Evet, Papo'da (https://papo.global/) Flows modülünü kullanarak sohbet raporlarının e‑posta ile otomatik gönderimini programlayabilirsiniz. Platform, halihazırda sohbetleri, işleri ve verimlilik metriklerini analiz eden yapay zekayı zamanlanmış gönderim eylemiyle birleştirerek yöneticinin gelen kutusuna günlük, haftalık veya aylık özetleri manuel bir iş yükü olmadan ulaştırır.
Bu otomasyon sayesinde operasyondan sorumlu kişi tam ihtiyacı olan kesiti alır: görüşme hacmi, bekleyenler, sık kullanılan etiketler, en yüksek skora sahip adaylar, sohbetlerin duygu durumu ve ajanların bireysel performansı. Papo'nun yapay zekası verileri otomatik olarak çıkarır ve düzenler, e‑posta ise belirlediğiniz aralıklarla gelir.
| Sohbet raporu türü | Papo'daki veri kaynağı | Yapay zekanın özetleyebileceği bilgi örnekleri |
|---|---|---|
| Genel destek | Son dönemdeki Sohbetler modülü | Toplam görüşme, bekleyen sohbetler, en yüksek skora sahip adaylar, en çok uygulanan etiketler ve duygu analizi |
| Ajan verimliliği | Reports modülü | Ajan başına yanıtlanan sohbetler, ortalama yanıt süresi ve SLA içinde çözümler |
| Özelleştirilmiş | Modülleri birleştiren yapay zeka istemi | Yöneticinin ihtiyaç duyduğu herhangi bir özet — yapay zekanın neyi arayıp gruplayacağını tanımlamanız yeterlidir |
Sohbet raporlarının otomatik gönderimi nasıl çalışır?
Otomasyonun çekirdeği Flows modülündedir. Zamanlanmış bir tetikleyici ile başlayan, bir yapay zeka eylemiyle raporu oluşturan ve bir e‑posta gönderimiyle biten bir akış oluşturursunuz.
- Zamanlanmış tetikleyici: Flow, belirlenen aralıkta otomatik olarak başlar — günlük, haftalık veya aylık, seçilen saatte.
- Özetleme için yapay zeka eylemi: bir yapay zeka düğümü özelleştirilmiş bir istem alır, ilgili sohbet bilgilerini sorgular ve yapılandırılmış bir metin döndürür.
- E‑posta gönderimi: oluşturulan özet mesaj gövdesine eklenir ve hesapta zaten yapılandırılmış bir SMTP kimlik bilgisi kullanılarak yöneticiye gönderilir.
Sonuç, kimsenin paneli açmasına, elektronik tabloları dışa aktarmasına veya verileri manuel olarak derlemesine gerek kalmadan gelen bir rapordur.
Otomatik rapor akışı oluşturmak için adım adım kılavuz
Ön koşul: e‑posta gönderme kimlik bilgisi
Akışı oluşturmadan önce, gönderim için yapılandırılmış bir e‑posta kutusuna sahip olmak zorunludur. Ayarlar → Gelen kutuları bölümünde, E‑posta türünde bir kutu ekleyin ve SMTP sunucu bilgilerini doldurun: sunucu, port, kullanıcı adı ve şifre. Amazon SES veya SendGrid gibi hizmetler yüksek teslim edilebilirlik sağlamaya yardımcı olur.
1. Yeni bir Flow oluşturun
Flows modülüne gidin ve “Günlük sohbet özeti” veya “Haftalık destek raporu” gibi açıklayıcı bir adla yeni bir akış oluşturun.
2. Zamanlanmış tetikleyiciyi yapılandırın
Bir Tetikleyici düğümü ekleyin ve zamanlama seçeneğini seçin. Özetin oluşturulup gönderileceği sıklığı ve tam saati tanımlayın. Mesai sonrası raporlar için 19:00 veya 20:00 gibi saatler iyi çalışır.
3. Rapor istemiyle yapay zeka eylemini ekleyin
Papo'nun yapay zekasını kullanan bir Eylem düğümü ekleyin. İstemde, yapay zekanın hangi verileri arayacağını ve bunları nasıl düzenleyeceğini tam olarak tanımlayın. Pratik örnekler:
- Sohbet raporu: “Son 24 saatteki sohbetleri dikkate al. Toplam görüşme sayısını, kaçının beklemede olduğunu, en yüksek potansiyel skoruna sahip 5 kişiyi, en çok uygulanan 3 etiketi ve kısa bir duygu analizini getir.”
- Verimlilik raporu: “Reports modülündeki verilere dayanarak her ajan için özetle: yanıtlanan sohbet sayısı, ortalama yanıt süresi ve SLA içinde çözülen sohbetlerin yüzdesi.”
Yapay zeka, e‑postaya eklenmeye hazır bir metin döndürür.
4. E‑posta gönderme eylemini ekleyin
Yapay zeka düğümünden sonra, E‑posta gönder türünde bir Eylem düğümü ekleyin. Ön koşulda yapılandırılan kimlik bilgisini seçin, alıcıyı veya alıcı listesini girin ve önceki adımda oluşturulan özeti içeren değişkeni mesaj gövdesi olarak kullanın. Konu, “Sohbet raporu – {{data}}” gibi sabit olabilir.
5. Etkinleştirin ve test edin
Akışı kaydedin ve etkinleştirin. Doğrulamak için, seçenek varsa manuel bir çalıştırma zorlayın veya bir sonraki zamanlanmış saati bekleyin. E‑postanın doğru şekilde gelip gelmediğini kontrol edin ve bilgileri iyileştirmek için gerektiği kadar yapay zeka istemini ayarlayın.
Bu otomasyon kimler için faydalıdır
- Müşteri hizmetleri yöneticileri Papo'yu açmadan operasyonun günlük özetine ihtiyaç duyanlar.
- Ekip süpervizörleri ajan bazında verimlilik ve SLA'yı takip edenler.
- Yalın operasyonlar yöneticinin birden fazla görevi üstlendiği ve raporları derlemek için zamanı olmadığı durumlar.
- White label bayileri müşterilere hazır periyodik raporlar sunmak isteyen ve aynı akışı her operasyon için kopyalayanlar.
- B2B ekipleri veya yüksek sohbet hacmi olan ekipler dışa aktarmalara bağlı kalmadan sürekli takip gerektirenler.
Sıkça sorulan sorular
Akışı oluşturmadan önce yapılandırılmış bir e‑posta kimlik bilgisine sahip olmam gerekiyor mu?
Evet. Gönderim, Papo'da SMTP yapılandırılmış bir e‑posta kutusuna bağlıdır. Bu kimlik bilgisi olmadan akış mesajı gönderemez.
Yapay zeka farklı dönemler için rapor oluşturabilir mi?
Evet. İstemde istenen dönemi tanımlarsınız, örneğin son 24 saat, son hafta veya ay. Tetikleyicinin sıklığı gönderimin periyodikliğini kontrol eder.
Aynı raporu birden fazla alıcıya gönderebilir miyim?
Evet. Gönderme düğümünde, operasyonun ihtiyacına göre alıcıyı veya bir alıcı listesini belirtebilirsiniz.
Otomatik gönderim Reports modülünün yerini alır mı?
Hayır. Reports modülü, etkileşimli sorgulama için gerçek zamanlı panel olmaya devam eder. E‑posta akışı, gelen kutusuna hazır bir kesit sunar, paneldeki analizin yerini almaz.
Aynı mantık satış raporları için de işler mi?
Evet. Yapay zeka istemini Kanban'ı sorgulayacak ve kazanılan anlaşmaları, değerleri ve sorumluları listeleyecek şekilde değiştirmeniz yeterlidir. Akış aynı kalır.
Bunu yapılandırmak için programlama bilmem gerekiyor mu?
Hayır. Flow görseldir ve yapay zeka, istemden yapılandırılmış metni oluşturur. Kod gerekmez.
Ayrıca okuyun
- Müşteri hizmetleri raporlarını gelen kutusu ve ajan bazında CSV olarak nasıl dışa aktarırım
- Papo'nun yapay zekası nedir ve nasıl çalışır?
Ücretsiz başlayın ve otomatik raporlarınızı yapılandırın →
Papo'nun başlangıç hesabı ücretsizdir ve otomasyonu test etmeniz için kredi kartı gerektirmez.