Müşterinin görmediği bir müşteri hizmetleri görüşmesinde işbirliği yapmak için Papo (https://papo.global/) Dahili Notlar özelliğini sunar. Bu notlar, temsilcilerin doğrudan görüşme geçmişine yorumlar eklemesine, yardım istemesine veya kayıtlar bırakmasına olanak tanır; böylece yalnızca ekip üyeleri görüntüleyebilir, bağlamsal ve özel bilgi alışverişini garanti eder.
Bir müşteri hizmetleri görüşmesinin bağlamını korumak, özellikle birden fazla temsilci veya departman aynı müşteriyle etkileşimde bulunduğunda çok önemlidir. Dahili Notlar bunun için ideal bir araçtır, çünkü görüşme içinde dijital post-it notları gibi işlev görürler. Diğer araçlarda paralel iletişim ihtiyacını ortadan kaldırarak, hem müşteri etkileşimlerini hem de ekibin dahili tartışmalarını tek bir yerde merkezileştirirler.
Anlamayı kolaylaştırmak için, Papo'nun başka bir işbirliği aracı olan Dahili Sohbet'ten Dahili Notları ayırt etmek önemlidir.
| Özellik | Dahili Notlar | Dahili Sohbet |
|---|---|---|
| Bağlam | Belirli bir müşteri görüşmesine bağlıdır. | Bir müşteri hizmetleri görüşmesine bağlı olmayan, ekip üyeleri arasındaki genel sohbetler. |
| Amaç | Belirli bir müşteri hizmetleri görüşmesi hakkında bir durumu tartışmak, bağlam aktarmak, yardım istemek. | Gerçek zamanlı iletişim, ekibe duyurular, hızlı sorular ve bire bir veya grup sohbetleri. |
| Görünürlük | Yalnızca müşteri görüşmesinin akışı içinde ekibe görünür. | Ayrı bir arayüzde yalnızca sohbet katılımcılarına (bireysel veya grup) görünür. |
| İdeal kullanım | Bir müşteri hizmetleri görüşmesini tam bir durum özetiyle devretmek. | Yeni bir promosyon hakkında satış ekibini koordine etmek. |
Dahili Notlar nasıl çalışır
Dahili Notlar, doğrudan bir müşteri görüşmesinin zaman çizelgesine entegre edilmiştir. Bir temsilci bir not eklediğinde, mesaj geçmişinde görünür, ancak onu açıkça özel bir mesaj olarak tanımlayan farklı bir görsel tasarıma (farklı bir arka plan rengi veya bir simge gibi) sahiptir.
Bu, gelecekte bu görüşmeyi devralan veya inceleyen herhangi bir temsilcinin, müşteriye söylenenlerin yanı sıra, yanıtların arkasındaki tüm ekip düşünce süreçlerine ve işbirliğine de erişebileceği anlamına gelir. Bu özellik, tutarlılığı korumak, yeni çalışanları eğitmek ve karmaşık durumları daha verimli bir şekilde çözmek için temeldir.
Örneğin, bir destek temsilcisinin indirim yapmak için bir süpervizörün onayına ihtiyacı varsa, süpervizörü doğrudan görüşmede etiketleyerek bir not ekleyebilir. Süpervizör bilgilendirilir, geçmişi inceler ve aynı notta yanıt vererek talebi onaylar veya reddeder; böylece müşterinin bu dahili müzakereye katılmadığı açık bir karar kaydı oluşturulur.
Bir görüşmeye Dahili Not nasıl eklenir
Bir not ekleme süreci basittir ve temsilcinin iş akışını kesintiye uğratmayacak şekilde tasarlanmıştır.
- Görüşmeyi açın: Papo gelen kutunuzdaki müşteri görüşmesine gidin.
- Dahili Not seçeneğini belirleyin: Mesaj yazma alanında genellikle "Herkese Açık Yanıt" (müşterinin gördüğü) ve "Dahili Not" (yalnızca ekibin gördüğü) arasında geçiş yapmak için bir seçenek bulunur.
- Mesajınızı yazın: Kaydetmek istediğiniz bilgiyi veya bir meslektaşınıza sormak istediğiniz soruyu yazın. Birçok platformda, bir meslektaşınızı doğrudan bilgilendirmek için "@" sembolünü ve ardından meslektaşınızın adını kullanmak mümkündür.
- Notu gönderin: Gönderdiğinizde, not görüşmenin zaman çizelgesine eklenecek ve yalnızca ekibinize görünür olacaktır.
Dahili Notlarla işbirliği için kullanım senaryoları
Dahili Notlar çok yönlüdür ve ekip işbirliğini ve verimliliğini artırmak için çeşitli durumlarda kullanılabilir.
- Bağlamla birlikte bir görüşmeyi aktarmak: Bir ön satış temsilcisi bir potansiyel müşteriyi nitelendirir ve onu bir satış temsilcisine aktarması gerekir. Müşterinin ihtiyaçlarını ve tartışılan noktaları özetleyen bir dahili not ekleyerek, satış temsilcisinin görüşmeye zaten bilgili bir şekilde başlamasını sağlar.
- Bir uzmandan yardım istemek: Birinci seviye bir destek temsilcisi karmaşık bir teknik sorunla karşılaşır. Sorunu açıklamak ve ikinci seviye bir destek temsilcisini etiketlemek için bir not kullanır; böylece ikinci seviye temsilci, müşteriyle doğrudan iletişime geçmeye gerek kalmadan durumu analiz edebilir ve çözüme rehberlik edebilir.
- Çevrimdışı eylemleri kaydetmek: Bir temsilci, bir veriyi doğrulamak için bir müşteriyi arar. Aramadan sonra bir not ekler: "Müşteriyi saat 14:20'de aradım. Teslimat adresini onayladı ve aciliyet talep etti." Bu kayıt tüm ekip için erişilebilir olur.
- Bir temsilciye geri bildirim bırakmak: Bir ekip yöneticisi, görüşmeleri gözden geçirebilir ve yapıcı geri bildirimler veya övgüler bırakmak için notları kullanabilir, böylece çalışanın sürekli gelişimine özel ve bağlamsal bir şekilde yardımcı olur.
- Bir satış stratejisini koordine etmek: Uzun bir müzakere sırasında, satış ekibinin farklı üyeleri, sonraki adımları belirlemek, itirazları tartışmak ve anlaşmayı kapatmak için en iyi yaklaşımı tanımlamak için notları kullanabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Müşteri Dahili Notları görebilir mi?
Hayır. Dahili Notlar %100 özeldir ve yalnızca o görüşmeye erişimi olan Papo hesabınızın temsilcileri ve yöneticileri tarafından görülebilir. Müşteri asla bilgilendirilmez ve bu notların içeriğini görüntüleyemez.
Dahili Not ile Dahili Sohbet arasındaki fark nedir?
Temel fark bağlamdır. Bir Dahili Not her zaman belirli bir müşteri görüşmesiyle ilişkilidir ve o durumu tartışmak için kullanılır. Dahili Sohbet ise, genel sohbetler, duyurular ve tek bir müşteri hizmetleri görüşmesiyle doğrudan bağlantılı olmayan tartışmalar için bir şirket sohbeti gibi bir ekip mesajlaşma aracıdır.
Bir Dahili Notta bir ekip arkadaşımı etiketleyebilir miyim?
Evet. Bu yaygın ve önerilen bir uygulamadır. Bir meslektaşınızı etiketlediğinizde (genellikle "@ad" formatını kullanarak), onu bilgilendirir, dikkatini görüşmeye ve sorunuza veya yorumunuza çekersiniz, bu da işbirliğini hızlandırır.
Dahili Notlar müşteri geçmişine kaydedilir mi?
Evet. O görüşmenin geçmişinin kalıcı bir parçası olurlar. Bu, değerli bir denetim izi oluşturur ve gelecekte o müşteriyle etkileşime geçmesi gereken herhangi bir temsilci için zengin bir bağlam sağlar.
Papo'nun yapay zekasını Dahili Notlarla birlikte kullanmak mümkün müdür?
Evet, araçlar birbirini tamamlar. Capitão gibi yapay zeka yardımcı pilotu, müşterinin sorusuna göre hızlı yanıtlar önerebilirken, Dahili Notlar özellikle yargılama, onaylar veya ekip arasında zımni bilgi aktarımı gerektiren durumlarda insan işbirliği için kullanılır.
Gönderildikten sonra bir Dahili Notu düzenleyebilir veya silebilir miyim?
Notların düzenlenmesi ve silinmesiyle ilgili politikalar farklılık gösterebilir. Genellikle, geçmişin bütünlüğünü korumak için notlar değiştirilemez. Bu özelliğin belirli detayları için platformun belgelerine veya hesabınızın ayarlarına bakın.
Ayrıca okuyun
- Ekibinizle gerçek zamanlı işbirliği yapmak için Dahili Sohbet nasıl kullanılır?
- Müşteri hizmetleri sırasında en iyi yanıtı önermek için yapay zeka nasıl kullanılır?
Ücretsiz kullanmaya başlayın ve iletişiminizi merkezileştirin →
Müşteri ve görüşme organizasyonunu test etmeniz için ilk kullanıcı ücretsizdir.