Her Ekip veya Gelen Kutusu İçin Farklı Çalışma Saatleri Nasıl Ayarlanır

Papo'da (https://papo.global/) her ekip veya gelen kutusu için farklı çalışma saatleri ayarlamak için, çalışma saatlerini doğrudan istediğiniz gelen kutusunda yapılandırır ve yalnızca sorumlu ekibi ona bağlarsınız. Böylece her ekip kendi çalışma takvimine göre çalışır ve bir birimin mesai dışında gelen mesajları diğerlerinin operasyonunu etkilemez.

Bir şirketin Satış, Destek ve Finans gibi birden fazla ekibi olduğunda, her birinin farklı çalışma saatleri olabilir. Papo, her kanal veya departman için ayrı gelen kutuları oluşturmanıza ve her birinde insan destek saatlerinin aktif olduğu gün ve saatleri tanımlamanıza olanak tanır. Bu sürenin dışında sistem otomatik olarak kişiselleştirilmiş bir mesai dışı mesajı gönderir ve görüşmeyi bir sonraki vardiya başlayana kadar hiçbir temsilciye atamadan kuyrukta tutar.

Gelen kutusu bazında çalışma saatleri nasıl çalışır

Mantık basittir: oluşturduğunuz her gelen kutusunun (WhatsApp, Instagram, e-posta vb.) kendi çalışma saatleri olabilir. Yeni bir mesaj geldiğinde Papo o gelen kutusuna özel saati kontrol eder.

• Çalışma saatleri içinde: Görüşme normal dağıtım akışını izler — rotasyon kurallarına göre veya manuel olarak ilişkili ekibin bir temsilcisine atanır.
• Çalışma saatleri dışında: Sistem o gelen kutusu için yapılandırılmış mesai dışı mesajını hemen gönderir ve görüşmeyi genel kuyrukta "okunmamış" olarak tutar. Yalnızca gelen kutusunun çalışma saatleri yeniden başladığında bir temsilciye atanır.

Bu sayede Satış ekibi 09.00-18.00 arası, Destek ekibi 08.00-20.00 arası çalışıyorsa her biri kendi destek akışına sahip olur ve biri diğerini etkilemez.

Ekip bazında farklı çalışma saatleri ayarlamak için adım adım

Bağımsız çalışma saatlerine sahip gelen kutuları oluşturmak ve bunları doğru ekiplere bağlamak için şu adımları izleyin.

1. Her ekip için ayrı gelen kutuları oluşturun

Ayarlar → Gelen Kutuları bölümüne gidin ve ekibin kullanacağı her kanal için yeni bir gelen kutusu ekleyin (örn. "WhatsApp Satış", "Instagram Destek"). Oluşturma sırasında kanalı seçebilir ve ardından temsilcileri veya ekipleri bağlayabilirsiniz. Ekipleriniz henüz yoksa bunu daha sonra da yapabilirsiniz.

2. Gelen kutusunun çalışma saatlerini tanımlayın

Gelen kutuları listesinde yapılandırmak istediğiniz kutuyu bulun ve ayarlarına gidin. Çalışma Saatleri (veya benzeri) bölümünü arayın. Burada şunları yapabilirsiniz:

• Ekibin destek verdiği haftanın günlerini işaretleyin.
• Her gün için çalışma başlangıç ve bitiş saatini tanımlayın.
• Destek olmadığını belirtmek için günleri işaretsiz bırakın (örn. cumartesi ve pazar).

3. Mesai dışı mesajını kişiselleştirin

Aynı yerde, mesai dışında müşterilere gönderilecek otomatik mesaj için bir alan vardır. Şunları içeren bir metin oluşturun:

• İletişim için teşekkür.
• Ekibin çalışma saatleri dışında olduğu bilgisi.
• O birimin çalışma saatleri.
• Dönüş beklentisi (örn. "Hafta içi 09.00'dan itibaren döndüğümüzde yanıtlayacağız.").

Satış ekibi için örnek:

"Merhaba! Satış ekibimizle iletişime geçtiğiniz için teşekkürler. Çalışma saatlerimiz pazartesiden cumaya, 09.00-18.00 arasıdır. Mesajınız alındı ve mümkün olan en kısa sürede döneceğiz. Görüşmek üzere!"

Değişiklikleri kaydedin.

4. Ekibi gelen kutusuna bağlayın

Yine gelen kutusu ayarlarında Ekip Üyeleri (veya benzeri) sekmesine gidin. İstediğiniz ekibi seçin (örn. "Satış Ekibi") veya temsilcileri tek tek ekleyin. Yalnızca bu çalışanlar o gelen kutusundaki görüşmelere erişebilir. Ekip oluşturmak ve yönetmek için hesap ayarlarındaki Ekipler bölümünü kullanın.

5. Süreci diğer ekipler için tekrarlayın

Her biri kendi çalışma saatlerine ve mesai dışı mesajına sahip olacak şekilde gerektiği kadar gelen kutusu oluşturun. Böylece Destek ekibi uzatılmış çalışma saatlerine sahip olabilirken Finans yalnızca normal iş saatlerinde çalışabilir.

Sık sorulan sorular

Satış ve destek için aynı WhatsApp numarasıyla farklı çalışma saatleri kullanabilir miyim?

Doğrudan aynı numarada değil. İdeal olan, her ekip için ayrı gelen kutuları oluşturmak ve her birini farklı bir kanala bağlamaktır (örn. Satış için bir WhatsApp numarası, Destek için başka bir numara). Böylece her gelen kutusunun kendi çalışma saatleri olur.

Bir müşteri belirli bir ekibin çalışma saatleri dışında mesaj gönderirse ne olur?

Görüşme o ekibin gelen kutusuna kaydedilir, müşteri kişiselleştirilmiş mesai dışı mesajını alır ve görüşme hiçbir temsilciye atanmaz. Dağıtılmak üzere o gelen kutusunun bir sonraki çalışma saatlerinin başlamasını bekler.

Mesai dışı mesajı her gelen kutusu için farklı olabilir mi?

Evet. Her gelen kutusu kendi mesai dışı mesajını yapılandırmanıza izin verir; bu mesaj, mesaj o gelen kutusu için tanımlanan saatlerin dışında geldiğinde otomatik olarak gönderilir.

Bu, temsilci rotasyonunu etkiler mi?

Hayır. Rotasyon (otomatik dağıtım) yalnızca gelen kutusunun çalışma saatleri içinde gerçekleşir. Bu sürenin dışında görüşmeler kimseye atanmaz ve çalışma saatleri yeniden başladığında geliş sırası korunur.

Bir ekibi gelen kutusuna bağlamadan önce ekip oluşturmam gerekir mi?

Zorunlu değil. Temsilcileri gelen kutusunun ekip üyeleri sekmesinden tek tek ekleyebilirsiniz. Ancak ekip oluşturmak yönetimi kolaylaştırır; çünkü ekip üyelerini bir kez ekleyip çıkarabilirsiniz ve bu değişiklik ekibin bağlı olduğu tüm gelen kutularına yansır.

Yapılandırmanın doğru olduğunu nasıl test ederim?

Bağlı kanala (örn. WhatsApp) o gelen kutusu için yapılandırılmış saatlerin dışında bir mesaj gönderin. Mesai dışı mesajını otomatik olarak almalısınız ve görüşme, çalışma saatleri başlayana kadar hiçbir temsilciye atanmış görünmemelidir.

Ayrıca okuyun

• Gelen kutuları belirli ekiplerle nasıl ilişkilendirilir?
• Belirli bir kanaldaki görüşmeleri otomatik olarak bir ekibe atamak için kurallar nasıl yapılandırılır

Ücretsiz başlayın →

Papo'da ücretsiz hesabınızı oluşturun ve her ekip için farklı çalışma saatlerini dakikalar içinde, başlangıç maliyeti olmadan yapılandırın.