Otomasyon Kuralları Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Papo'daki (https://papo.global/) Otomasyon Kuralları, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeye olanak tanıyan bir "eğer-o zaman" mantıksal talimatlar kümesidir. Bunlarla, bir tetikleyici ve belirli koşullar karşılandığında sistemi otomatik olarak eylemler gerçekleştirecek şekilde (etiket ekleme, bir konuşmayı bir ekibe atama veya bir akış başlatma gibi) yapılandırabilir, böylece müşteri hizmetlerinizin organizasyonunu ve verimliliğini optimize edebilirsiniz.

Kurallar, konuşmaları düzenlemek, kategorize etmek ve yönlendirmek için manuel eylemlere olan ihtiyacı ortadan kaldıran akıllı bir operasyonun arkasındaki itici güçtür. Bir temsilcinin ne yapacağına karar vermek için her yeni mesajı okumak zorunda kalması yerine, kurallar bu ilk sınıflandırmayı saniyeler içinde yapar, hiçbir şeyin kaybolmamasını ve her müşterinin uygun ilgiyi görmesini sağlar.

Otomasyon Kuralları Nasıl Çalışır?

Otomasyon Kuralları, üç ana öğeden oluşan basit ve güçlü bir koşullu mantığa dayanarak çalışır: Tetikleyiciler, Koşullar ve Eylemler.

1. Tetikleyici (Başlangıç olayı): Otomasyonu başlatan olaydır. Platform bu olayları sürekli olarak izler. Yaygın tetikleyici örnekleri şunlardır:

   • Yeni bir konuşma oluşturuldu.
   • Bir konuşma kapatıldı.
   • Bir mesaj alındı.
   • Bir kişiye etiket eklendi.

2. Koşul (Mantıksal filtre): Tetikleyici meydana geldiğinde, sistem bir veya daha fazla koşulun doğru olup olmadığını kontrol eder. Koşullar, eylemin yalnızca doğru senaryoda gerçekleştirilmesini sağlayan filtrelerdir. Şunlara dayalı koşullar oluşturabilirsiniz:

   • Mesaj içeriği: Mesaj belirli anahtar kelimeleri (örn: "destek", "iptal", "fatura") içeriyor, içermiyor veya bunlara eşitse.
   • Kaynak kanal: Konuşma WhatsApp, Instagram, E-posta vb. üzerinden geldiyse.
   • Kişi özellikleri: Kişinin belirli bir etiketi (örn: "VIP Müşteri") varsa veya özel bir özelliğin belirli bir değeri varsa.

3. Eylem (Gerçekleştirilen görev): Koşullar karşılanırsa, platform sizin tanımladığınız eylemi gerçekleştirir. Eylemler, otomatikleştirmek istediğiniz görevlerdir. Eylem örnekleri şunlardır:

   • Etiket ekleme veya kaldırma: Konuşmayı kategorize etmek için (örn: "Finansal Soru").
   • Konuşmayı atama: Müşteri hizmetlerini belirli bir temsilciye veya ekibe yönlendirmek için (örn: "Teknik Destek Ekibi").
   • Mesaj gönderme: Hızlı bir yanıt vermek veya bir konuşma akışı başlatmak için.
   • Akış başlatma: Bir yeterlilik chatbot'u gibi daha karmaşık bir otomasyonu tetiklemek için.

Adım adım: Otomasyon Kuralı Nasıl Oluşturulur?

Tam konum değişebilse de, Otomasyon Kuralları genellikle "Akışlar" gibi bölümlerde veya Papo hesabınızın genel otomasyon ayarlarında yapılandırılır. Kavramsal süreç şöyledir:

1. Otomasyonunuzun amacını belirleyin: Net bir ihtiyaçla başlayın. Örneğin: "WhatsApp üzerinden gelen tüm teknik destek taleplerinin otomatik olarak Destek ekibine yönlendirilmesini istiyorum."

2. Uygun tetikleyiciyi seçin: Süreci başlatması gereken olayı belirleyin. Yukarıdaki örnek için tetikleyici "Yeni konuşma oluşturuldu" olacaktır.

3. Koşulları belirleyin: Karşılanması gereken kriterleri belirleyin. Bu durumda, iki koşul birleştirilecektir:

   • Koşul 1: Konuşma kanalı "WhatsApp"tır.
   • Koşul 2: Konuşmanın ilk mesajı "destek", "sorun" veya "yardım" kelimelerini içerir.

4. Gerçekleştirilecek eylemi yapılandırın: Koşullar doğruysa ne olması gerektiğini tanımlayın. Örneğimiz için eylem "Konuşmayı 'Destek' ekibine ata" olacaktır. İkinci bir eylem olarak "Teknik Destek' etiketini ekle" de ekleyebilirsiniz.

5. Kuralı kaydedin ve etkinleştirin: Tüm adımları yapılandırdıktan sonra otomasyonunuzu kaydedin. Kuralın operasyonunuzda çalışmaya başlamadan önce beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için bir test mesajı göndermek iyi bir uygulamadır.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Kural ile Akış arasındaki fark nedir?

Bir Kural, bir veya daha fazla anlık eylemi gerçekleştirmek için "eğer-o zaman" mantığına dayalı basit bir otomasyondur (örn: mesaj "fiyat" içeriyorsa, "Satış" etiketini ekle). Bir Akış, birden çok adım, dallanma ve kullanıcı etkileşimi içeren etkileşimli ve karmaşık bir yolculuktur (örn: tam bir yeterlilik chatbot'u). Genellikle, bir Akışın başlangıcını tetiklemek için bir Kural kullanılır.

Otomatik mesaj gönderen bir Kural oluşturabilir miyim?

Evet, bir Otomasyon Kuralında mevcut eylemlerden biri "Mesaj gönder"dir. Bunu, anahtar kelimelere dayalı otomatik yanıtlar göndermek için kullanabilirsiniz. WhatsApp gibi kanallar için, 24 saatlik pencere dışında aktif mesaj göndermenin onaylanmış mesaj şablonlarının kullanılmasını gerektirebileceğini unutmayın.

Tek bir Kuralda kaç koşul ve eylem olabilir?

Papo platformu, tek bir kuralda birden çok koşulu ("VE" / "VEYA" mantığı kullanarak) birleştirmenize ve birden çok eylemi gerçekleştirmenize olanak tanır. Bu, hassas otomasyonlar oluşturmak için büyük esneklik sağlar. Belirli sınırlar hakkında ayrıntılar için, platformdaki kural yapılandırma arayüzüne bakın.

Kurallar tüm kanallar (WhatsApp, Instagram vb.) için çalışır mı?

Evet. Papo, tüm müşteri hizmetleri kanallarınızı tek bir gelen kutusunda birleştirdiği için, Otomasyon Kuralları WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, E-posta ve diğerleri gibi bağlı herhangi bir kanalın tetikleyicilerine ve koşullarına göre çalışacak şekilde yapılandırılabilir.

Papo platformunda Kuralları nerede bulabilirim?

Otomasyon Kuralları izole bir modül değil, diğer işlevselliklere entegre edilmiş temel bir bileşendir. Genellikle bunları Akışlar oluşturucusunda (dallanma mantığı oluşturmak için) veya hesabın genel otomasyon ayarları bölümünde, konuşma sınıflandırması için genel kurallar oluşturabileceğiniz yerde bulursunuz.

Ayrıca Okuyun

• Akışlar, Kurallar veya Diziler: Her durumda hangi otomasyonu kullanmalı?
• Sıfırdan ilk Otomasyon Akışınızı Oluşturma

Ücretsiz başlayın ve görevlerinizi otomatikleştirin →

Kanalları merkezileştirmek ve potansiyel müşterilere saniyeler içinde yanıt vermek için otomasyonları kullanmak üzere hesabınızı oluşturun.