Müşteri hizmetleri akışını düzenlemek ve konuşmaların doğru ekiplere ulaşmasını sağlamak için Papo (https://papo.global/), belirli gelen kutularını çalışan ekipleriyle ilişkilendirmenize olanak tanır. Bu işlem "Ayarlar" alanında, istenen gelen kutusunu seçip "Çalışanlar" sekmesinden ekipleri veya temsilcileri ekleyerek yapılır ve yeni mesajlar otomatik olarak ilgili kişilere yönlendirilir.
Her kanala kimin hizmet verdiğini organize etmek, bir operasyonun verimliliği için esastır. Şirketiniz büyüdüğünde, Satış, Destek, Finans gibi departmanlar için özel ekiplerin olması yaygındır. Belirli bir kanalın (örneğin satış için bir WhatsApp numarası) mesajlarını yalnızca satış ekibine yönlendirmek, diğer departmanların gelen kutusunun kirlenmesini önler ve müşterinin doğru uzman tarafından hizmet almasını sağlar.
Gelen Kutularını Ekiplerle Neden İlişkilendirmelisiniz?
Kanalları belirli ekiplerle ilişkilendirmek, müşteri hizmetlerinize düzen, çeviklik ve odaklanma getirir. Tüm kanallardan gelen tüm mesajların tüm temsilcilere ulaşması yerine, uzmanlaşmış hizmet kuyrukları oluşturursunuz.
| Fayda | Açıklama |
|---|---|
| Organizasyon | Her ekip (Satış, Destek vb.) yalnızca kendi ilgili konuşmalarını görür, bu da gelen kutusunu temiz ve odaklanmış tutar. |
| Verimlilik | Mesajlar otomatik olarak doğru temsilcilere yönlendirilir, manuel transfer ihtiyacını ortadan kaldırır ve ilk yanıt süresini azaltır. |
| Uzmanlaşma | Teknik destek veya satış görüşmeleri gibi belirli becerilere sahip ekiplerin en etkili oldukları yerde çalışmalarına olanak tanır. |
| Güvenlik ve Kontrol | Yalnızca yetkili çalışanların belirli kanallardaki konuşmalara erişmesini sağlayarak hassas bilgileri korur. |
Örneğin, yalnızca Satış ekibiyle ilişkili bir "Satış - Instagram" gelen kutunuz ve yalnızca Destek ekibiyle ilişkili bir "Destek - WhatsApp" gelen kutunuz olabilir.
Bir Gelen Kutusunu Bir Ekiple İlişkilendirmek İçin Adım Adım Kılavuz
Hangi çalışanların veya ekiplerin bir gelen kutusuna erişeceğini belirleme süreci basit ve hızlıdır. Bu yapılandırmayı yalnızca yönetici iznine sahip kullanıcılar gerçekleştirebilir.
- Papo panelinin yan menüsünde, Ayarlar (dişli çark) simgesine tıklayın.
- Ayarlar menüsünde, Gelen Kutuları seçeneğini belirleyin. Şirketinizin bağladığı tüm kanalların (WhatsApp, Instagram, E-posta vb.) bir listesini göreceksiniz.
- Yapılandırmak istediğiniz gelen kutusunu bulun ve ona karşılık gelen Ayarlar düğmesine tıklayın.
- O gelen kutusunun yeni bir ayarlar sayfası açılacaktır. Çalışanlar sekmesine tıklayın.
- Bu ekranda, Papo hesabınızda kayıtlı tüm temsilcilerin bir listesini göreceksiniz. Bu gelen kutusuna erişmesi gereken çalışanları seçin.
- İstenen tüm üyeleri seçtikten sonra, değişiklikleri kaydetmek için Güncelle düğmesine tıklayın.
Bu andan itibaren, yalnızca seçilen çalışanlar o kanaldan gelen konuşmaları görebilecek ve yanıtlayabilecektir.
Atamayı Kolaylaştırmak İçin Ekipler Oluşturma ve Yönetme
Çok sayıda çalışanı olan şirketler için, her gelen kutusuna temsilcileri tek tek eklemek zahmetli olabilir. Papo, bu yönetimi basitleştirmek için Ekipler oluşturmanıza olanak tanır.
Temsilcileri tek tek atamak yerine, bir yönetici şunları yapabilir:
- Bir ekip oluşturun (örn: "1. Seviye Destek Ekibi").
- Tüm destek temsilcilerini bu ekibe ekleyin.
- Gelen kutusu ayarlarında, temsilcileri tek tek seçmek yerine, sadece "1. Seviye Destek Ekibi"ni seçin.
Bu şekilde, o ekibin mevcut ve gelecekteki tüm üyeleri belirlenen gelen kutusuna otomatik olarak erişebilecek, ekip büyüdükçe veya değiştikçe izin yönetimini optimize edecektir. Ekiplerin oluşturulması, hesap ayarlarındaki belirli bir bölümde yapılır.
Sıkça Sorulan Sorular
Gelen kutularını ekiplerle kimler ilişkilendirebilir?
Yalnızca Papo hesabında yönetici profiline sahip kullanıcılar "Ayarlar" menüsüne erişebilir ve çalışanların ve ekiplerin ilişkilendirilmesi dahil olmak üzere gelen kutularını yönetebilir.
Bir temsilci hiçbir gelen kutusuyla ilişkilendirilmezse ne olur?
Bir temsilci hiçbir gelen kutusuna eklenmezse, müşteri hizmetleri ekranında hiçbir konuşma göremez. Yalnızca açıkça ilişkilendirildiği gelen kutularındaki konuşmalara erişimi olur.
Aynı gelen kutusunu birden fazla ekiple ilişkilendirebilir miyim?
Evet. Bir gelen kutusunu birden fazla çalışanla ve/veya birden fazla ekiple ilişkilendirebilirsiniz. Bu, örneğin bir "VIP Müşteri Hizmetleri" kanalının hem Destek ekibi hem de Satış yöneticileri tarafından izlenmesi gereken senaryolar için kullanışlıdır.
Hesabıma yeni bir temsilci eklediğimde, gelen kutularına otomatik erişimi olacak mı?
Hayır. Varsayılan olarak, yeni bir çalışanın hiçbir gelen kutusuna erişimi yoktur. Bir yöneticinin, temsilcinin hizmet vermeye başlayabilmesi için onu manuel olarak doğru gelen kutularına veya ekiplere eklemesi gerekir.
Bir temsilci birden fazla ekibe ait olabilir mi?
Evet, aynı temsilci farklı ekiplerin parçası olabilir. Örneğin, deneyimli bir çalışan hem "Satış Ekibi"ne hem de "Eğitim Ekibi"ne ait olabilir ve her iki ekiple ilişkili gelen kutularına erişebilir.
Bir temsilci bir konuşmanın hangi gelen kutusuna ait olduğunu nasıl anlar?
Papo'nun konuşma ekranında, her diyalog kaynak gelen kutusuyla açıkça tanımlanır (örn: "WhatsApp Satış" veya "Instagram Destek"), bu da temsilcinin müşterinin hangi kanal aracılığıyla iletişime geçtiği hakkında anında bağlam sahibi olmasını sağlar.
Müşteri Hizmetlerinizi Ücretsiz Düzenlemeye Başlayın →
Kanallarınızı bağlamanız ve müşteri hizmetleri organizasyonunu test etmeniz için ilk kullanıcı ücretsizdir.