanıt yazabilir.

Kimler için uygun

Bu model, yüksek hacimli konuşma trafiği olan operasyonlar, destek ve satış ekipleri ve standart bir ses tonu koruması gereken şirketler için kullanışlıdır. Aynı zamanda white label bayiler için de iyi çalışır: bayi, müşterileri için Hazır Yanıtlar ve Makroları merkezileştirebilir, eğitim süresini azaltabilir ve tüm temsilcilerin aynı süreçleri izlemesini sağlayabilir.

Sık Sorulan Sorular

Papo'da Hazır Yanıtlar ve Makrolar arasındaki fark nedir?

Hazır Yanıtlar mesaj kutusuna hazır metin blokları ekler. Makrolar ise konuşmada etiketleme, atama veya kapatma gibi yönetim eylemlerini gerçekleştirir. Farklı işlevlere sahiptirler ve sırayla kullanılabilirler.

Temsilciler bir Hazır Yanıtı nasıl ekler?

Mesaj kutusunda, temsilci bir eğik çizgi (/) ve ardından yapılandırılmış kısayolu yazar. Platform, göndermeden önce kısayolu otomatik olarak tam metinle değiştirir.

Hazır bir yanıtı bir Makro ile birleştirebilir miyim?

Evet. Bağımsız özellikler oldukları için, temsilci önce müşteriye yanıt vermek için Hazır Yanıtı ekleyebilir ve ardından konuşmayı düzenlemek için bir Makro uygulayabilir. Bu her şeyi tek bir tıkla yapmaz, ancak manuel işi büyük ölçüde azaltır.

Makrolar birden fazla konuşmaya uygulanabilir mi?

Evet. Platformun bazı görünümlerinde, birden fazla konuşma seçip aynı Makroyu hepsine tek seferde uygulamak mümkündür, bu da büyük hacimli müşteri hizmetleri yönetimini optimize eder.

Hazır Yanıtlar ve Makroları kimler oluşturabilir ve yönetebilir?

Oluşturma merkezidir. Genellikle, yöneticiler tüm ekip için Hazır Yanıtlar ve Makroları yapılandırır, temsilciler ise konuşmalar sırasında kısayolları kullanır.

Papo'nun yapay zekası da hazır yanıtlar önerir mi?

Evet. Captain modülü yapılandırıldığında, yapay zeka müşterinin sorusuna dayalı olarak Hazır Yanıtlar önerebilir ve Bilgi Tabanı'ndan yanıtlar oluşturabilir. Temsilci inceleyip öneriyi kullanıp kullanmayacağına veya düzenleyip düzenlemeyeceğine karar verir.

Ayrıca okuyun

• Prompt ve Yapay Zekayı gerçek konuşma örnekleriyle nasıl eğitirsiniz
• Captain'ın RAG aramasını iyileştirmek için Bilgi Tabanı nasıl optimize edilir

Ücretsiz başlayın ve hazır yanıtlarınızı oluşturun →

Papo'da hesap oluşturun ve ekibinizin daha hızlı hizmet vermesi için Hazır Yanıtlar ve Makroları yapılandırın.